Learning expedition télétravail oslandia

Une journée chez ... Oslandia

Dans le cadre d'une série de 6 Learning Expedition à Paris et Lille, que FLEXJOB a organisé pour le groupe AG2R La Mondiale, nous sommes allés à la rencontre de Jeanne Cartillier, Chief Office Manager chez OSLANDIA.

 

OSLANDIA est une société innovante spécialisée en systèmes d’information géographique open source. Ils fournissent des prestations de service autour des logiciels open source dont ils sont éditeurs ou experts reconnus. L’une des singularités de l’entreprise réside dans son mode d’organisation puisque les 16 membres de l’équipe sont en télétravail permanent de Brest à Toulouse en passant par Grenoble ou Lyon !

Le télétravail amplifie des choses qui doivent de toutes façons être traitées dans le cadre organisationnel standard.

Le télétravail nous challenge au quotidien et nous oblige à être bons !

Du fait de ce mode d'organisation singulier, la rencontre avec AG2R La Mondiale était particulièrement pertinente pour inspirer les managers présents.

 

Un mode d'organisation exigeant et attractif

La mise en place et la gestion du télétravail doivent reposer sur des motivations et des valeurs communes à tous les collaborateurs pour faciliter sa gestion. L’activité d’OSLANDIA nécessitant des compétences “de niche”, le télétravail permet notamment d'embaucher les talents où ils se trouvent, c’est donc un levier d’attractivité pour le recrutement. 

Les collaborateurs sont également motivés par l’autonomie et l’auto-organisation de la journée de travail que cela permet, avec un équilibre vie pro / perso rendu plus flexible. Cette autonomie implique une responsabilisation forte.

Par la réduction des transports domicile-travail, la dimension écologique est également une valeur partagée. 

Quant à la cohésion, d’équipe, les liens entre collègues télétravailleurs n’en sont pas moins développés, car les efforts de compréhension et de communication sont permanents.

“Paradoxalement, j’ai le sentiment de mieux connaître et collaborer avec mes collègues en télétravail qu’en situation de travail présentiel classique”.

Pour le bon fonctionnement d’une équipe distribuée à distance, un certain nombre de  prérequis sont indispensables, en particulier un réel climat de confiance entre l’employeur et les salariés.

L’accueil et l’accompagnement sont incontournables. Chez OSLANDIA, environ ⅔ des nouveaux embauchés n’avaient pas l’expérience du télétravail auparavant.

Un système de tutorat a notamment été mis en place pour faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs en contexte de télétravail : il s’agit d’un accompagnement par un pair, qui représente un interlocuteur et un soutien privilégié pendant les premiers mois dans l’entreprise.

Des outils collaboratifs pluriels et performants sont également la clé de ce mode de fonctionnement. Si le chat ou la visioconférence (ils utilisent Zoom) ne fonctionnent pas, les échanges deviennent impossibles. Framasoft propose beaucoup d'outils en ligne gratuits comme le Framapad pour l’édition collaborative de compte-rendu de réunion.

Confiance et télétravail

 

Qui n'est pas un long fleuve tranquille ...

Comme toute entreprise, Oslandia a rencontré son lot de difficultés en construisant de façon itérative son modèle organisationnel fondé notamment sur le travail à distance.

“Mais il n’y a jamais eu la volonté de faire marche arrière, on est plutôt dans une quête permanente d’amélioration de notre fonctionnement pour l’approfondir”

L’acculturation client

C’est une chose de travailler à distance en interne, c’en est une autre de le faire avec ses clients ! Oslandia s’emploie à acculturer ses clients au travail à distance, ce qui pose des questions de culture professionnelle, d’habitudes mais également d’outils. C’est le plus souvent en faisant la preuve par l’exemple que les clients adoptent progressivement les méthodes et réflexes du travail à distance.

Un besoin fort d'écrit 

La traçabilité est encore plus essentielle que dans des entreprises "classiques" pour être en mesure de partager et de transmettre, afin d’éviter le risque d'isolement et de perte d'information. L'information de l’entreprise est structurée sur Gitlab, avec un wiki d’une part et un système de boards et tickets d’autre part, pour le suivi de l’activité commerciale, de l’activité de production, de formation…

Des réunions de qualité

Le fait de réaliser les réunions à distance et en visioconférence amplifie les écueils traditionnellement liés aux réunions et force donc à une préparation et une animation rigoureuse. Au-delà de l’élaboration participative des ordres du jour, les réunions à Oslandia compte le plus souvent l’attribution en début de réunion de rôles tournants :

  • L'animateur ;
  • Le scribe ;
  • Le "méta", en charge de faire part de son regard sur la conduite de la réunion en termes d'atteintes des objectifs, qualité des débats, gestion du temps etc.
  • Et parfois le facilitateur graphique.

 

À lire aussi : La réunionite, on en parle ?

 

La prévention des risques psycho-sociaux

Les risques principaux liés au télétravail sont le stress, l’isolement, ou le burn-out ... En effet, la personne est moins bornée par un rythme avec les collègues et les pauses, elle est moins entourée d'oreilles pour écouter les difficultés rencontrées.

“Le télétravail, c’est une hygiène quotidienne, ce n’est pas juste une question de charte rédigée une fois pour toutes.”

Echange sur learning expedition

Merci aux managers participants !

En 10 ans, l'entreprise a rencontré des difficultés en termes de gestion de ressources humaines spécifiques au télétravail, et en a tiré des enseignements et mis en place des process permettant d’y répondre. Voici quelques-unes des initiatives mises en place à Oslandia :

  • Panacher télétravail à la maison et en espace de coworking. Au-delà de la prime de télétravail, l'entreprise prend en charge l'abonnement en espace de co-working des salariés intéressés.
  • Mise en place d'un accompagnement externe psycho-social. Une coach externe accompagne l'entreprise, de manière collective et individuelle afin de favoriser la communication interpersonnelle et la collaboration en contexte de travail à distance.
  • Organisation de séminaires résidentiels d'entreprise  à un rythme quadrimestriel permettant de coproduire le projet d'entreprise en présentiel.

La conviction et l'expérience d'Oslandia démontrent que le fonctionnement d'une équipe complète en travail à distance est possible. Une condition : prendre le sujet au sérieux et transformer ce défi en opportunité d'innovations permanentes au quotidien !

 

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