Aller au bureau : Une phrase à redéfinir ?

Nous avons organisé récemment, en avril 2021, un FlexCafé dédié aux environnements de travail.

Un FlexCafé c’est la force de l’intelligence collective inspirée par des situations concrètes. C’est un moment d’échange et de réflexion en inter-entreprises sur les nouvelles façons de travailler, l’attractivité de nos organisations et l’engagement des collaborateurs.

Dans ce contexte épidémique très particulier, nous avons posé la question suivante : Projet d’Entreprise post-covid : comment concrétiser et déployer de nouvelles pratiques managériales et collaboratives grâce à vos espaces ?

En faisant appel à trois entreprises différentes, notre objectif était de vous inspirer, de vous faire réfléchir et de vous transmettre les bonnes pratiques de ces dernières sur vos projets d’espaces de travail.

Comment déployer de nouvelles pratiques managériales grâce aux espaces de travail ? 

3 intervenantes : Natacha Martin-Burdeyron (Aéroports de Lyon), Claire Camps Massard (Le Groupe La Poste) et Aïcha Benachata (CPAM du Rhône) sont revenues sur leurs expériences, avec pour chacune d’entre elles, une problématique bien précise : rapprochement des équipes IT, réaménagement des bureaux pour 200 personnes, rapprochement des équipes sur un même site…

Au fur et à mesure des échanges, quatre points clés sont abordés par les intervenantes :

1. Les projets d’espaces doivent être au service de la culture d’entreprise :
   Plus de transversalité, rapprocher les équipes, induire un mode de travail plus collaboratif, créer des synergies, etc.
2. Les projets doivent être co-construits pour intégrer les besoins et les attentes des parties prenantes :
   Chaque organisation doit trouver son propre modèle et c’est également valable pour les espaces de travail. Le chemin projet est aussi important que l’objectif recherché et le projet doit être utilisé comme vecteur de transformation.
3. Des accompagnements sur-mesure “Tous ensemble mais pas tous pareils” :
   Des managers responsabilisés dans le changement et porteur d’initiatives nouvelles. Des réseaux d’ambassadeurs (élection sans candidat à la CPAM par exemple) pour construire des modes de fonctionnements partagés. 
4. Des espaces adaptés aux besoins :
   Des lieux multiples avec de la mobilité permise par la variété d’espaces et d’outils digitaux (des lieux pour s’isoler et se concentrer, des lieux pour créer et partager, des lieux informels, …). Le Flex-Office doit être vu comme un outil au service des principes directeurs et non comme une finalité.

Réflexions sur les environnements de travail : attentes et défis à relever de la part des participants

Les participants de ce FlexCafé avaient plusieurs attentes concernant la réflexion sur leurs futurs espaces de travail :

• Comment favoriser la collaboration et la transversalité ?
• Comment développer la créativité et pousser à l’innovation ?
• Comment conserver une culture d’entreprise forte ?
• Comment optimiser l’espace et favoriser les rencontres informelles ?
• Comment imaginer de nouvelles façons de manager ?
• Comment favoriser l’engagement de chacun ?

Suite à cela, nous avons interrogé les participants sur, selon eux, quels étaient les défis à relever les plus importants pour déployer de nouvelles pratiques managériales et collaboratives grâce à leurs espaces ?

• Comment sortir de la vision 1 bureau par personne ?
• Comment appréhender cette problématique de gestion des espaces ?
• Comment gérer les besoins individuels ?
• Comment faire pour conserver le sentiment d’appartenance face au Flex-Office ?
• Comment gérer l’évolution des mentalités ?

Environnements de travail : les pratiques clés, facteur de succès

Lors d’un échange croisé pendant cet événement, l’ensemble des participants s’est exprimé et nous avons récolté et synthétisé tous leurs retours via trois axes distincts : les comportements, les espaces physiques et les outils digitaux.

Par le focus des comportements et des usages

• Accompagnement par les managers avec de l’exemplarité. Embarquer les managers ;
• Mener des expérimentations, par exemple dans trois espaces ou pour une équipe donnée sur une période pour acculturer puis déployer ;
• Avoir une prise de conscience sur les usages et sur le travail réel (individuel et collectif) ;
• S’appuyer sur l’auto-régulation après avoir co-construit des modes de fonctionnement communs.
• Changer tous ensemble de mode de pensée tout en veillant au rythme de chacun ;
• Partager les bénéfices sans omettre les risques, s’appuyer sur les volontaires ;
• Écouter régulièrement les nouveaux besoins avec des questionnaires auprès des collaborateurs, axés sur le plus important pour éviter les déceptions.

Par le focus des espaces physiques

• Avoir des bureaux partagés, imaginés pour les usages ;
• Développer des espaces dynamiques (plusieurs types d’espaces à disposition des utilisateurs) tout en conservant la possibilité pour chacun d’avoir un espace attribué, lui garantir une place ;
• Avoir des espaces de travail différents, originaux, avec un apport de valeur ;
• Le télétravail intégré comme un espace de travail (notamment pour privilégier les temps plus individuels).

Par le focus des outils

• Avoir des outils IT adaptés pour la mobilité des utilisateurs (borne de connexion, wifi, outils collaboratifs, …) ;
• Les nouveaux espaces de travail comme un terrain d’expérimentation où les règles peuvent évoluer régulièrement ;
• Définir de nouveaux rôles dans les espaces (faire vivre le lieu, garant du cadre et des modes de fonctionnement, …) ;
• Comment créer les conditions de la confiance pour oser innover ?

Voici les bonnes pratiques et les retours d’expériences des participants de ce FlexCafé sur le sujet : Comment amorcer déployer de nouvelles pratiques managériales et collaboratives grâce aux environnements de travail ?

Voici également l’événement retranscrit visuellement par notre facilitateur, Guillaume !

FlexJob : nos accompagnements participatifs 

Co-construction des espaces de travail, accompagnement du changement face aux nouvelles façons de travailler, développement et pérennisation du travail à distance… Voici ce que nous permettons à nos clients.

Accompagner la co-construction des espaces de travail porteurs de votre projet d’entreprise

• Définir les principes directeurs et le périmètre du projet : une vision partagée du projet, le cadre participatif ;
• Inspirer et projeter les équipes dans de nouveaux modes de collaboration et de travail ;
• Construire et animer une démarche participative pour aboutir au micro et macro-zoning ;
• Construire et animer un dispositif d’accompagnement du changement d’espaces.

Développer et pérenniser le télétravail

• Co-construire les futurs modes de fonctionnement du télétravail ;
• Lier la réflexion à l’aménagement des espaces (digitalisation, flex-office, usages) ;
• Faciliter le management et la collaboration avec la distance.

Accompagner le changement lié aux nouveaux modes de travail

• Accompagner le management dans le changement des postures et de leur rôles ;
• Co-construire des projets organisationnels porteurs d’autonomie et de responsabilisation ;
• Co-construire les règles d’usages des nouveaux espaces avec le WorkPlace Game© ;
• Former et soutenir un réseau d’ambassadeurs du changement ;
• Former collaborateurs et managers aux nouvelles postures et aux nouveaux modes de travail.