Du blabla à l'action : transformons nos réunions !

En entreprise, les réunions sont finalement comme les mails : indispensables car utiles mais souvent mal ou trop utilisées. Au final, cela nuit à la pertinence de leur utilisation en tant qu'outil de communication ou de prise de décision.

La réflexion que nous avons concernant ces deux points est la suivante : l'outil (une réunion) n'est pas mal ou bien en soi, c'est l'utilisation que l'on en fait qui est capitale. Aujourd'hui, seuls 12% des cadres estiment que "toutes" les réunions auxquelles ils participent sont "réellement productives et efficaces". Et si on s'intéressait aux bonnes pratiques pour changer cela simplement ?

 

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1. Comment préparer une réunion ?

Différentes étapes clés doivent être suivies lorsque l'on organise une réunion. De manière assez logique, la première question que l'on doit se poser est la suivante : "Pourquoi est-ce que j'organise cette réunion ?" ; "Dans quel but ?". Répondre à cette question vous permet de clarifier votre ordre du jour pour pouvoir ensuite le transmettre et le présenter aux participants.

Une fois que vous avez votre sujet de réunion, questionnez-vous sur les personnes qu'il est nécessaire de convier à participer. Souvent, le désengagement en réunion et la perte d'attention sont provoqués par le fait que des participants ne savent tout simplement pas ce qu'ils font là ! Interrogez-vous sur les compétences, les expertises dont vous avez besoin pour mener à bien la réunion. Aussi, s'il y a trop de participants, cela peut nuire à la productivité et la créativité de votre réunion.

Au sein d'Amazon, Jeff Bezos a institué la règle des "2 pizzas" pour réguler le nombre de participants à une réunion. C'est-à-dire que 2 pizzas doivent être suffisantes pour nourrir toutes les personnes participants à votre réunion. NDLR : On parle ici de pizza US, leur taille doit être sensiblement différente des pizzas françaises !

Une fois que vous avez votre ordre du jour, priorisez les sujets liés à ce dernier. Dans quel ordre faut-il les traiter ? De combien de temps aurons-nous besoin ? Quels sont les sujets urgents ? Les sujets importants ?

Après ces quelques étapes très simples (et pourtant bien trop souvent négligées !), vous pouvez inviter les participants à prendre part à votre réunion. C'est à ce moment-là que vous pouvez inviter les participants à prendre part à votre réunion. Transmettez l'invitation en précisant l'ordre du jour, le lieu de rendez-vous, la durée prévue ... Autrement dit, transmettez toutes les informations que vous souhaiteriez avoir lorsque vous participez à une réunion !

Il peut aussi être judicieux de profiter de l'invitation pour impliquer les participants dans la préparation de la réunion. Vous pouvez leur demander de réagir par rapport au programme de votre réunion, leur demander un travail préparatoire pour être plus efficace le jour J. Cela permet de démarrer la réunion en étant bien au fait des enjeux qui vont être abordés et permet donc d'éviter d'arriver les mains dans les poches sans savoir pourquoi on est là ...

Dans certaines entreprises, les réunions commencent par un temps de silence qui sert à prendre ou reprendre connaissance de documents qui sont importants et nécessaires pour traiter le sujet du jour.

 

2. Comment animer une réunion ?

Le jour J est arrivé, les participants sont présents pour assister à la réunion que vous avez organisée. Avant même que les participants arrivent, appropriez-vous l'espace : si cela est possible, n'hésitez pas à modifier la configuration de la salle pour que cela soit plus adapté à la manière dont vous souhaitez traiter le sujet.

Ensuite, une fois les participants présents, commencez par rappeler le cadre prévu : objectif, durée, principales étapes prévues pour tendre vers l'objectif, bienveillance, règles pour les prises de paroles etc.

Vous pouvez aussi définir des rôles pour garantir le bon fonctionnement de la réunion et demander aux participants s'ils souhaitent se porter volontaires pour un rôle : gardien du temps, garant du compte-rendu ...

Ensuite, pour mettre les participants en dynamique, vous pouvez commencer votre réunion par un icebreaker avant d'aborder le sujet du jour.

Déroulez ensuite votre programme et animez la réunion de manière à encourager la prise de parole et les initiatives des participants.

Si un point prend plus de temps à traiter que ce que vous aviez prévu, vous pouvez demander rapidement un vote à main levée. Main levée pour approfondir ce point quitte à ne pas en traiter d'autres / Main baissée pour reporter le traitement de ce point à plus tard. Cela a deux bénéfices : l'approbation et l'engagement du groupe pour avancer.

En réunion, il arrive aussi qu'un sujet non planifié fasse son apparition dans les échanges. En interne, chez FlexJob, nous avons mis en place un "parking lot". Sur ce dernier, nous marquons tous les sujets non planifiés qui font leur apparition pendant la réunion. Cela nous permet de ne pas les oublier et de rester concentrés sur notre réunion. Une fois la réunion terminée, nous reprenons les sujets de ce parking lot et décidons de leur mode de traitement collectivement.

 

Coup de cœur : l'organisation des réunions dans une entreprise en remote à 100% !

 

3. Comment capitaliser sur le travail effectué en réunion ?

Si vous avez défini des rôles, et notamment celui de "scribe" (garant du compte-rendu), vous disposez déjà d'une trace de ce qui a été réalisé pendant la réunion, que vous pouvez synthétiser pour en faire ressortir les points clés à des fins de communication interne.

Si votre réunion a abouti à des prises de décisions, pensez à faire suivre l'information aux personnes concernées. Si votre temps de travail a conduit à l'élaboration d'un plan d'action, faites l'effort de cadrer ce plan d'action : ressources, temps, collaborateurs concernés ... Point important et trop souvent oublié également : définissez collectivement la prochaine grande étape suite à cette réunion et si nécessaire fixez d'ores et déjà la date de votre prochaine réunion pour faire un point d'étape par rapport à votre plan d'action.

En fin de réunion, vous pouvez échanger sur des "petits pas". Autrement dit, des actions simples et rapides à mettre en place. Chacun peut s'autofixer un ou des petits pas à faire après la réunion et les partager avec le groupe. Cela permet d'engager des actions directement plutôt que de quitter la réunion les mains dans les poches sans trop savoir à quoi a servi le temps investi. 

Nous organisons des parcours inter-entreprises sur le sujet des réunions pour aborder ce sujet et ainsi créer des communautés de travail et de partage entre pairs. Contactez-nous pour en savoir plus !