Témoignage : réinventer les réunions

La réunionite : un fléau qui concerne tout le monde ! Une très grande majorité de cadres témoigne de ce phénomène confirmé par différentes études. Des chiffres édifiants peuvent ainsi être cités :

– Plus de 95% des cadres ont des réunions hebdomadaires, et plus d’un cadre sur deux organise ou participe à une réunion tous les jours !

– Sur une année, un cadre passe en moyenne 24 jours travaillés sur 220 en réunions. Presque la moitié de ce temps passé le serait pour des réunions jugées inefficaces.

Partant de ce constat, on vous propose aujourd’hui le témoignage de Lise-Marie Biez, qui vient témoigner d’une autre manière de mener une réunion et de prendre des décisions. Un format dynamique, qui favorise l’écoute et le dialogue tout en sortant du cadre.

Vous pouvez suivre les publications de Lise-Marie Biez sur Linkedin.

Bonjour Lise-Marie, peux-tu te présenter rapidement ?

J’ai été chef de projet internationale, Directrice Générale de la filiale française d’un grand groupe, puis DRH Europe-Afrique, je me suis spécialisée en comportement organisationnel – un grand mot pour parler de design d’organisations, d’accompagnement d’entreprises, d’équipes et de dirigeants : faciliter la collaboration et le développement de tous.

Peux-tu nous éclairer sur ce qu’est un walking meeting ?  (ndlr : les réunions en mouvement ou cowalking)

Bien que j’ai souvent utilisé et vécu cette pratique dans un environnement où elle était évidente, je n’avais jamais utilisé le terme. C’est une façon d’organiser les réunions que j’ai souvent vécue lorsque j’étais basée en Norvège, et que j’ai précieusement ramenée avec moi.

Dans quel contexte as-tu utilisé cette pratique ? Quel était alors l’objectif ?

La première fois que je l’ai vue employer, j’ai été assez surprise. Le contexte était hyper intense, hyper sérieux : en plein projet de modification de l’ensemble des processus d’une partie de l’entreprise (impact sur 8.000 personnes), avec des discussions cruciales en termes de coût, de positionnement stratégique, et d’engagement de ressources pour les 3 années à venir, avec des équipes dispersées, des membres qui ne s’étaient jamais rencontrés, etc.

Les réunions n’étaient pas particulièrement “bon enfant”, l’ambiance était studieuse – et nous étions engagés en mode “sprint”, ce qui justifiait de longues journées, et des déplacements de plusieurs semaines. Sur l’ordre du jour de la réunion du COPIL ce jour-là : je lis le titre “Walk the talk” sur l’un des créneaux horaires. En anglais, “Walk the talk” exprime davantage le fait d’être cohérent entre ce que l’on fait et ce que l’on dit – j’ai imaginé à tort qu’il s’agirait d’une session sur le thème du leadership et des attentes du projet dans le domaine, je ne m’attendais pas à ce format-là.

Arrivés à l’heure dite, nous étions en pleine phase de prise de décision. L’ensemble des faits avaient été posés sur la table : complexes, enchevêtrés, incomplets … mais, le moment de statuer était venue. Autour de la table, des enjeux très divers, des personnalités très différentes, en termes de cultures, de langue, de zone de compétence. La discussion qui allait suivre serait nécessairement difficile – et longue : je me préparais mentalement pour un après-midi compliqué.

Et tout le monde s’est levé, le facilitateur a proposé des binômes et nous sommes sortis.

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En Norvège – comme partout – la lumière et le grand air sont précieux, particulièrement dans ces journées de réunions ! Pendant ces 45 minutes de déambulation par deux, nous avons rebalayé les faits présentés. Avoir le temps de les reformuler posément, de manière exhaustive, dans un autre cadre, et le temps d’entendre calmement quelqu’un avec une opinion parfois divergente les expliquer a été une expérience très intéressante. Loin des jeux politiques et des effets de manches ou de formules qui conduisent souvent à ce que les temps de paroles ne soient pas équilibrés en durée ou en impacts. Quelques instants de silence pour réfléchir et se ressourcer un peu, et nous sommes rentrés.

Revenus dans la salle, chacun s’est assis. Nous avons fait un tour de table, rapide, sans débats : l’un après l’autre, l’annonce de sa décision. Action finale décidée par le chef de projet, et nous sommes passés à un autre point. Ce qui aurait dû prendre 3 heures de grincement de dents et nous laisser assez peu disponibles pour le suivant, a été réglé en 1h30, avec moins de frustration : davantage de temps d’expression, d’écoute, de grand air.

Une belle leçon de management à la norvégienne.

En France, on a souvent tendance à penser que ce qui est sérieux, crédible, important doit être dans une salle fermée, sur des horaires longs. Dans le cadre que j’évoque, j’étais en présence de personnes à très haut niveau de responsabilité, et personne n’avait cette fausse culpabilité.

Quels sont les bénéfices que tu en as retirés ?

Sans aucun doute, le rappel qu’il faut savoir sortir du cadre. C’est un mélange de bon sens, de techniques appuyées par les recherches en neurosciences, et d’expérience toute simple : pour être créatif, il ne faut pas nécessairement rester devant son bureau – on fait alors appel à d’autres ressources. Pour apprendre, il faut parfois être en mouvement – le comportement diffère, la mémoire fonctionne autrement. Pour décider, changer de paradigme – et prendre soin de soi physiquement par la même occasion !  En France, on a souvent tendance à penser que ce qui est sérieux, crédible, important doit être dans une salle fermée, sur des horaires longs. Dans le cadre que j’évoque, j’étais en présence de personnes à très haut niveau de responsabilité, et personne n’avait cette fausse culpabilité. Les journées avaient toujours un moment comme celui-ci, utilisé sous différents formats (réflexion plus poussée, échanges avec un nouveau collègue, prise de décision, feedback – les binômes diffèrent (aléatoire, imposé, copinage ou pas), le temps de marche aussi, la consigne également, etc) : salvateur !

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Devrions-nous tester cette pratique ?

Je ne sais pas si vous devriez tous essayer. Chacun a sa pratique, et celle qui convient au groupe et au moment présent diffère. Mais je n’ai jamais trouvé que des avantages de mon côté à ces moments de réunion en mouvement, pour des réunions de ce type comme pour des entretiens annuels, etc : au pire, une journée plus saine, au mieux, une journée (particulièrement) plus efficace !

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