Formation : se réunir autrement

Formation : se réunir autrement

Périmètre du projet

Formation de 12 managers de la Carsat Normandie sur les réunions.

  • Durée du projet : 1 journée de formation
  • Services concernés : managers de différents services
  • Nombre de collaborateurs concernés : 12

Contexte

Dans le cadre du déploiement de nouvelles pratiques managériales, la CARSAT Normandie a identifié les réunions comme un sujet clé d’amélioration des pratiques.

Ce qu’a permis notre intervention

  • Expérimenter des nouveaux outils et méthodes d’animation à réutiliser avec ses équipes ;
  • Prendre de la hauteur sur ses modes de fonctionnement pour identifier les axes de progression ;
  • S’inspirer par du BENCHMARK de bonnes pratiques grâce à des exemples d’autres organisations ;
  • Déployer un guide des bonnes pratiques en réunions pour la CARSAT Normandie.

Découvrez aussi notre formation : Les réunions à distance

Ils en parlent mieux que nous

“Prendre un pas de côté sur son quotidien pour expérimenter et implémenter de nouvelles façons de se réunir a été très bénéfique.”

Aurélie Quelennec – Responsable Formation
Atelier de définition partagée des valeurs

Atelier de définition partagée des valeurs

Valeurs, vision, raison d’être … Autant de mots qui renvoient à des réalités différentes au sein des entreprises. Dans le même temps, définir ses valeurs est devenu un passage obligé dans la majorité des organisations. Malheureusement, bien souvent, les valeurs sont définies uniquement dans le but de servir de vernis marketing et de renforcer l’attractivité de l’entreprise auprès des candidats. On se limite à décorer les murs de l’open-space et de salles de réunions en affichant « Bienveillance » ; « Humilité » ; « Éthique » … Et pourtant ! Mettre des mots sur les valeurs qui animent une entreprise c’est faire l’effort de chercher ce qui est au cœur de l’identité de celle-ci. À première vue, les valeurs sont des concepts abstraits. Pourtant, elles doivent se manifester de manière concrète dans la vie de la structure.

On vous explique pourquoi il peut être pertinent de se pencher sur ce travail de définition de vos valeurs et on vous montre comment il est possible de s’engager dans une démarche similaire.

Les valeurs : l’essence de votre organisation

Lorsque vous décidez de vous lancer dans une démarche de définition des valeurs qui animent votre entreprise et vos collaborateurs, c’est une décision importante. Par conséquent, vous ne devez pas prendre ce que cela implique à la légère.

En effet, les valeurs que vous définissez en interne vont être d’une part le miroir de votre culture d’entreprise à l’extérieur. D’autre part, elles vont être un facilitateur des relations interpersonnelles et des manières de travailler. Il est important d’avoir conscience de ce second point. Trop souvent, les valeurs restent perçues comme un argument de marketing-communication au service de votre marque employeur et donc de votre attractivité. Définir des valeurs et les mettre en avant uniquement dans cette perspective peut mener à l’effet inverse de celui qui est recherché ! On peut faire illusion un temps pour un public extérieur. Mais si ce que vous prônez à l’extérieur (ex : bienveillance) est à mille lieues de la réalité interne et quotidienne de votre organisation, cela va amener à des collaborateurs désengagés activement.

De même, à quoi bon renforcer votre attractivité sur de fausses promesses ? Un candidat attiré par de fausses valeurs d’entreprises lors de son processus de recrutement se sentira déçu et trahi lors de ses premiers moments dans l’entreprise et risquera fort de rompre sa période d’essai. Une organisation doit incarner les valeurs qu’elle porte.

L’effort qui est fait pour la définition du système de valeurs de votre organisation doit être fait pour et avec vos collaborateurs avant d’être fait pour votre marque employeur. Dans tous les cas, si le travail est fait en étant fidèle à votre réalité, des retours positifs arriveront : les valeurs sont un moyen et non une fin en soi.

Dans tous les cas, les valeurs d’une entreprise doivent être assez concrètes pour réunir et rassembler vos collaborateurs autour de celles-ci au quotidien.

La co-construction des valeurs au cœur de la démarche

Par définition, chaque entreprise est singulière et possède ses propres métiers, ses manières de les pratiquer, son histoire, ses dirigeants … Pour ces raisons, et surtout pour un travail aussi délicat que celui qui consiste à définir ses valeurs, il est important d’engager l’ensemble des collaborateurs dans la démarche.

Dans le cas où les valeurs sont définies via une approche top-down, le risque d’arriver à des valeurs dans lesquels les collaborateurs ne se reconnaissent pas est élevé. L’idée est pourtant séduisante : on réfléchit de son côté à des valeurs qui nous plaisent et nous parlent particulièrement (plus simple et rapide que de consulter tout le monde) et ensuite on essaie de faire en sorte que chacun s’aligne sur ces valeurs.

Mais en faisant cela, on passe à côté d’un des avantages principaux du travail effectué sur la définition des valeurs. Celui qui permet d’engager ses collaborateurs et d’avoir une influence positive sur les relations interpersonnelles ainsi que les manières de travailler ensemble.

Les manifestations concrètes de vos valeurs

Une fois que vous avez réussi à faire le travail qui consiste à définir vos valeurs, il reste à s’assurer que vous savez comment ces dernières se manifestent de manière concrète dans votre quotidien.

Lorsque l’on se penche sur les travaux de recherche menés par la professeure américaine Mary Jo Hatch, il existe trois artefacts par lesquelles les valeurs de l’entreprise transparaissent :

  1. Les artefacts comportementaux.
    Autrement dit, toutes les normes comportementales qui sont partagées et connues des collaborateurs. Cela concerne par exemple les manières de travailler en place dans votre organisation : travail collaboratif, horaires flexibles, manière dont sont menés les recrutements, processus d’intégration … Les comportements managériaux d’une entreprise rentrent majoritairement dans cette catégorie. À un niveau plus implicite, cela inclut aussi les modes de communication de l’entreprise et donc les interactions entre les collaborateurs.
  2. Les artefacts visibles.
    Ces derniers sont les manifestations les plus explicites des valeurs de votre entreprise. Par exemple, cela peut concerner la manière dont est agencé votre espace de travail : bureaux individuels pour les managers, plateau en open-space pour les collaborateurs ou encore FlexOffice … Plus que l’aménagement, cela va aussi renvoyer à la manière dont sont décorés vos locaux et comment les collaborateurs s’approprient et utilisent les espaces.
  3. Les artefacts verbaux.
    Chaque entreprise a son propre jargon interne du fait des produits, des métiers et des Hommes qui la composent. Les mythes fondateurs de l’entreprise, l’histoire que l’on raconte autour de la création de l’entreprise font partie de ces artefacts verbaux.

Par exemple, une entreprise qui aura fait émerger les valeurs « Confiance » et « Autonomie » pourra voir ces dernières se manifester de manière concrète par la mise en place du télétravail, d’horaires flexibles et d’un mode de management responsabilisant.

Le travail que vous effectuez sur vos valeurs ne doit pas s’arrêter à des mots qui renverront une image policée vers l’extérieur ! Il est capital de mettre le doigt sur leurs manifestations concrètes dans votre quotidien.

Engager les collaborateurs dans la co-construction des valeurs 

Nous avons eu l’opportunité d’accompagner le groupe clermontois BabyMoov dans une démarche visant à la co-construction des valeurs de l’entreprise à l’initiative de la direction des ressources humaines et des associés fondateurs.

Pour la petite histoire, peu après la fondation de l’entreprise, ces derniers avaient travaillé à l’explicitation de la raison d’être de BabyMoov. Cette dernière a permis de porter et de guider de nombreux choix lors des vingt dernières années. Mais l’entreprise a évolué : ce sont aujourd’hui plus de 100 personnes qui composent les effectifs et la grande majorité d’entre eux n’étaient pas présents au moment de ce travail sur la raison d’être.

L’entreprise possède une forte culture collaborative et c’est donc assez naturellement que le « top management » a impulsé ce travail. Il y a un niveau de conscience fort sur l’importance de ce sujet. L’ambition poursuivie par ce travail était aussi de prendre soin de l’organisation interne et des Hommes qui la compose tout en posant des fondations solides pour le futur de l’organisation.

Les retours suite à cette journée « Définition des valeurs »

« Y’a pas à dire… Une journée FLEXJOB, ça change la vie ! Merci Margaux et Jean pour votre approche de “poil à gratter bienveillant »

Arnaud C.

« Merci à vous Jean et Margaux pour cette super expérience aussi enrichissante que fun ! »

Alexandra G.
Déployer les horaires flexibles

Déployer les horaires flexibles

ELCIA est le leader français des solutions et logiciels spécialisés pour le marché « Menuiserie, Store et Fermeture » depuis 20 ans.

Le groupe ELCIA est engagé depuis trois ans dans une démarche “Happy at Work”. Celle-ci a permis de mettre en avant des axes d’amélioration notamment sur la thématique de la flexibilité des horaires.

Suite à ces retours, la direction d’ELCIA et le service des Ressources Humaines ont souhaité répondre aux attentes des collaborateurs et développer de nouveaux modes de travail, plus alignés avec la culture (autonomie et management horizontal) et les valeurs de l’entreprise.

Convaincu qu’il convient de placer d’emblée les acteurs au cœur de leurs projets de changement afin de construire les solutions “avec” plutôt que “pour” eux, ELCIA a fait appel à FlexJob pour : concevoir avec les collaborateurs et les managers une organisation des horaires flexibles et accompagner chaque service dans leurs mises en œuvre opérationnelles.

Et depuis ? ELCIA a été élue pour la troisième fois consécutive, meilleure PME de la région Auvergne Rhône-Alpes où les collaborateurs sont heureux de travailler.

« Bien plus qu’une labellisation, HappyAtWork c’est également une enquête menée chaque année auprès de nos salariés. Les retours anonymes de nos collaborateurs nous permettent de définir des axes d’amélioration pour y apporter des réponses concrètes. Ce sont les remontées d’HappyAtWork 2018 qui nous ont par exemple permis de travailler sur les horaires flexibles, que nous avons mis en place au sein d’ELCIA en 2019. Les journées de travail ont ainsi été repensées. Des plages horaires de présence obligatoire (de 10h à 12h et de 14h à 16h) sont accompagnées de plages flexibles. Ces dernières vont de 7h30 jusqu’à 19h, et sont modulables suivant la volonté et les contraintes des salariés. Une flexibilité qui concerne également le report d’heures, chaque salarié pouvant reporter jusqu’à 3h de travail d’une semaine à l’autre. »

Edouard CATRICE, Directeur Général du Groupe ELCIA

Notre constat avant le début du projet

Un questionnaire interne a été transmis à l’ensemble des collaborateurs d’ELCIA. Les répondants ont été représentatifs de la diversité des métiers de l’entreprise. Accueil, commerciaux, formation, R&D, RH, Responsable technique… Chaque « pôle » métier s’est exprimé sur la question du « FlexWork » et des horaires flexibles.

De ce questionnaire, nous avons mis en avant différents points.

Pour les collaborateurs

  • Pratiquement la totalité ont répondu à l’enquête sur les horaires flexibles ;
  • 98% sont pour la mise du « FlexWork » ;
  • 2 collaborateurs sur 3 voient les horaires flexibles comme un moyen de mieux concilier vie pro/vie perso.

Pour les managers

Plusieurs grandes tendances se dessinent, comme le risque que les collaborateurs profitent du « système » pour ne pas réaliser leurs heures et que pratiquement tous les postes sont compatibles avec les horaires flexibles.

Les conditions de réussite du projet « horaires flexibles » chez ELCIA

La moitié des collaborateurs pensait qu’il était nécessaire de mener une réflexion collective concernant les bonnes pratiques des horaires flexibles et 1 collaborateur sur 3 pensait qu’il était indispensable d’implémenter une période d’expérimentation afin que les horaires flexibles soient une réussite. Les managers ont suivi la tendance générale en notifiant l’importance de mener une réflexion collective sur les bonnes pratiques afin de créer une période de « test&learn ».

L’objectif de notre accompagnement

L’enjeu était de co-construire avec les collaborateurs le cadre commun de l’organisation du temps de travail chez ELCIA. Il s’agissait d’offrir plus de souplesse aux salariés en imaginant des modalités adaptées à chaque service. Notre point de vigilance était d’éviter une trop grande disparité des horaires entre les équipes afin qu’elles ne se sentent pas lésées tout en veillant à ce que les différences et les contraintes organisationnelles soient comprises et partagées par tous.

« En France, 45 % des salariés pensent que des horaires de travail plus souples seraient facteur de plus de bien-être et donc de productivité. * »

En France, selon l’enquête 2017 sur la qualité de vie au travail du groupe d’assurance Malakoff Médéric.

Notre méthodologie proposée

  • Cadrer : ensemble, collaborateurs et managers, nous avons pris le temps d’établir une vision partagée autour du projet de mise en place des horaires flexibles au sein de l’entreprise ELCIA ;
  • Inspirer : parce qu’il est difficile de se projeter dans des changements et d’imaginer sans source d’inspiration de nouvelles façons de s’organiser, FlexJob a mené dans un premier temps un temps d’inspiration au travers d’une conférence interactive.
  • Écouter et impliquer : nous avons écouté les collaborateurs pour connaître leurs besoins et envies afin de favoriser l’engagement et la créativité de chacun ;
  • Co-créer : nous avons associé l’ensemble des parties prenantes, clés de la réussite de tout projet de changement, ici la mise en place du « FlexWork », à la conception de vos solutions.

Voici notre planning prévisionnel :

Notre accompagnement auprès des managers

Un temps transversal a été mené avec l’ensemble des managers d’ELCIA. Cette mesure vise à faciliter l’articulation des modalités des horaires flexibles au sein des différents services, de créer des distinctions sans créer d’iniquité et en conservant une certaine homogénéité des pratiques internes.

Les objectifs de cet atelier étaient de :

  • Transmettre les principaux résultats de l’enquête collaborateurs ;
  • Sur la base de la parole des salariés, co-construire une vision partagée et définir les principes directeurs de la future organisation flexible des horaires ;
  • Homogénéiser les pratiques managériales.

Les 3 critères de réussite retenus par le groupe :

  1. Améliorer le bien-être au travail :
    « L’enjeu principal évoqué lors des échanges est d’offrir aux collaborateurs un meilleur équilibre vie pro / vie perso afin de répondre à des contraintes telles « qu’un rendez-vous chez le médecin ».
  2. Permettre une productivité égale, voire supérieure :
    « Les horaires flexibles ne doivent pas être source de désorganisation des équipes. La dimension de responsabilisation de chacun permet, dès lors, aux collaborateurs de prendre en main leurs horaires et d’adapter ces derniers à leur organisation et charge de travail tout en restant dans le respect de l’équipe ».
  3. Communiquer des règles claires, officielles et limpides :
    « Des règles sur les horaires flexibles doivent être dessinées au niveau de l’organisation et des services. Ces dernières ont pour vocation de clarifier les modalités de fonctionnement des horaires flexibles et de faciliter le quotidien des managers et des équipes ».

Notre accompagnement auprès des collaborateurs

À l’issue du premier atelier collaboratif mené avec le CODIR d’ELCIA, nous avons proposé de mener un atelier collaboratif avec des acteurs volontaires issus de chacun des services d’ELCIA. L’enjeu ici a été de réunir un groupe de travail représentatif de la diversité des métiers et des points de vue en présence au sein de l’entreprise pour co-construire équipe par équipe le fonctionnement des horaires flexibles.

Les objectifs de cet atelier étaient de :

  • Transmettre les principaux résultats de l’enquête aux collaborateurs ;
  • Présenter la vision et les principes directeurs de la future organisation flexible des horaires proposés par le CODIR ;
  • Co-construire les règles de fonctionnement adaptées aux différents services.

Les 3 critères de réussite retenus par les 4 groupes :

Suite à la présentation des « critères de réussite » proposés par les managers lors de l’atelier précédent, les collaborateurs ont exprimé leurs sentiments d’être « alignés ». Pour rappel, il s’agissait d’améliorer le bien-être au travail, de permettre une productivité égale, voire supérieure, et de communiquer des règles claires, officielles et limpides.

Les règles de fonctionnement globales de la mise en pratique du « FlexWork » chez ELCIA

Les équipes ont produit les grandes lignes de fonctionnement sur les horaires afin que ces derniers puissent s’adapter et prendre en compte les contraintes de chacun tout en accordant une certaine homogénéité.

Pour un bon fonctionnement, les équipes d’ELCIA souhaitent mettre en place un outil de suivi des heures afin de :

  • Suivre les heures de la semaine ;
  • Informer les membres de l’équipe de la présence de chacun sur le site de l’entreprise.
  • Celui-ci sera déclaratif, rempli par les collaborateurs, obligatoire et consultable aux personnes jugées nécessaires.

Il devra également :

  • Être connecté aux agendas partagés ;
  • Être complété par les équipes en début de semaine pour indiquer les horaires imaginés par chacun ;
  • Être mis à jour en fin de journée pour représenter le volume de travail effectué. L’envoi d’invitation (en dehors des plages de présence obligatoire) doit se faire au moins 48h à l’avance. La personne, si elle accepte l’invitation doit s’engager à être présente ;
  • Chaque équipe s’organise en auto-gestion pour répondre à la charge d’activité en intelligence collective.
  • Les absences exceptionnelles seront gérées de la même manière qu’avant : avec un mail au manager.

Voici le partage d’expérience qu’a fait ELCIA sur leur projet « horaires flexibles ».

Entreprise responsabilisante

Entreprise responsabilisante

Le contexte de notre intervention

Dans un environnement de plus en plus en complexe porté par de multiples mutation à l’oeuvre : révolution digitale, des nouvelles attentes des collaborateurs, la quête de sens dans son travail, les enjeux écologiques, ou encore les phénomènes de crise (comme la crise COVID), de nombreuses entreprises se questionnent sur les nouvelles façons de travailler.
Ce parcours permet d’apporter des éléments de réponses, un cadre de réflexion, des expérimentations pour permettre à l’entreprise d’être une réponse aux enjeux de la société.

Données clés

Durée du projet : 7 étapes clés composées de 5 ateliers participatifs, une learning expedition et une conférence inspirante
Types de participants concernés : Managers et Dirigeants, Chef de Projet
Nombre de participants concernés : 12 participants

Ce qu’a permis notre intervention

  • Identifier des leviers pour favoriser la responsabilisation, l’autonomie et la coopération au sein des entreprises.
  • Déployer des actions concrètes pour porter les enjeux de la responsabilité dans l’entreprise.
  • Comprendre et analyser les interactions du collectif et les postures individuelles.
  • Acquérir par l’expérimentation des méthodes pour travailler autrement.
  • S’appuyer sur un réseau de pairs et bénéficier de retours d’expériences et d’un effet miroir sur ses pratiques et sa posture tout au long du parcours.
Collaboration inter-sites

Collaboration inter-sites

Le cadre de notre intervention :

Réalisation en cours : début du projet décembre 2018 – fin prévue en juin 2020.

Chiffres clés du projet

  • 1500  collaborateurs concernés sur 7  sites
  • 90  personnes écoutées
  • 4 restitutions de diagnostic
  • 1  vision des pratiques collaboratives de demain

Les enjeux de notre intervention : 

  • Faciliter l’appropriation de nouvelles pratiques collaboratives comme vecteur d’une transformation plus large, celle de la culture et des modes de travail.
  • Accompagner l’ensemble de la chaîne hiérarchique
  • Améliorer la transversalité et la communication inter-services afin de désiloter l’organisation et la rendre plus collaborative.
  • Engager largement les collaborateurs dans la performance opérationnelle de l’entreprise.
  • Développer les prises d’initiatives individuelles et les projets collectifs.
  • Favoriser l’attractivité, l’intégration et la fidélisation des collaborateurs.

Après une première phase de diagnostic basée sur l’écoute des Hommes de Kem One, FlexJob a co-construit un plan d’action opérationnel pour développer la collaboration. Au-delà du résultat, ce cheminement permet d’expérimenter concrètement de nouvelles méthodes de travail et ainsi d’engager l’ensemble des collaborateurs dans ce processus de changement. 

Les retours suite à notre intervention

“La profondeur des analyses proposées.”
“La qualité des interventions et des documents de livrables fournis.”
“La complémentarité des intervenants.”
“Les temps d’inspirations, véritables déclencheurs !”
“Une feuille de route agile qui s’adapte aux besoins.”

« Quand on va à un de vos ateliers, on sait qu’on peut compter sur vous et on a juste hâte de découvrir ce que vous nous avez préparé. »

Stéphane DECOUT, Directeur des Ressources Humaines