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Un constat sans appel sur les réunions
Le nombre de jours travaillés par an est d’environ 220 jours et les cadres passent en moyenne 24 jours par an en réunion – plus de 10% de leur temps de travail annuel ! (d’après une étude publiée par Wisembly/IFOP)
Autre constat édifiant : sur ces 24 jours de réunions, les cadres estiment le poids des réunions inefficaces à environ 10 jours par an !
Le diagnostic de la réunionite, cette « manie de faire des réunions » fait presque l’unanimité. Maintenant la réunion reste un mode de prise de décisions privilégié et efficace : tout n’est pas à jeter, loin de là. Les salariés français sont d’ailleurs très attachés à ces temps qui rythment leur vie professionnelle.
On se penche sur les facteurs qui rendent de nombreuses réunions improductives et on vous présente quelques manières d’innover en réunion pour ne plus perdre votre temps et gagner du temps de travail effectif !
Pourquoi certaines réunions sont-elles inefficaces ?
Souvent, des réunions qui sont improductives n’ont tout simplement pas respecté quelques règles de base. Règles de bon sens qui demandent malgré tout un peu de discipline dans l’application. Nous connaissons tous ces principes de fonctionnement, mais nous sommes peu à les appliquer : c’est un premier axe d’amélioration à la portée de tout le monde : définir un ordre du jour, des objectifs clairs … On refait le point :
- Tous les invités à la réunion sont-ils bien concernés par cette dernière ? Est-ce que je sais pourquoi ma présence est requise ?
- L’ordre du jour de la réunion est-il bien défini ? Sinon, c’est tout simplement faire une réunion pour faire une réunion – on a vu mieux en termes d’efficacité ! Une réunion doit avoir un objet précis et ne pas traiter de multiples sujets. Autrement, c’est l’assurance de s’égarer et de sortir de la réunion en ayant la sensation de frustration de ne pas avoir avancé.
- Avoir un animateur – un garant du bon déroulement de la réunion
- Établir et respecter des règles pendant la durée des réunions : prise de parole, durée, couper les téléphones et les ordinateurs …
- En début de réunion, ne pas hésiter à demander aux collaborateurs présents leurs attentes (possible si et seulement si l’ordre du jour a été bien défini !)
- Après une réunion, toujours envoyer un rapide compte-rendu reprenant les points abordés et les décisions prises ainsi que les ressources allouées à la mise en œuvre de chaque décision.
Ensuite, le format de réunion classique comporte d’autres écueils qui sont dus au fait que le format ne favorise pas forcément la coopération.
Toujours d’après l’étude Wisembly, 56% des cadres disent rencontrer des difficultés à prendre la parole en réunion (autocensure, parole monopolisée par certains participants …). Il est donc intéressant de se pencher sur des formats qui facilitent la prise de parole. Selon le sujet, il peut être possible de remplacer la réunion par un atelier collaboratif où les participants sont dans un cadre où il est plus aisé de s’exprimer.
Enfin, la majorité du temps, nous nous enfermons dans un carcan que personne ne nous a imposé pour les réunions (venir avec un powerpoint par exemple). Personne ne vous oblige à faire de cette façon !
À vous d’innover : sollicitations d’avis, co-construction de la réunion, ice-breaker en guise d’introduction … Personne ne vous empêche de sortir du cadre pour en finir avec la réunionite aiguë !
Le décisiomètre de la prise de réunion :
De nouvelles manières de faire des réunions
Optimiser les réunions, c’est aussi les simplifier, varier les formats et les manières de les animer !
En interne, on a testé de nombreuses idées et manières de faire pour être le plus efficace possible et ne pas perdre notre temps en réunion. Focus sur un type de réunion que nous avons adopté.
Le stand-up meeting
Inspiré du daily stand-up meeting que l’on retrouve dans le framework de gestion de projet informatique Scrum c’est un format de réunion très dynamique. Il peut être utilisé de manière très régulière pour favoriser l’esprit d’équipe et l’entraide en permettant une transmission d’informations rapide.
Sur la forme : les participants sont debout et forment un cercle. Une personne est garante du respect du temps de parole par participant. Chacun s’exprime tour à tour, en 3 minutes maximum en répondant aux questions suivantes :
- Qu’est-ce que j’ai fait de nouveau qui a bien fonctionné et qui peut être utile à l’équipe ?
- Qu’est-ce que je vais faire qui peut être utile à l’équipe ?
- Quelle difficulté ai-je rencontrée sur laquelle l’équipe pourrait m’aider ?
- De quoi ai-je besoin ?
Pour une équipe de 5 personnes, votre réunion dure 20 minutes grand maximum ! Le fait de rester debout pendant la réunion oblige naturellement à aller à l’essentiel et à ne pas digresser outre mesure.
En interne, dès qu’une digression survient, nous ne l’abordons pas mais nous notons la remarque sur ce que nous appelons notre « parking lot ». En fin de réunion, nous reprenons les éléments notés un par un via le prisme suivant :
- Est-ce que tous les participants sont concernés par ce sujet ? Si oui, nous votons pour savoir si nous l’abordons directement ou si nous devons prévoir un temps pour le traiter. Sinon, les participants concernés s’organisent entre eux pour le traiter.
Cela permet d’éviter les non-dits tout en gardant un format de réunion dynamique et efficace.D’après l’étude Wisembly/IFOP, plus les réunions sont courtes et rares, plus elles sont jugées efficaces et productives par les participants ! On confirme.
Le ROTI : l’amélioration continue de vos réunions
Aussi, après chaque réunion que nous faisons, nous évaluons le retour sur le temps investi (R.O.T.I – Return On Time Invested) à main levée. Nous notons le temps passé en réunion de 1 à 5 avec nos doigts :
1 doigt : Inutile, j’ai perdu mon temps.
2 doigts : Des points utiles, mais le temps passé en réunion est trop long par rapport à ce que j’en retire.
3 doigts : Moyenne. Je n’ai pas perdu mon temps mais je ne retire rien d’exceptionnel de cette réunion.
4 doigts : J’estime que le temps passé était rentable.
5 doigts : La réunion m’a apporté bien plus que le temps que j’y ai passé !
L’idée de ce rapide retour d’expérience est d’améliorer continuellement vos réunions pour viser la note de 4 / 5 rapidement. Vous recueillez les avis des participants “ex : J’ai noté cette réunion 2 car je pense que ma présence n’était pas requise” / “J’ai mis 3 à cette réunion, je pense que nous avons fait trop de digressions” / “2 car nous n’avions pas d’objectif clair” … Cela vous permet d’ajuster le tir sur les rendez-vous suivants.
Nous animons régulièrement des parcours de formation inter-entreprises sur le sujet des réunions.
La réunionite : bientôt la fin ?
La prise de conscience de l’inflation des réunions inefficaces est partagée par tous. Quelques moyens simples peuvent vous permettre de partir à la reconquête de ce temps souvent perdu ! Les manières alternatives de faire sont nombreuses, il n’appartient qu’à vous d’oser tester pour en finir avec la réunionite !
Vous souhaitez vous faire accompagner dans l’évolution des modes de travail dans votre organisation ? Contactez-nous !