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Si les pratiques organisationnelles et managériales ont intégré ces dernières années l’intérêt et la puissance de l’intelligence collective, ne nous y trompons pas…
Cette dernière n’a rien d’une nouveauté, elle est bien au contraire le mode de fonctionnement principal et naturel de l’être humain depuis des dizaines de milliers d’années.
L’intelligence collective, qui associe intelligence et coopération, s’est mise en œuvre dès les premiers pas de l’histoire de l’innovation humaine avec “l’invention” du feu.
Cette innovation a été au service de notre survie, capable de cuire la viande, d’éliminer les parasites, de tenir à distance les prédateurs, de se réchauffer, de prolonger les journées, etc.
En coopérant, nous nous relayons autour du feu pour éviter que le foyer s’éteigne et c’est autour de ce feu que vont alors naître les premiers échanges sociaux et les premières interactions qui vont à leur tour accélérer le développement de l’intelligence de groupe.
En résumé, l’intelligence collective naît de l’interaction entre les individus.
Stimuler et déployer cette intelligence de groupe revient donc à faciliter les interactions entre chaque individu.
Pour faciliter un atelier d’intelligence collective, l’animateur devra suivre les 12 règles d’or suivantes pour favoriser les dynamiques de coopération, de concertation et de performance collective.
1. Guidé par les objectifs à atteindre, tu seras
Les objectifs à atteindre guident le déroulé de facilitation et non l’inverse.
Le déroulé d’animation d’un atelier d’intelligence collective doit toujours se bâtir au regard des objectifs à atteindre, en termes de problématiques à traiter, d’idées à générer, de projets à envisager ou de sujets à éclairer.
En facilitation, la capacité de l’animateur à mobiliser le collectif autour d’un ou de plusieurs ateliers se trouve dans sa qualité à expliquer et à transmettre à chaque participant le “pourquoi” nous allons réfléchir et agir ensemble.
Il doit savoir engager pleinement et efficacement l’ensemble des participants pour que ces derniers puissent créer ensemble quelque chose qui compte sur le sujet ou le problème sur lequel ils s’apprêtent à réfléchir ensemble.
2. Le premier, tu seras
Soyez le premier dans la salle où va se dérouler votre atelier de facilitation.
En tant que facilitateur, soyez le premier à rejoindre la salle d’animation pour vous assurer des aspects logistiques, de la présence du matériel nécessaire, de la disposition de la salle qui aura, on le verra, une grande importance dans l’animation même du groupe et des différentes séquences.
Être le premier dans la salle de l’atelier de facilitation, c’est aussi être là pour accueillir chacun des participants et assurez de commencer à créer une dynamique collective.
3. Le cadre, tu poseras
Poser le cadre collectif de l’atelier est indispensable.
Troisième règle d’or du facilitateur, la sécurité psychologique.
Elle est primordiale pour permettre à un groupe d’échanger, de réfléchir et d’agir ensemble vers un même objectif.
Instaurer cette sécurité n’est pas chose aisée, encore moins au sein des groupes de participants dont les membres peuvent avoir entre eux certains “passifs relationnels”.
Poser le cadre en début d’atelier est un excellent moyen de créer une “parenthèse” de sécurité psychologique.
Pour créer ce cadre collectif, le facilitateur pourra tout simplement, sur une feuille de paperboard ou un tableau, inviter les participants à indiquer quelles sont les règles dont ils auraient besoin pour bien fonctionner en mode intelligence collective.
À noter, il est important que ces règles viennent des participants eux-mêmes et non du facilitateur, cela pourrait donner l’impression d’imposer ces propres règles et de contraindre l’autonomie et l’intelligence du groupe. Ce qui est totalement contre-productif.
Voici un exemple de cadre collectif type :
- Respect ;
- Authenticité ;
- Parler-vrai ;
- Bienveillance ;
- Convivialité ;
- S’écouter ;
- Et bien d’autres.
4. Les participants comme des adultes, tu considéreras
Considérez les participants comme les adultes qu’ils sont.
Le facilitateur place les participants d’un atelier d’intelligence collective dans leur responsabilité d’adulte et ne les infantilise sous aucun prétexte.
Condition nécessaire pour que les participants puissent développer une motivation à participer pleinement.
Petite astuce.
Lorsque vous souhaitez que les participants prennent successivement la parole concernant un sujet ou une question, utilisez le mode pop-corn. Demandez aux personnes de prendre la parole quand ils le souhaitent. Laissez la première personne se lancer puis le groupe s’auto-gérer dans la prise de parole.
5. Un temps d’inclusion, tu prendras
L’intelligence collective est plus puissante lorsque l’on prend le temps de faire une inclusion.
Un atelier de dynamique de groupe doit toujours être introduit par un temps rapide d’inclusion, les fameux ice-breakers.
Un temps d’échauffement collectif où l’objectif est de créer du lien entre les participants avant de commencer.
Si l’on prend l’exemple d’un atelier dans lequel tous les participants ne se connaissent pas très bien, vous pouvez en tant que facilitateur poser une question du type : “chacun va tout d’abord se présenter en nous donnant son prénom et son plat ou sa destination de voyage préférée.”
Vous pouvez ensuite enchaîner en récoltant les attentes de chacun vis-à-vis du temps qu’ils s’apprêtent à vivre ensemble.
6. Maître du temps, tu seras
Le facilitateur doit être le maître du temps.
Commandement suivant, pour être efficace, un atelier d’intelligence collective doit se commencer et se terminer à l’heure.
Pour cela, le déroulé d’animation et des différentes séquences doit être rédigé préalablement par la personne en charge de la facilitation, ainsi que les jalons de chaque séquence posée.
En tant que gardien du temps, le facilitateur doit respecter le timing, savoir maintenir les séquences dans les temps impartis, limiter et distribuer la parole lors des temps de restitution.
Il est également garant de la concentration du collectif.
7. Des consignes claires, tu écriras
En facilitation, il est très important d’écrire des consignes claires et précises.
Dans une démarche d’efficacité, le facilitateur prépare la formulation de ses consignes afin de les rendre les plus claires et précises possible.
Lorsqu’il anime un atelier, il les annonce à l’oral et les rend aussi visibles de manière écrite pour s’assurer de la bonne compréhension par chacun.
Maîtriser l’art de l’interrogation est une clé majeure pour le facilitateur.
8. Un compte-rendu, tu feras
Sortez du temps d’échange collectif avec son compte-rendu.
Les productions d’un atelier d’intelligence collective doivent pouvoir se rédiger de manière simple et efficace grâce aux photos des productions, aux notes synthétiques, voire même par une facilitation graphique faite pendant l’atelier.
L’objectif est d’éviter de se laisser envahir par trop de détails en sachant immédiatement aller à l’essentiel.
Les temps de restitution obligent les participants à sélectionner et à prioriser les informations principales à retenir.
9. Aux questions des participants, tu répondras
Avant l’atelier de facilitation, indiquez aux participants que vous répondrez aux questions tout au long de l’animation.
Afin d’ouvrir les participants à toutes les consignes, aux ateliers ludo-pédagogiques et aux exercices auxquels vous allez les soumettre, indiquez-leur dès le début que vous répondrez à toutes leurs questions.
Dans le but d’instaurer la transparence indispensable à un atelier d’intelligence collective, il est en effet nécessaire de pouvoir les rassurer si besoin.
N’oubliez jamais que pour que les participants s’impliquent dans votre atelier, ils doivent être convaincus qu’ils y ont intérêt individuellement et collectivement.
10. Dans l’induction, tu ne tomberas pas
Ne tombez pas dans le piège de l’induction et posez toujours des questions ouvertes.
Face aux questions qu’il posera aux personnes, le facilitateur s’interdira de faire de “l’induction”, c’est-à-dire d’orienter et de guider la réflexion des participants en donnant des suggestions ou des exemples.
Vos questions doivent être ouvertes et vous devez réactiver la réflexion par des interrogations du type : “quoi d’autre ?”.
11. Les silences, tu exploiteras
Exploiter la puissance des silences est une autre règle d’or de l’art de la facilitation.
Des individus et un groupe peuvent mettre de temps à répondre ou à réagir suite à l’énoncé d’une consigne donnée par le facilitateur.
Dans le silence qui suit une question ou une instruction se jouent des mécanismes de censure individuels et collectifs. Les cerveaux se mettent en action.
Face à cette situation, le facilitateur n’interrompt pas ces silences, au contraire, il les laisse prendre place et jouer leur rôle au service de la dynamique collective.
Si des questions émergent sur les consignes, la personne en charge de faciliter le groupe y répondra de manière claire et concise, comme vue précédemment dans le commandement 7.
Si vous vous laissez submerger par la peur du silence, attention au risque de tomber dans le piège de l’induction.
Une bonne exploitation des silences est ce qui fait l’excellence en matière de facilitation.
12. Les clés de l’attention du collectif, tu feras
Dernier commandement, faites de la surprise et du plaisir, les clés de l’attention du collectif.
Le facilitateur sait que l’attention et la performance collective sont favorisées par le jeu et la surprise. Il doit posséder une “boîte à outils” avec de nombreux exercices et activités pour lui permettre de répondre à cet objectif.
Il est primordial de s’approprier ces exercices, en comprendre les mécanismes et surtout de les réinventer.
Envie d’en savoir plus sur le métier de la facilitation, de l’importance des dynamiques de groupe et de vous constituer une véritable boîte à outils de techniques et méthodes pour stimuler l’intelligence collective ?
Article inspiré par l’ouvrage 121 outils pour développer le collaboratif de Jean-Christophe Messina et Cyril de Sousa Cardoso.
