Déployer et pérenniser le télétravail

Déployer et pérenniser le télétravail

Le télétravail ne s’improvise pas ! On ne peut pas dire à ses collaborateurs « demain, tout le monde télétravaille ! » sans avoir mis en place un certain nombre d’étapes en amont et réfléchi aux impacts sur l’organisation quotidienne de votre entreprise.

Le télétravail est une nouvelle forme de collaboration entre une entreprise et ses salariés. Comme avec tout ce qui est nouveau, il convient de procéder de manière réfléchie. Le télétravail bouleverse nos manières de travailler en nous permettant d’effectuer nos missions depuis notre domicile, dans un espace de coworking, lorsque l’on est en déplacement …

Télétravail : pas de recette magique !

Le premier point à avoir à l’esprit lorsque l’on s’engage dans une démarche de déploiement du télétravail est le suivant : un copier-coller de ce qu’a fait une autre entreprise risque de ne pas fonctionner dans votre entreprise. En effet, chaque entreprise est unique du fait de ses métiers, ses process, ses manières de travailler, son histoire et les Hommes qui la compose.

Les bonnes pratiques pour déployer le télétravail

Même s’il n’est pas possible de copier-coller ce que fait le voisin, on peut se reposer sur un ensemble de bonnes pratiques pour se poser les bonnes questions dans votre process de mise en place du télétravail.

La clef de voûte d’un projet réussi de mise en place du télétravail réside dans l’engagement des parties prenantes. En effet, vous aurez beau élaborer un plan de déploiement du télétravail pendant des mois en pensant tous les moindres détails, si à aucun moment vous ne consultez vos collaborateurs, le système mis en place peut être très éloigné de leurs besoins réels.

Pour éviter ce type d’écueils, une des clés est de s’inspirer de la méthodologie du design thinking.

Engager ses collaborateurs grâce à la mise en place du télétravail

De manière assez simple, le design thinking c’est une méthodologie centrée sur l’utilisateur (dans le cas du télétravail, les utilisateurs = les collaborateurs). Cette approche permet de se placer dans une logique de co-construction grâce au dialogue constant entre porteurs de projet et « utilisateurs ». Pour comprendre au mieux le besoin, le design thinking alterne phase d’écoute (empathie), de créativité, de déploiement itératif (on teste et on ajuste).

On peut par exemple réaliser des ateliers collaboratifs à destination des collaborateurs pour les inviter à s’exprimer et à réfléchir à leur besoin.

L’avantage le plus parlant de cette méthode dans le cadre du déploiement du télétravail est que cela permet d’identifier de potentiels freins existants, mais aussi et surtout de répondre à des besoins qui ne sont pas forcément explicités naturellement par les « utilisateurs » !

Cette première phase d’expérimentation permet de se placer au plus proche des besoins de l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise.

Un exemple concret : ESPACIL

ESPACIL HABITAT à récemment lancé une démarche participative sur la thématique du télétravail. Or aujourd’hui le télétravail se déploie de plus en plus sans forcément creuser les besoins utilisateurs.

La vraie question à notre sens est de s’intéresser aux fonctionnements des équipes pour que cette forme de travail réponde à un besoin.

Mais comment le design thinking s’utilise dans une démarche comme celle-ci ?

Pour répondre à cette question, nous nous arrêterons sur les deux premières étapes qui doivent représenter 70-80% du travail : une phase d’écoute et d’empathie pour comprendre le besoin puis une phase de définition des axes prioritaires en fonction des besoins qui ont émergé lors de la première phase.

Qu’est-ce que l’empathie vient faire là-dedans ?

Il est essentiel, quel que soit la démarche d’avoir une phase d’empathie et donc de se mettre à la place de. Comment voulez-vous déployer le télétravail de manière pérenne si la DRH ou la direction juridique prend ses décisions depuis sa tour d’ivoire sans questionner les pratiques, les méthodes de travail, les craintes, les envies, les bénéfices, les contraintes …

Vous risqueriez de déployer un accord télétravail qui serait alors contre-productif, car incompris et vécu comme étant imposé.

L’une des stratégies possibles et choisie par ESPACIL a été de rassembler les différentes parties prenantes pour comprendre le fonctionnement des uns et des autres, faire ressortir les points qui nécessitaient le plus de réflexion, mais surtout, surtout construire une organisation de cette forme de travail répondant aux besoins de l’entreprise et des collaborateurs.

Comment cela s’est-il passé concrètement ?

60 collaborateurs par session de 15 personnes ont travaillé ensemble pendant deux jours. Deux jours pendant lesquels, des membres du COMEX aux représentants du personnel en passant par les managers et certains collaborateurs du groupe QVT ont pu échanger, partager leurs points de vue, leurs craintes, les bénéfices attendus

Dans ce cas précis, les ateliers ont été basés sur notre jeu collaboratif « 30 jours pour télétravailler » afin de faciliter les temps d’échange.

Les bénéfices retirés ont été nombreux lors de cette phase d’écoute :

  • Les collaborateurs ont été impliqués et écoutés ;
  • Ils ont participé à l’élaboration de l’évolution des méthodes de travail au sein de leur organisation ;
  • Ils ont pu se mettre « à la place de » et comprendre les points de vue qui n’étaient pas les leurs : « je comprends le point de vue de mon manager désormais » (et inversement !) ;
  • Avoir un effet miroir entre pairs pour faire évoluer les pratiques.

Définition des axes prioritaires

Une fois la phase d’écoute et d’empathie effectuée, vient alors la définition des axes prioritaires.

Ce moment stratégique dans la gestion des projets devient tellement plus facile et évident lorsque l’ensemble des parties prenantes ont pu échanger entre eux. Tellement plus facile puisque les participants ont exprimé les irritants et les enjeux en fonction de leur travail.

En partant de cela, il s’agit ensuite de définir les grandes lignes de chaque axe de travail retenu.

Vient alors la question de la définition des périmètres :

  • Que faut-il cadrer de manière globale dans un accord collectif et d’entreprise ?
  • Que faut-il laisser avec une certaine souplesse pour que chaque équipe / département l’adapte en fonction de ses pratiques et de son organisation du travail ?

Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous n’avez plus qu’à formaliser les modalités de déploiement du télétravail et les communiquer à l’ensemble de vos collaborateurs. Le déploiement sera fortement facilité par le fait que nombre de collaborateurs auront été impliqués dans le processus de construction des modalités de déploiement.

Co-construire un accord collectif télétravail

Co-construire un accord collectif télétravail

Le cadre du projet

Nous avons été sollicités par La France Mutualiste pour un projet en deux phases :

  1. Engager managers et collaborateurs dans la co-construction de l’accord collectif télétravail ;
  2. Déployer le télétravail de manière efficace et pérenne auprès de 440 collaborateurs et managers.

Tout cela en répondant à l’objectif de la démarche : améliorer la qualité de vie au travail grâce à la flexibilité, organiser les temps individuels et les temps collectifs et contribuer à l’excellence opérationnelle et à l’innovation. Confiance, autonomie et responsabilisation sont les principes fondamentaux sur lesquels repose ce mode d’organisation. Retour sur cette démarche collaborative d’accompagnement pour faciliter le déploiement du télétravail.

Créer des espaces de dialogue

Le premier temps de notre intervention a consisté en un travail de sensibilisation aux enjeux du télétravail auprès d’un groupe de 50 collaborateurs et managers. L’objectif étant de pouvoir créer des espaces de dialogue et d’échange sur le sujet avant de commencer à construire l’accord collectif d’entreprise.

Pour ce faire, nous avons organisé des ateliers construits autour de l’utilisation de notre jeu « 30 jours pour télétravailler ». C’est un jeu de plateau collaboratif qui permet d’abord la pratique et la culture du télétravail de manière individuelle et collective.

L’approche ludopédagogique associée à des techniques de facilitation en intelligence collective permet d’engager les équipes au cœur d’une réflexion et d’une acculturation collective. Cette démarche a pour résultat de permettre d’échanger pour arriver à dessiner les contours du cadre et de la mise en œuvre du télétravail. Le jeu permet de recueillir les craintes, d’identifier les freins éventuels, mais aussi et surtout l’expression et la collecte des besoins et attentes des collaborateurs et managers.

En parallèle, une expérimentation du télétravail a été initiée auprès d’un groupe projet pour « tester » la pratique du télétravail et pouvoir bénéficier de retours d’expériences concrets sur le sujet pour se placer dans une démarche d’amélioration continue.

Découvrez aussi notre formation : Mieux télétravailler

Co-construire la charte télétravail

Grâce au travail réalisé lors des sessions autour du jeu et aux retours d’expériences du groupe pilote de télétravailleurs, l’étape suivante de notre accompagnement a consisté en la formalisation d’un accord collectif d’entreprise. Sur la base des données recueillies avec « 30 jours pour télétravailler », nous avons accompagné un groupe de travail constitué de volontaires vers la formalisation de l’accord collectif. Ce groupe rassemblait 16 collaborateurs et 16 managers avec une volonté de représentativité de l’ensemble des équipes.

Au sein de ce groupe, nous avons organisé 2 sessions de co-construction à destination des collaborateurs et des managers. En parallèle, nous avons fait le même travail avec les syndicats.

« Bonne animation. Belle écoute. Manière agréable et constructive de susciter, plus que je ne l’aurais cru, les échanges et le débat, de challenger les idées reçues, de laisser s’exprimer perceptions et appréhensions, de faire remonter les points positifs et négatifs et d’envisager et co-construire ainsi un cadre efficace. »

Nabila Ait Samadi, Responsable animation et conduite du changement

Résultat ? Une charte co-construite répondant aux besoins exprimés par l’ensemble des parties prenantes internes de l’entreprise et validée dans sa première version formalisée ! Les différentes sessions de co-construction ont également permis d’aboutir à des guides de fonctionnement du télétravail à destination des managers et des collaborateurs.

Acculturation au télétravail

Acculturation au télétravail

Périmètre du projet

L’ensemble de l’entreprise collaborateurs (500) et managers (60).

Déroulement du parcours d’accompagnement

Un webinaire sur le management hybride et à distance, une learning expedition sur les bonnes pratiques du télétravail auprès de la région Île de France et Orange, un webinaire collaborateur sur le télétravail
Services concernés : l’ensemble de l’entreprise

Le contexte de notre intervention

Dans le cadre du déploiement du télétravail, l’entreprise souhaitait acculturer ses collaborateurs, managers et aux dirigeants aux enjeux et bonnes pratiques du travail à distance.

Ce qu’a permis notre intervention

  • Permettre aux managers et dirigeants de découvrir d’autres modes de fonctionnement en télétravail, de donner à voir ce qui se passe ailleurs.
  • Soutenir les managers de l’entreprise dans leur pratique du management à distance aux travers d’exemples de solutions concrètes apportées par des pairs extérieurs.
  • Contribuer à l’évolution des postures internes, notamment managériales.
  • Favoriser une prise de hauteur sur les enjeux du télétravail et sur les rôles et responsabilités de chacun (dont les collaborateurs terrain) pour assurer son bon fonctionnement.
Formations Télétravail

Formations Télétravail

Périmètre du projet

Accompagnement managers et collaborateurs

Données clés

Durée du projet : 3 mois
Services concernés : Ensemble des services du conseil départemental
Nombre de collaborateurs concernés : 70 managers (tous ceux concernés par le déploiement du télétravail), 100 collaborateurs (dans le cadre de leur processus de choix du télétravail)

Le contexte de notre intervention

Suite à l’expérimentation du télétravail (pilotes en 2019 et confinement en 2020), le conseil départemental de l’Allier déploie une nouvelle charte de télétravail permettant jusque 2 jours de télétravail modulables par semaine (non fixes). L’équipe projet Télétravail souhaite accompagner les évolutions de pratiques en fournissant des guides et bonnes pratiques et faire de ce déploiement une opportunité de faire évoluer les modes de travail.

Objectifs de l’accompagnement

  • Sensibiliser les managers aux évolutions de postures et opportunités liées au déploiement du télétravail : Favoriser l’autonomie, la responsabilisation et le bien-être des collaborateurs.
  • Former les managers au management à distance en leur transmettant des bonnes pratiques et outils digitaux.
  • Sensibiliser les collaborateurs au travail à distance dans le cadre du processus de demande d’accès au télétravail.

Ce qu’a permis notre intervention

  • Formation des managers avec deux modules :
    • ½ journée présentielle sur la posture managériale, les opportunités liées à ce changement et la transmission de bonnes pratique
    • ½ journée à distance sur la transmission d’outils digitaux favorisant l’autonomie et la responsabilisation
  • Webinaire de sensibilisation au travail à distance pour les collaborateurs.
Pérenniser le télétravail

Pérenniser le télétravail

Les données clés

Durée du projet : 2 mois

  • 2 ateliers format Escape Game pour l’évolution de l’accord télétravail 
  • 2 Learning Expeditions pour s’inspirer de nouvelles pratiques concernant le télétravail (MSA Maine et Loire ainsi que GitLab)
  • 3 ateliers “Animer un atelier collaboratif à distance”

Service concerné : BNP Paribas Compliance

Les enjeux de notre intervention

  • “Faciliter les évolutions potentielles du télétravail : anticiper les points de vigilance et co-construire des préconisations.”
  • “Faire évoluer ses pratiques en télétravail grâce à de l’inspiration de pratiques et des webinaires interactifs

Le contexte

Un nouvel accord avait été amené à être négocié en janvier 2020. Ce moment particulier nécessite donc une préparation afin de :

Ainsi, FLEXJOB a associé les “floor champions” à cette préparation durant le mois d’octobre 2019 afin de parvenir à un livrable en novembre. Les objectifs ont été notamment :

  • Anticiper les points d’attention selon les différents scénarios possibles : 1 jour de télétravail par semaine, 1 jour de télétravail plus des jours occasionnels, 2 jours de télétravail par semaine.
  • Mettre en évidence les impacts en termes qualitatifs, humains et organisationnels, qu’auraient ces 3 scénarios.
  • Construire des préconisations pour garantir la performance des équipes,  leur cohésion, et le bien-être des collaborateurs.

Suite à ces modalités d’accompagnement et à l’évolution du contexte lié au confinement, les collaborateurs de la Compliance au sein de BNP Paribas ont été accompagnés afin de :

  • S’inspirer de nouvelles pratiques de télétravail grâce à l’intervention d’entreprise extérieures lors de webinaires en digital ; 
  • Faire évoluer leurs pratiques à distance notamment concernant l’organisation d’ateliers collaboratifs.

Ce qu’a permis notre intervention

  • Evolution de l’Accord Télétravail au sein de BNP Paribas ; 
  • Appropriation de nouvelles manières de travailler avec les webinaires “Animer un atelier collaboratif à distance” ; 
  • Inspiration grâce aux webinaires de Learning Expedition.