Le télétravail ne s’improvise pas ! On ne peut pas dire à ses collaborateurs « demain, tout le monde télétravaille ! » sans avoir mis en place un certain nombre d’étapes en amont et réfléchi aux impacts sur l’organisation quotidienne de votre entreprise.
Le télétravail est une nouvelle forme de collaboration entre une entreprise et ses salariés. Comme avec tout ce qui est nouveau, il convient de procéder de manière réfléchie. Le télétravail bouleverse nos manières de travailler en nous permettant d’effectuer nos missions depuis notre domicile, dans un espace de coworking, lorsque l’on est en déplacement …
Télétravail : pas de recette magique !
Le premier point à avoir à l’esprit lorsque l’on s’engage dans une démarche de déploiement du télétravail est le suivant : un copier-coller de ce qu’a fait une autre entreprise risque de ne pas fonctionner dans votre entreprise. En effet, chaque entreprise est unique du fait de ses métiers, ses process, ses manières de travailler, son histoire et les Hommes qui la compose.
Les bonnes pratiques pour déployer le télétravail
Même s’il n’est pas possible de copier-coller ce que fait le voisin, on peut se reposer sur un ensemble de bonnes pratiques pour se poser les bonnes questions dans votre process de mise en place du télétravail.
La clef de voûte d’un projet réussi de mise en place du télétravail réside dans l’engagement des parties prenantes. En effet, vous aurez beau élaborer un plan de déploiement du télétravail pendant des mois en pensant tous les moindres détails, si à aucun moment vous ne consultez vos collaborateurs, le système mis en place peut être très éloigné de leurs besoins réels.
Pour éviter ce type d’écueils, une des clés est de s’inspirer de la méthodologie du design thinking.
Engager ses collaborateurs grâce à la mise en place du télétravail
De manière assez simple, le design thinking c’est une méthodologie centrée sur l’utilisateur (dans le cas du télétravail, les utilisateurs = les collaborateurs). Cette approche permet de se placer dans une logique de co-construction grâce au dialogue constant entre porteurs de projet et « utilisateurs ». Pour comprendre au mieux le besoin, le design thinking alterne phase d’écoute (empathie), de créativité, de déploiement itératif (on teste et on ajuste).
On peut par exemple réaliser des ateliers collaboratifs à destination des collaborateurs pour les inviter à s’exprimer et à réfléchir à leur besoin.
L’avantage le plus parlant de cette méthode dans le cadre du déploiement du télétravail est que cela permet d’identifier de potentiels freins existants, mais aussi et surtout de répondre à des besoins qui ne sont pas forcément explicités naturellement par les « utilisateurs » !
Cette première phase d’expérimentation permet de se placer au plus proche des besoins de l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise.
Un exemple concret : ESPACIL
ESPACIL HABITAT à récemment lancé une démarche participative sur la thématique du télétravail. Or aujourd’hui le télétravail se déploie de plus en plus sans forcément creuser les besoins utilisateurs.
La vraie question à notre sens est de s’intéresser aux fonctionnements des équipes pour que cette forme de travail réponde à un besoin.
Mais comment le design thinking s’utilise dans une démarche comme celle-ci ?
Pour répondre à cette question, nous nous arrêterons sur les deux premières étapes qui doivent représenter 70-80% du travail : une phase d’écoute et d’empathie pour comprendre le besoin puis une phase de définition des axes prioritaires en fonction des besoins qui ont émergé lors de la première phase.
Qu’est-ce que l’empathie vient faire là-dedans ?
Il est essentiel, quel que soit la démarche d’avoir une phase d’empathie et donc de se mettre à la place de. Comment voulez-vous déployer le télétravail de manière pérenne si la DRH ou la direction juridique prend ses décisions depuis sa tour d’ivoire sans questionner les pratiques, les méthodes de travail, les craintes, les envies, les bénéfices, les contraintes …
Vous risqueriez de déployer un accord télétravail qui serait alors contre-productif, car incompris et vécu comme étant imposé.
L’une des stratégies possibles et choisie par ESPACIL a été de rassembler les différentes parties prenantes pour comprendre le fonctionnement des uns et des autres, faire ressortir les points qui nécessitaient le plus de réflexion, mais surtout, surtout construire une organisation de cette forme de travail répondant aux besoins de l’entreprise et des collaborateurs.
Comment cela s’est-il passé concrètement ?
60 collaborateurs par session de 15 personnes ont travaillé ensemble pendant deux jours. Deux jours pendant lesquels, des membres du COMEX aux représentants du personnel en passant par les managers et certains collaborateurs du groupe QVT ont pu échanger, partager leurs points de vue, leurs craintes, les bénéfices attendus
Dans ce cas précis, les ateliers ont été basés sur notre jeu collaboratif « 30 jours pour télétravailler » afin de faciliter les temps d’échange.
Les bénéfices retirés ont été nombreux lors de cette phase d’écoute :
- Les collaborateurs ont été impliqués et écoutés ;
- Ils ont participé à l’élaboration de l’évolution des méthodes de travail au sein de leur organisation ;
- Ils ont pu se mettre « à la place de » et comprendre les points de vue qui n’étaient pas les leurs : « je comprends le point de vue de mon manager désormais » (et inversement !) ;
- Avoir un effet miroir entre pairs pour faire évoluer les pratiques.
Définition des axes prioritaires
Une fois la phase d’écoute et d’empathie effectuée, vient alors la définition des axes prioritaires.
Ce moment stratégique dans la gestion des projets devient tellement plus facile et évident lorsque l’ensemble des parties prenantes ont pu échanger entre eux. Tellement plus facile puisque les participants ont exprimé les irritants et les enjeux en fonction de leur travail.
En partant de cela, il s’agit ensuite de définir les grandes lignes de chaque axe de travail retenu.
Vient alors la question de la définition des périmètres :
- Que faut-il cadrer de manière globale dans un accord collectif et d’entreprise ?
- Que faut-il laisser avec une certaine souplesse pour que chaque équipe / département l’adapte en fonction de ses pratiques et de son organisation du travail ?
Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous n’avez plus qu’à formaliser les modalités de déploiement du télétravail et les communiquer à l’ensemble de vos collaborateurs. Le déploiement sera fortement facilité par le fait que nombre de collaborateurs auront été impliqués dans le processus de construction des modalités de déploiement.