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La conduite du changement ou change management est un enjeu majeur pour les entreprises qui cherchent à s’adapter aux évolutions de leur marché et à rester compétitives. Elle doit se faire avec une méthodologie bien particulière.
Pourtant, accompagner un changement au sein d’une organisation peut être un défi de taille, tant pour les dirigeants que pour les employés. Les résistances au changement, la peur de l’inconnu et les incertitudes quant aux résultats peuvent freiner les efforts de transformation, voire les bloquer complètement.
C’est pourquoi cet article propose un guide pratique pour réussir la conduite du changement en entreprise. En abordant les différentes étapes et en fournissant des outils et des conseils pratiques, notre volonté est d’aider les dirigeants et les responsables de projets à mener à bien leur transformation, en impliquant les employés et en minimisant les risques.
Cela s’adresse à toute personne impliquée dans la conduite du changement en entreprise, qu’il s’agisse de dirigeants, de managers, de responsables de projet ou de consultants. Il est également utile pour les employés qui souhaitent comprendre les enjeux de la conduite du changement et être mieux préparés aux transformations à venir dans leur organisation.
La gestion du changement se perd souvent dans les méandres du management. Compte tenu de l’importance de cette notion dans le fonctionnement des organisations, si vous vous demandez ce qu’implique la gestion du changement dans un contexte professionnel, quand y recourir et comment la mettre en œuvre, cet article vous fournira tout ce que vous devez savoir sur son importance, ses enjeux et sa mise en œuvre.
« Il vaut mieux penser le changement que changer le pansement. »
Francis Blanche
Qu’est-ce que la conduite du changement en entreprise ?
Également connue sous le nom de Change Management, la gestion du changement consiste à accompagner le projet de réorganisation d’une entreprise selon une méthodologie précise.
L’évolution constante des pratiques et des besoins du marché, la nécessité de repenser les activités de l’entreprise et l’inadéquation des compétences – face à toutes ces questions, les entreprises se trouvent souvent dans l’obligation de changer.
C’est là qu’intervient la gestion du changement qui vise à accompagner les transformations de l’entreprise de manière optimale.
Le projet de transformation peut impacter tous les aspects de l’entreprise : la gestion du changement peut, par exemple, soutenir la réorientation d’une partie de l’activité, l’évolution des compétences de l’entreprise, la modernisation de l’outil de production ou encore la digitalisation des services.
Les entreprises ont habituellement recours à la gestion du changement lorsqu’elles font face à une transformation planifiée (par opposition à un changement constant), c’est-à-dire un changement qui amène une rupture et la nécessité pour l’entreprise de se réorganiser.
Le changement est devenu le maître mot des projets organisationnels.
La conduite du changement, pour une organisation, n’est plus une compétence ponctuelle, mais un actif immatériel à construire, consolider et développer.
Si le changement est devenu une composante structurelle du management et, de manière plus générale, du fonctionnement des entreprises, doit-on le laisser se produire naturellement ou l’instrumentaliser pour le stimuler ? Peut-on agir sur le changement ? Si oui, comment ?
Les réflexions sur les notions de changement, de conduite du changement et de transformation visent à répondre à ces questions et à fournir une panoplie de concepts, de méthodes et d’outils pour gérer le changement au quotidien dans les entreprises.
Change Management : les méthodes
Il existe aujourd’hui de nombreuses théories permettant de comprendre le changement et d’aborder la gestion du changement de manière efficace. On peut citer la théorie du diamant de Leavitt, le modèle de gestion du changement du psychologue américain Kurt Lewin, qui est également l’auteur de l’analyse des champs de force, les 8 étapes du changement de Kotter et le modèle ADKAR de Prosci par exemple.
Managez le changement avec le modèle de Lewin
Dans les années 1940, un chercheur en psychologie sociale a développé un modèle simple, mais efficace pour réussir un changement organisationnel. Ce modèle, symbolisé par la métaphore du bloc de glace, se compose de trois étapes : Unfreeze, Change et Refreeze.
1. Unfreeze : faire prendre conscience du besoin de changement
La première étape, “Unfreeze”, est cruciale pour réussir un changement organisationnel. Elle consiste à faire comprendre à tous les collaborateurs que le changement est inéluctable et urgent.
Pour ce faire, il est important de communiquer clairement et de manière transparente sur les raisons qui ont motivé ce changement. Les résistances au changement peuvent se manifester dès cette étape.
2. Change: mettre en place de nouvelles pratiques
La deuxième étape, “Change”, intervient lorsque les esprits sont prêts à accepter la nouveauté grâce à la prise de conscience créée par la première étape. Il s’agit alors de définir de nouvelles pratiques et de nouvelles méthodes de travail.
Cela peut impliquer des formations pour les collaborateurs, la mise en place de nouveaux processus, etc. Cette étape doit être menée de manière rigoureuse et en impliquant les collaborateurs pour garantir leur adhésion à 100%.
3. Refreeze: stabiliser et consolider les changements
Pour finir, “Refreeze”, consiste à stabiliser et à consolider les changements opérés. Si cette étape est négligée, les vieilles habitudes et routines peuvent rapidement revenir. Pour éviter cela, il est essentiel de consolider la nouvelle organisation, les nouvelles méthodes de travail, etc.
En utilisant ce modèle, la clé de la réussite est de communiquer de manière transparente dès la première étape, de définir des nouvelles pratiques en impliquant les collaborateurs, et de consolider les changements opérés pour éviter que les anciennes habitudes reviennent.
Les 8 étapes du changement de Kotter
Le Dr John P. Kotter, professeur à la Harvard Business School, a proposé une méthode en 8 étapes pour accompagner le changement dans une entreprise.
Voici les 8 étapes proposées par Kotter :
- Créer un sentiment d’urgence
Démontrer la nécessité du changement. Il est important de mobiliser l’ensemble des collaborateurs autour de cette urgence.
- Former une coalition
Constituer une équipe de pilotage qui aura pour rôle de guider le changement. Cette équipe doit être composée de membres représentatifs de l’ensemble des niveaux hiérarchiques de l’entreprise.
- Développer une vision et une stratégie
Pour faire face à l’incertitude et aux craintes, il faudra développer une vision claire et précise du changement à venir et à définir une stratégie pour y parvenir. Cette vision doit être partagée par l’ensemble des collaborateurs.
- Communiquer la vision
Communiquer la vision et la stratégie à l’ensemble des collaborateurs. Il est important de s’assurer que la communication soit claire et que chacun comprenne bien la direction prise.
- Impliquer les collaborateurs
Associer les collaborateurs à la mise en œuvre de la vision et de leur donner les moyens d’agir. Sans responsabilisation des parties prenantes, pas de transformation profonde.
- Créer des victoires à court terme
Célébrer des victoires à court terme permettra de démontrer aux collaborateurs que le changement est possible et qu’il est en marche.
- Consolider les succès
Consolider les succès obtenus dans le but de produire davantage de changement. Il est important de rester vigilant et de continuer à impliquer les collaborateurs.
- Ancrer les nouvelles pratiques dans la culture de l’entreprise
Ancrer les nouvelles approches dans la culture de l’entreprise. Il est important de s’assurer que les nouvelles pratiques deviennent la norme et que les anciennes habitudes soient définitivement abandonnées.
Le modèle ADKAR pour un changement efficace
Le modèle ADKAR® de Prosci est un modèle de changement organisationnel conçu pour aider les entreprises à gérer efficacement les processus de changement. Ce modèle se concentre sur les facteurs humains et comportementaux qui influencent l’acceptation et l’adaptation au changement.
ADKAR est un acronyme pour les cinq éléments clés du modèle :
A – Sensibilisation (Awareness) : sensibiliser les employés au besoin de changement. Il est important de clarifier les raisons du changement et de communiquer l’impact sur l’organisation et les individus.
D – Désir (Desire) : susciter le désir de changement chez les employés. Les employés doivent comprendre les avantages et les bénéfices du changement.
K – Connaissance (Knowledge) : fournir aux employés les connaissances et les compétences nécessaires pour apporter le changement. Les employés doivent comprendre comment effectuer les nouvelles tâches et processus.
A – Aptitude (Ability) : transmettre aux collaborateurs les ressources et l’assistance nécessaires pour appliquer les nouvelles connaissances et compétences.
R – Renforcement (Reinforcement) : renforcer le changement en intégrant les nouvelles pratiques et les comportements dans la culture organisationnelle. Le renforcement continu est essentiel pour maintenir le changement sur le long terme.
L’importance du changement dans le fonctionnement des organisations
Le changement est une composante centrale de la vie des entreprises, un thème récurrent qui est souvent abordé dans les discours des dirigeants et des managers.
La campagne électorale de Barack Obama en est un exemple frappant avec son slogan “Yes, we can” qui symbolisait la possibilité de réaliser un changement important dans la société.
La thématique du changement, qui a toujours été présente dans le fonctionnement des sociétés humaines, semble aujourd’hui ne plus être une de ses composantes, mais un élément central.
Les entreprises parlent désormais de la capacité de transformation aussi bien pour une organisation qu’un individu.
Dans une logique d’adaptation à un environnement, mais également pour construire les stratégies de différenciation sur des marchés concurrentiels, les entreprises ont toujours eu à gérer des changements. Cependant, la façon dont elles ont appréhendé ces mutations a évolué selon des paramètres externes et internes.
Initialement, les entreprises se sont concentrées sur la question de la nécessité du changement (faut-il ou non changer ?). Aujourd’hui, cette question ne se pose plus, et les entreprises se penchent davantage sur la conduite elle-même du changement.
Ce passage de la gestion à la conduite du changement s’est opéré dans les années 1980-1990 avec l’intervention de plusieurs phénomènes, dont la naissance de “l’info télécommunication”, le mariage de la technologie informatique et des télécommunications a profondément modifié le fonctionnement des entreprises, en accélérant le rythme de production et de diffusion des informations.
Le rythme de l’activité professionnelle s’est également accru indépendamment de la charge de travail. Les entreprises doivent aller vite, s’adapter, réagir et aller de l’avant comme l’énoncent plusieurs dirigeants dans le livre “Conduite du changement : concepts clés”.
En somme, le changement est un élément central de la vie des entreprises. Les entreprises doivent être capables de s’adapter aux évolutions de leur environnement et de leurs marchés, tout en conduisant efficacement les changements internes nécessaires pour se développer et rester compétitives.
L’exigence d’un rythme accru s’est matérialisée dans les entreprises par la multiplication du nombre de projets :
- Des projets informatiques : avec le déploiement de progiciels de gestion intégrés et de nombreuses applications de pilotage ;
- Des projets commerciaux : nouveaux produits, nouveaux marchés ;
- Des projets de gestion : culture de performance ;
- Des projets de gestion organisationnels : réingeniering des processus ;
- Des projets logistiques : changement d’implantations géographiques ;
- Et bien d’autres.
Tous ces projets se sont développés de manière un peu désordonnée, pouvant créer parfois des ruptures de compréhension et d’adhésion.
Quels sont les défis de la gestion du changement ?
Pour réussir un projet de conduite du changement en entreprise, de nombreux défis doivent être relevés.
Générer l’adhésion, voilà un premier défi.
En effet, imposer un changement de manière unilatérale est rarement efficace. Il convient plutôt de négocier et d’impliquer toutes les parties prenantes de l’organisation pour garantir une adhésion totale.
Ainsi, il est recommandé de constituer un groupe de personnes de tous niveaux hiérarchiques pour conduire le changement et encourager l’adhésion des salariés. Mais cela ne suffit pas.
Développer une stratégie spécifique aux besoins de l’entreprise est un second enjeu crucial.
Pour réussir une conduite du changement, il est nécessaire de prendre en compte tous les aspects de l’entreprise (humains, culturels, organisationnels ou structurels). Et cela doit être adapté au contexte de l’entreprise.
Lutter contre les routines est un défi majeur. Sûrement le plus important.
Les routines sont rassurantes et structurantes, mais elles constituent également des obstacles au changement. Ainsi, il est important de combattre les habitudes pour les remplacer par d’autres plus efficaces.
Développer les compétences est également incontournable. La transformation nécessite l’acquisition de nouvelles compétences. Par conséquent, la formation des salariés doit être intégrée au processus de réflexion inhérent à tout projet de gestion du changement.
Enfin, le défi le plus difficile est d’ancrer le changement dans la durée et d’adopter de nouvelles pratiques. Pour cela, il est nécessaire de piloter, d’accompagner et de mesurer les résultats des actions. Cela peut relever du rôle du Change Manager ou du responsable de la transformation.
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Méthodologie : les 8 étapes clés pour piloter la conduite du changement ?
Pour gérer efficacement le changement, il est essentiel d’adopter une méthodologie précise et de procéder étapes par étapes.
Voici les huit étapes de la conduite du changement, qu’il convient de suivre pour garantir la réussite d’un projet de gestion du changement :
- Analyser la situation actuelle
- Définir l’objectif de changement
- Créer une équipe dédiée au changement
- Communiquer et sensibiliser les collaborateurs
- Identifier les risques et opportunités
- Établir un plan d’action et le mettre en œuvre
- Évaluer les résultats
- Consolider le changement
En suivant ces étapes, il est possible de gérer efficacement le changement et de s’assurer que les objectifs de l’entreprise sont atteints.
- L’analyse de la situation actuelle : avant de mettre en place un projet de conduite du changement, il est important de comprendre la situation actuelle de l’entreprise et d’identifier les problématiques à résoudre.
- La définition de l’objectif de changement : une fois les problématiques identifiées, il est essentiel de définir un objectif clair et précis pour le projet de transformation.
- La mise en place d’une équipe de conduite du changement : il est important de constituer une équipe dédiée à la conduite du changement, qui sera chargée de piloter le projet et d’accompagner les collaborateurs dans la transformation.
- La communication et la sensibilisation des collaborateurs : pour générer l’adhésion des collaborateurs au projet de changement, il est essentiel de communiquer sur les enjeux de la transformation et de sensibiliser les équipes à la nécessité de changer.
- L’identification et la gestion des risques : toute transformation comporte des risques. Il est donc important de les identifier en amont et de mettre en place des actions pour les prévenir ou les gérer en cas de survenue.
- La mise en place et la mise en œuvre du plan d’action : une fois l’objectif de changement défini, il convient de définir un plan d’action précis, avec des étapes claires et des échéances précises. Une fois le plan d’action validé, il est temps de le mettre en œuvre, en accompagnant les collaborateurs et en mesurant les résultats.
- L’évaluation et l’ajustement du projet : tout au long du projet de conduite du changement, il est important d’évaluer les résultats obtenus et de les comparer aux objectifs fixés. Si nécessaire, des ajustements pourront être effectués pour atteindre l’objectif final.
La consolidation du changement : pour que le changement soit effectif et durable, il est essentiel de valider la phase de conduite du changement en instaurant de nouvelles pratiques, consignées dans des documents de référence. Ces derniers doivent être partagés avec l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise afin que chacun puisse s’approprier les nouvelles méthodes et ainsi contribuer à la réussite du projet.
Le rôle du manager dans la conduite du changement
Pour rappel, la conduite du changement en entreprise est un processus complexe visant à modifier les méthodes de travail, les habitudes, les comportements, les pratiques et les cultures organisationnelles au sein d’une organisation.
Ce processus est souvent déclenché pour répondre à un besoin de transformation, d’adaptation, d’innovation ou de restructuration de l’entreprise.
La réussite de la conduite du changement dépend en grande partie de la capacité des managers à accompagner les collaborateurs tout au long de ce processus.
Les managers doivent en effet prendre en compte les résistances au changement, proposer des leviers pour vaincre ces incertitudes, piloter le changement et favoriser l’adhésion des collaborateurs.
Pour accompagner efficacement les collaborateurs face au changement, il est essentiel d’adopter une approche du changement agile et systémique en mélangeant plusieurs méthodes telles que la PNL (la programmation neuro-linguistique), le coaching ou encore l’écoute active.
Les managers peuvent également utiliser les approches classiques de gestion du changement comme le Lean management pour bénéficier d’une conduite du changement plus en “douceur”.
- Préparation au changement
- Définition des objectifs
- Planification du projet de transformation
- Identification des parties prenantes
- Communication
- Pilotage du changement
- Mise en œuvre du plan d’action
- Suivi des résultats
La conduite du changement est un projet de transformation qui doit être géré de manière organisée et méthodique en respectant ces étapes clés.
Il est donc essentiel de mettre en place des outils et une stratégie de gestion de projet pour piloter efficacement la conduite du changement en entreprise afin de permettre de gérer les changements, opérationnels, organisationnels et humains de l’entreprise.
Conduite du changement : un exemple concret
L’équipe Relation Commerciale d’EDF Auvergne Rhône-Alpes à fait appel à FlexJob pour initier une conduite du changement : l’aider à transformer ses façons de travailler et de re-engager ses collaborateurs.
Nous avons accompagné l’ensemble des collaborateurs et managers du département EDF R.C MAF AURA (120 personnes réparties sur 2 sites).
Notre accompagnement a permis :
- La réalisation d’un diagnostic organisationnel grâce à un dispositif d’écoute individuel et collectif des managers et des collaborateurs de l’équipe (phase d’écoute) : 40 personnes entendues.
- L’inspiration au travers de 2 visites d’entreprises inspirantes (Learning Expedition) et d’une conférence.
- L’animation de 3 groupes de projet participatifs de volontaires afin d’expérimenter de nouvelles manières de travailler et de laisser plus d’autonomie et de responsabilité aux collaborateurs. Nous avons formé 6 facilitateurs en interne avec notre formation à la facilitation.
- L’accompagnement des managers par la transmission d’outils et de méthodes d’animation de l’intelligence collective avec notre formation-action du manager facilitateur.
Nos apports sur ce projet d’accompagnement au changement :
- La co-construction des nouvelles façons de travailler de l’équipe commerciale, des conseillers, des managers et des équipes appui-métiers.
- L’évolution de la posture des managers pour passer d’un rôle de pilote à celui de coach/leader, et ce, dans la durée, grâce à l’expérimentation concrète d’outils et de méthodologies collaboratives.
- La réalisation de ce projet, un véritable catalyseur du ré-engagement des collaborateurs à travers une démarche participative basée sur l’écoute, l’implication et la communication.
“L’approche participative du projet de transformation est intéressante. Elle nous a permis d’avancer sur plusieurs thèmes en parallèle. On ressent une ambiance bien meilleure dans les équipes. Des inspirations [ndlr : via une conférence et une learning expedition] riches, concrètes et réalistes. J’ai adoré !”
T. ESNAULT – Responsable EDF R.C MAF AURA
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