7 conseils pour déployer le travail hybride dans votre entreprise

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Il s’agit d’aller au-delà du mode dégradé connu pendant la crise sanitaire, pour trouver une performance durable pour l’entreprise (efficacité, efficience) comme pour les salariés (équilibre, rythme, fluidité). 

Mal déployé, le travail hybride pourrait laisser un goût amer : excès de visio-conférences, perte de coordination, diminution du sentiment d’appartenance des équipes, tendance au silo, etc.

Il faut savoir repérer et adresser les risques, tout autant que repérer et exploiter les opportunités. Le mode dégradé était lié à l’aspect “contraint” ou “forcé” du télétravail.

Les entreprises œuvrent à présent à le faire évoluer vers un mode d’organisation “choisi” et “volontaire”. 

Pour cela, plusieurs incontournables sont à prévoir dans le déploiement de l’Organisation, par les Décisionnaires, les RH et les Groupes Projets.

Mise en place du travail hybride : c’est l’intention qui compte (mais pas seulement…)

Afin d’accompagner le déploiement du travail hybride au sein de votre organisation, la première règle est de planifier. 

Planifiez avec précaution : on ne réussit pas par hasard, et pas du premier coup. 

Nos recommandations pour faire du travail hybride un allié :

  • Établissez un plan de déploiement / un plan de transition. Où en êtes-vous aujourd’hui ? Quelles étapes souhaitez-vous planifier ? 
  • Mettez en place une équipe liée au fonctionnement en mode hybride. Pour sa planification et sa mise en place (mode projet) ET pour son maintien et son amélioration continue (mode opérations), afin qu’ils puissent documenter et adresser les difficultés en temps réel.
  • Commencez par le Top Management. Selon Jessica Redeer, All-remote Campaign Manager chez Gitlab, c’est le point de départ pour une organisation qui s’engage.
  • Réfléchissez à vos outils et votre infrastructure. Quels seraient les manques ? Les outils que vous pourrez encore utiliser ? Auditez soigneusement le taux d’adoption de vos solutions actuelles.
  • Regroupez la totalité de l’information nécessaire au même endroit (bonnes pratiques, consignes, process, infos). Le document devra vivre et être maintenu avec régularité.
  • Préparez-vous aux itérations ! Vous aurez besoin de revenir en arrière, et d’apprendre en marchant. Communiquez, communiquez, communiquez avec transparence !

👉 À lire : Gitlab, une entreprise en full-remote

Modèle de travail hybride : un seul être vous manque

Et tout est (presque) dépeuplé…

Nos 7 conseils pour un fonctionnement hybride pérenne.

1. Bonne information = bonne décision

L’accès à la bonne information, pour prendre la bonne décision. 

Il est très important de rendre accessible l’ensemble des informations pertinentes, sous format structuré, à chacun des membres du collectif.

À distance et en mode hybride, les collaborateurs peuvent avoir la sensation de perdre en fluidité et en visibilité, si l’information n’est pas facilement accessible à tous, et pour le même format pour chacun. (Pensez “remote first !”). 

Sans information bien structurée, l’impact sur l’autonomie et l’efficacité se fait rapidement sentir. Information is Power.

2. Mettre en place une culture de l’écrit 

Avec des équipes à distance – dispersées entre les locaux et leur domicile, difficile de communiquer et d’échanger spontanément. 

Une entreprise hybride doit s’adapter à de nouveaux enjeux. Elle ne peut plus s’appuyer sur la seule communication orale, elle doit implémenter une culture de l’écrit avec des informations organisées tout en s’assurant que les informations et décisions sont bien partagées par l’ensemble des employés. 

Attention, danger ! 

Il ne s’agit pas de remplacer la question posée en passant la tête dans un bureau par un email. 

La communication doit devenir un exercice intentionnel pour chacun, afin d’éviter de mimer à tort, par écrit, les anciennes pratiques à l’oral. 

Chaque équipe peut travailler aux attentes et aux besoins en la matière, en co-construisant leurs bonnes pratiques. 

Ouf ! Excès de Zoom évité.

👉 À lire : Comment organiser des réunions hybrides ?

3. Accompagner la posture managériale 

Manager et organiser une équipe hybride entraîne d’autres complexités que lorsque l’on manage une équipe co-localisée. 

Sont impactés directement : la manière d’évaluer la performance et la satisfaction des membres de l’équipe, la lecture des signaux faibles, la communication et l’attente à avoir en termes de réactivité.

La construction et la cohésion du collectif, la capacité à créer des boucles de feedbacks efficaces, à accompagner le développement des membres de l’équipe ou à favoriser un niveau de suivi individuel adapté, qui peut être attendu par certains, ou bien perçu par d’autres comme du contrôle…

La formation, le mentorat, le co-développement des managers sont autant d’outils qui feront levier de progrès. 

Tout ne fonctionnera pas partout de la même manière ! 

Évaluez, demandez, communiquez !

4. Veiller au bon équilibre des collaborateurs – Managers compris 

À distance, le droit à la déconnexion et la cohésion d’équipe peuvent être des sujets importants à réguler, des actions délibérées peuvent être menées pour s’assurer que la charge reste équilibrée.

L’expérimentation montre que le travail à distance entraîne l’extension du temps de travail souvent (le temps de trajet est investi pour tout ou partie dans le travail).

Les sondages sont un outil, mais ils ne permettent pas de relever la totalité des éléments. Multipliez les occasions pour échanger, sous différentes formes et évaluer l’équilibre de chacun.

Travailler en mode hybride, c’est nécessairement travailler de manière différente.

Vous formez les collaborateurs pour qu’ils puissent être moteurs de leur propre développement et de celui d’un fonctionnement sain de leur équipe de manière pro-active, les managers pour qu’ils sachent repérer les signaux faibles et apprennent à évaluer selon les résultats et les actions.

5. Laisser de la place à l’informel 

Pour éviter un sentiment de délitement du lien social et d’isolement des télétravailleurs, l’entreprise doit veiller à favoriser les interactions et les échanges informels entre les collaborateurs en organisant des opportunités à “géométrie variable” (random visio, team building, channels Slack, appels 1:1, etc).

👉 À lire : Notre top 7 des meilleurs outils en faveur du travail collaboratif à distance

6. Questionner l’équité 

Comment vous assurerez-vous que chacun bénéficie bien des mêmes opportunités ?

Pour éviter l’effet loin des yeux, loin du cœur, assurez-vous que les opportunités d’évolution, de formation, ne sont pas impactées par le mode hybride.

L’évaluation de la performance pourra se concentrer sur la performance collective (et ainsi encourager les comportements de collaboration), et sur le résultat plutôt que sur la présence ou la visibilité. 

Les conversations sur l’évolution de la carrière, l’apprentissage et le développement pourront être tenues plus régulièrement. (Ex: Zapier tient une conversation individuelle sur ce sujet tous les trimestres.) 

Bien sûr, celles-ci ne peuvent se dérouler que si elles sont planifiées.

7. Itérer  

Adoptez la stratégie des petits pas pour expérimenter de nouvelles façons de travailler et d’évaluer ce qui a bien fonctionné, moins bien fonctionné pour faire évoluer vos pratiques.

Tout ce qui sera vécu dans cette nouvelle phase de travail hybride ne sera donc pas parfait, mais il aura le mérite d’avoir été expérimenté et de donner lieu à une nouvelle version plus aboutie.

Générez des temps de co-construction en équipe pour re-questionner les pratiques (rituels et réunions d’équipe, outils, matériels, rétrospective du télétravail vécu…) pour faire perdurer et sécuriser ce qui fonctionne, lever les inquiétudes et trouver des réponses collectives.

À découvrir : Notre escape game digital sur le travail hyrbide !

Et FlexJob dans tout ça ? 

Nous pensons que l’évolution du travail appelle à l’ambition. Il nous faut passer le pas et accepter de prendre des décisions qui feront la part belle aux itérations, mais qui ne permettront pas nécessairement un retour en arrière total.

Nous pensons que l’évolution du travail appelle à la nuance : il n’existe pas de modèle pour tous, d’un grand idéal qui conviendrait à chaque entreprise, chaque équipe, chaque personne.

Nous voyons enfin, en continuant à accompagner nos clients dans leurs enjeux, leurs plans et leur développement, que le mode hybride ne se réussit pas par hasard.

Il faut formaliser l’intention de l’entreprise et ses membres, et s’en servir comme un tuteur pour les expérimentations et les décisions : chez FlexJob, nous utilisons les outils et méthodes de l’intelligence collective pour faire émerger, pour inspirer, pour faire converger et formaliser ces idées.

Nous organisons des Learning Expérience pour échanger entre pairs, nous guidons le cadre pour guider la construction de votre charte, et nous ne perdons jamais de vu que le contexte et les enjeux de chaque entreprise diffèrent : nos états des lieux organisationnels nous permettent d’amener effets miroirs et benchmarking qui permettront de prendre des décisions éclairées et pertinentes.

Il faut planifier et prévoir les itérations, en co-construisant avec les collaborateurs. Pour amener de la clarté autant que de l’endurance : nos projets d’organisation du travail ont besoin d’être structurants, particulièrement après une période qui a été si floue parfois.

Nous amenons les méthodes de projets participatifs qui accompagnent et guident ces évolutions jusqu’à un résultat solide et pérenne : pour cela, nous vous transmettons nos méthodes, nos outils et notre matière, pour que votre entreprise et vos équipes soient autonomes dans ce développement. 

Il faut communiquer, informer et former les membres de l’entreprise. Pour co-construire des fonctionnements adéquats à la maille de l’équipe – et prendre ainsi en compte les spécificités incontournables à la performance et aux besoins.

Nous menons ou concevons avec vous des ateliers permettant de guider les décisions qui appartiennent aux managers, aux membres de l’équipe ou à la gouvernance.

Nous nous appuyons sur des outils issus des méthodes agiles pour un engagement maximal. Nos formations visent à transmettre des notions clés pour la réussite du mode hybride.

Co-développement, formations à distance ou présentiel, modules sur mesure, nous abordons avec pertinence les sujets qui importent : téléfragile et télérobuste, communication en mode hybride, signaux faibles, management personnalisé, maintenir la cohésion d’équipe, etc.

Il faut aborder le sujet de manière complète et créative. Nous avons développé un escape game travail hybride pour engager vos équipes dans une réflexion exhaustive : comment maintiendront-ils les liens informels ? Comment se rendront-ils visibles ? Comment assureront-ils la performance pérenne de leur collaboration, le bien-être de tous ?

L’évolution du monde du travail nous enthousiasme, et nous prenons beaucoup de plaisir à accompagner vos aspirations et celles des collaborateurs de l’entreprise.

Avec notre équipe, nous amenons pour vos projets les idées, la méthodologie, et l’endurance, pour un futur du travail pérenne et en accord avec les attentes de tous.

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