Démarches participatives : différentes réalités !

La tendance aujourd’hui est de tout appeler démarche participative. Mais finalement, que met-on derrière “participatif” ? Consulter les collaborateurs ? Leur donner un pouvoir de décision ? Les impliquer dans la recherche de solutions ? 

Point de départ de cette réflexion : il n’y a pas UNE mais DES démarches participatives ! Le choix d’une démarche ou d’une autre se fait selon les enjeux du projet et l’état d’avancement des différentes phases ci-dessous.

Il est nécessaire de comprendre les enjeux de gouvernance d’un projet pour choisir la démarche la plus adaptée pour répondre à ces enjeux. Nous allons prendre l’exemple d’un projet de déménagement d’entreprise pour illustrer les différents types de démarche participative.

Démarche informative

Dans ce type de démarche, l’information est transmise de manière descendante dans une approche top-down. C’est un prérequis indispensable à un processus de concertation. L’enjeu principal étant que l’information délivre le bon message au bon public via le canal le plus approprié.

Par exemple, dans le cadre d’un déménagement dans de nouveaux locaux, cela se traduira par un projet mené par le top management de l’entreprise. Ils feront descendre l’information sur les décisions prises (l’aménagement des futurs espaces, l’organisation du déménagement …). Cette étape de transmission d’informations est indispensable si l’on veut s’engager dans une démarche participative plus engageante. La compréhension d’un projet et de ces enjeux est la première étape de l’engagement.

Démarche consultative

La consultation est une démarche de concertation ponctuelle. Elle permet de recueillir les opinions des parties prenantes sur une information précise communiquée en amont. La consultation peut être faite en direct auprès des personnes concernées ou via un questionnaire administré en ligne.

Toujours en suivant l’exemple d’un projet de déménagement, une démarche consultative peut se traduire de la manière suivante : un questionnaire sur les usages des espaces transmis à l’ensemble des collaborateurs. Cela permet de recueillir une donnée précieuse et permet de se placer dans une posture d’écoute qui favorise l’engagement des collaborateurs à un moment donné sur le projet. Bien évidemment, pour qu’une démarche consultative soit pertinente, il faut a minima être déjà engagé dans une démarche informative.

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Démarche concertative

La concertation implique un processus itératif et une démarche élargie par rapport à l’étape précédente. La concertation est intégrée directement dans le processus de conception et de décision. Plutôt que de solliciter les collaborateurs à un moment sur un point donné, la démarche concertative va aller recueillir les opinions des collaborateurs tout au long des différentes phases du projet. D’une phase à l’autre, la donnée qui est recueillie pourra être utilisée pour faire évoluer le projet. C’est un type de démarche participative très engageant, les parties prenantes étant impliquées tout au long du projet.

Dans le cadre d’un projet de déménagement, cela se traduira de manière assez simple par des concertations régulières, lorsque des orientations clés doivent être décidées par l’équipe projet. Les données collectées permettant de prendre les décisions de manière éclairée, en ayant connaissance de la perception des collaborateurs sur ces points.

Démarche de co-construction

La co-production ou co-construction est la forme d’implication des parties prenantes la plus poussée. Ils sont impliqués dans le processus d’élaboration et les échanges permettent une évolution itérative du projet dans le cadre défini. Cela rend les salariés acteurs de leur cadre de travail et leur permet d’avoir davantage d’autonomie, de liberté dans leur travail. C’est le type de projet participatif le plus ambitieux car intégrant les parties prenantes de la manière la plus poussée.

Notre expertise autour des environnements de travail s’est construite afin de faire de ces projets co-construits un levier puissant de transformation. 2 raisons principales font que les projets immobiliers sont un levier important de changement : 

• Un projet immobilier est généralement sponsorisé par la direction : cela permet la sensibilisation au plus haut et des prises de décisions efficaces ;
• Un projet immobilier suscite la curiosité de tous les collaborateurs : cela permet un relais efficace des actions et un bon prétexte pour des feedbacks authentiques.

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Première pierre de la démarche : le sens, la vision, l’ambition du projet.

Pourquoi ce projet ? Au service de quoi est-il réalisé ?

Cette phase est co-construite avec un groupe d’ambassadeur représentatif des parties prenantes pour arriver à définir cette ambition et les principes directeurs qui en découleront. 

C’est souvent le bon moment pour fixer le cadre de la démarche participative : qu’est-ce qui sera négociable ? Immuable ? Libre ? 

C’est également un moment propice pour créer de la cohésion dans un CODIR, permettre à chacun de s’exprimer sur ses craintes, les freins et sur les bénéfices ou encore les opportunités permises par le projet. 

Prenons l’exemple de GRDF RAB que nous avons commencé à accompagner 2 ans avant leur projet de déménagement. Nous avons à travers 3 étapes suscité une première réflexion, aidé à l’orientation stratégique du projet de déménagement ou encore pu mesurer qualitativement les attentes des parties prenantes et enfin et surtout créer de l’engagement dans le projet :

1. Étape 1 : conférence inspirante sur les transformations en cours (technologique, sociétale, écologique) qui engendrent notamment des évolutions profondes sur les environnements de travail. L’ensemble des collaborateurs du site concerné ont été conviés pour ce moment convivial d’inspiration.
2. Étape 2 : un groupe de volontaire d’une douzaine de personnes (CODIR, manager et collaborateur) ont pu aller rencontrer les Services Industriels de Genève pour une learning expedition. 
3. Étape 3 : nous avons conduit un atelier collaboratif auprès de l’ensemble des parties prenantes pour travailler sur la vision du projet, les besoins métiers d’aujourd’hui et de demain afin de dresser une première ébauche d’un programme immobilier qui sera par la suite affiné par les équipes. 

La démarche participative prend également tout son sens lors de l’élaboration du programme, du macro et du micro-zoning. 

Notre métier dans cette phase est d’articuler, de faciliter l’émergence des besoins par les différentes parties prenantes. À la fois dans une posture d’écoute et de questionnement nous engageons les équipes pour qu’elles soient actrices de leurs futurs espaces. L’articulation et la coordination avec l’architecte sont des facteurs clés de succès pour cette phase.

Citons deux exemples sur lesquels nous sommes intervenus :  

L’entreprise valentinoise PRODEVAL a entrepris, avec son architecte, cette démarche à nos côtés. Nous avons engagé un groupe d’ambassadeur représentatif des métiers afin de permettre à l’architecte de construire des espaces répondants aux attentes et aux besoins.

Le cabinet d’expertise comptable RSM a également souhaité que nous “facilitions l’émergence des besoins et accompagnons la réflexion des équipes y compris des associés.” Après avoir sensibilisé le CODIR et co-construit les principes directeurs du projet :

• Image de marque (attractivité, fierté d’appartenance, motivation)
• Qualité de Vie au travail,
• Agilité,  
• …

Nous avons mené une première phase de questionnement à distance puis des ateliers participatifs avec les collaborateurs et les managers. Enfin une synthèse des différents éléments a été remise à l’architecte pour la conception finale des espaces.

Vous souhaitez vous faire accompagner dans l’évolution des modes de travail dans votre organisation ? Contactez-nous !