Accompagner 400 collaborateurs vers le déploiement du télétravail

De 0 à 400 télétravailleurs en quelques mois : mission impossible ?

Nous avons été sollicités par La France Mutualiste pour un projet en deux phases :

  1. Engager managers et collaborateurs dans la co-construction de l'accord collectif télétravail ;
  2. Déployer le télétravail de manière efficace et pérenne auprès de 440 collaborateurs et managers.

Tout cela en répondant à l'objectif de la démarche : améliorer la qualité de vie au travail grâce à la flexibilité, organiser les temps individuels et les temps collectifs et contribuer à l'excellence opérationnelle et à l'innovation. Confiance, autonomie et responsabilisation sont les principes fondamentaux sur lesquels repose ce mode d'organisation. Retour sur cette démarche collaborative d'accompagnement pour faciliter le déploiement du télétravail.

 

Créer des espaces de dialogue

Le premier temps de notre intervention a consisté en un travail de sensibilisation aux enjeux du télétravail auprès d'un groupe de 50 collaborateurs et managers. L'objectif étant de pouvoir créer des espaces de dialogue et d'échange sur le sujet avant de commencer à construire l'accord collectif d'entreprise.

Pour ce faire, nous avons organisé des ateliers construits autour de l'utilisation de notre jeu "30 jours pour télétravailler". C'est un jeu de plateau collaboratif qui permet d'abord la pratique et la culture du télétravail de manière individuelle et collective.

L'approche ludopédagogique associée à des techniques de facilitation en intelligence collective permet d'engager les équipes au cœur d'une réflexion et d'une acculturation collective. Cette démarche a pour résultat de permettre d'échanger pour arriver à dessiner les contours du cadre et de la mise en œuvre du télétravail. Le jeu permet de recueillir les craintes, d'identifier les freins éventuels, mais aussi et surtout l'expression et la collecte des besoins et attentes des collaborateurs et managers.

En parallèle, une expérimentation du télétravail a été initiée auprès d'un groupe projet pour "tester" la pratique du télétravail et pouvoir bénéficier de retours d'expériences concrets sur le sujet pour se placer dans une démarche d'amélioration continue.

 

Co-construire la charte

Grâce au travail réalisé lors des sessions autour du jeu et aux retours d'expériences du groupe pilote de télétravailleurs, l'étape suivante de notre accompagnement a consisté en la formalisation d'un accord collectif d'entreprise. Sur la base des données recueillies avec "30 jours pour télétravailler", nous avons accompagné un groupe de travail constitué de volontaires vers la formalisation de l'accord collectif. Ce groupe rassemblait 16 collaborateurs et 16 managers avec une volonté de représentativité de l'ensemble des équipes.

Au sein de ce groupe, nous avons organisé 2 sessions de co-construction à destination des collaborateurs et des managers. En parallèle, nous avons fait le même travail avec les syndicats.

"Cela a permis beaucoup d'échanges entre la vision managériale et collaborateurs."

Résultat ? Une charte co-construite répondant aux besoins exprimés par l'ensemble des parties prenantes internes de l'entreprise et validée dans sa première version formalisée ! Les différentes sessions de co-construction ont également permis d'aboutir à des guides de fonctionnement du télétravail à destination des managers et des collaborateurs.

 

Co-construction du déploiement et des règles de vie

Cette dernière phase a concerné 440 collaborateurs et managers du groupe LFM.

Une fois la charte et les guides de fonctionnement formalisés, un temps a été dédié pour accompagner les managers vers l'adoption et l'appropriation de la posture du télémanager.

"Bonne animation. Belle écoute. Manière agréable et constructive de susciter, plus que je ne l'aurais cru, les échanges et le débat, de challenger les idées reçues, de laisser s'exprimer perceptions et appréhensions, de faire remonter les points positifs et négatifs et d'envisager et co-construire ainsi un cadre efficace."Nabila Ait Samadi, Responsable animation et conduite du changement

Nous avons ouvert une zone de dialogue auprès des managers avec de nouvelles sessions autour du jeu "30 jours pour télétravailler" tout en menant des actions de formation au management à distance par rapport aux situations qui remontaient à la suite de l'usage du jeu. Cela a permis une réponse rapide à certains écueils rencontrés dans une démarche d'amélioration continue bénéfique pour toutes les parties prenantes impliquées.