Ateliers Workplace Game

Ateliers Workplace Game

Le cadre du projet

  • Durée du projet : 1 an
  • Nombre de collaborateurs concernés : 400 et 60 managers

Les avantages de la ludopédagogie

La Ludopédagogie : un atout managérial indéniable ! De par son côté ludique, le jeu permet d’aborder des sujets de fond avec plus de légèreté dans l’approche utilisée. Cette légèreté favorise le dialogue et les échanges entre participants. Les sujets sont ensuite abordés de manière collective et approfondie.

Le jeu que nous utilisons pour aborder cette thématique des espaces de travail est le « Workplace Game ». C’est un serious game managérial développé par le Center for People and Buildings, un organisme de recherche indépendant des Pays-Bas. L’outil est développé par des chercheurs qui étudient notamment les relations entre les collaborateurs, les espaces de travail et le travail en lui-même.

Parmi ses avantages, le Workplace Game est un jeu qui permet une forte adaptabilité au contexte : on peut sélectionner les thèmes de réflexion à aborder en fonction des besoins identifiés en amont. On peut utiliser ce jeu dans différents contextes :

  • Phase de conception d’un nouvel espace (pour identifier les besoins et les souhaits des collaborateurs) ;
  • Avant un déménagement vers un nouvel espace : permet de faire découvrir aux collaborateurs les changements liés au changement d’espace et les éventuels impacts que cela peut avoir sur leur quotidien ;
  • On peut aussi l’utiliser en dehors de ces changements majeurs ! Le jeu peut être un outil au service d’une vie de bureau apaisée en permettant d’aborder les points de friction liés à des usages comportementaux des espaces de travail.

Autre point notable, ce n’est pas un jeu qui « prend parti ». Le jeu ne peut pas être utilisé pour faire adhérer les participants à un projet d’aménagement d’espaces de travail déjà conçus ! C’est un outil qui a pour objectif de susciter le dialogue entre les participants. Le fait d’utiliser un outil « léger » dans sa forme permet de recueillir les points de vue des collaborateurs et d’améliorer la cohésion d’équipe via les échanges suscités.

Dans cet article, nous aborderons le thème de l’appropriation des espaces de travail par le jeu via des exemples concrets d’interventions que nous avons pu réaliser : notamment au sein d’ORANGE et de SHAM.

Accompagner les managers et les collaborateurs dans l’appropriation de nouveaux espaces de travail

Sur plus d’un an, entre juin 2017 et juin 2018, nous avons eu l’occasion d’accompagner l’entreprise Relyens (ex SHAM) à l’occasion d’un déménagement. Plusieurs objectifs étaient poursuivis par notre accompagnement :

  • Faciliter l’appropriation d’un nouvel environnement de travail (spatial et digital) et en faire un vecteur du développement de nouveaux usages et modes de travail ;
  • Plus largement, saisir l’opportunité des nouveaux aménagements pour favoriser le développement du « manager autrement » ;
  • Définir et faire émerger des règles de vie propres aux collectifs de travail SHAM ;
  • Expérimenter le travail en mode participatif.

Notre intervention a débuté par un accompagnement du CODIR et du service RH sur la transformation des modes de travail. En parallèle, nous avons animé des ateliers managers pour favoriser l’appropriation des nouveaux espaces et faire en sorte que ces derniers répondent aux besoins métiers.

« Ces ateliers nous permettent de nous tenir à jour sur les pratiques managériales qui évoluent
Cela nous permet de mettre en place une philosophie d’agitateur interne, ça me plait ! »

Enfin, pour définir les règles de vie et d’usages des espaces de travail, nous avons mis en place des ateliers collaboratifs avec le Workplace Game à destination de l’ensemble des collaborateurs.

« C’est super, ça ouvre l’esprit !
Sous l’air de questions anodines, il y a du sens.
Cela nous permet de réaliser que nous avons des perceptions différentes et que la clé est de se dire les choses. »

Ce sont plus de 400 collaborateurs dont 60 managers que nous avons accompagnés au total !

Regroupement des équipes

Regroupement des équipes

Le cadre du projet

Accompagnement comité de direction

  • Durée du projet : 1 mois
  • Services concernés : Supply Chain et Sales&Marketing
  • Nombre de collaborateurs concernés : 50

Le contexte

La société KEM ONE souhaite regrouper sur un même site les fonctions du siège. Ainsi, 50 collaborateurs actuellement sur un site industriel rejoignent le reste des équipes sièges en intégrant un étage complémentaire dans le bâtiment.

Les enjeux de notre intervention

  • Définir, aligner et engager le comité de direction sur une vision commune des ambitions du projet ;
  • Définir les usages et collaborations souhaitées au sein du bâtiment / de l’étage ;
  • Co-construire le cadre d’aménagement (ouverture des espaces, positionnement FlexOffice) ;
  • Concevoir et valider une étude de faisabilité (spatiale, budgétaire et planning) ;

Ce qu’a permis notre intervention

En partenariat avec un aménageur, FlexJob a permis la validation du projet avec le comité de direction. Les espaces prévus sont plus ouverts, propices à la collaboration et rassemblent les équipes du siège.

Appropriation des espaces

Appropriation des espaces

Le cadre du projet

Accompagnement managers et collaborateurs

  • Durée du projet : 6 mois
  • Services concernés : Ensemble des services (supports et métiers) du site d’Orléans
  • Nombre de collaborateurs concernés : 200

Le contexte

Le groupe RELYENS porte un projet de transformation pour faire évoluer les modes de travail et les postures managériales.

En parallèle, le siège a été rénové pour porter une nouvelle référence des espaces, plus en lien avec la vision de l’entreprise et les nouveaux modes de fonctionnement.

Ce concept d’aménagement est décliné sur le site d’Orléans pour améliorer la qualité de vie au travail des collaborateurs tant sur l’aspect immobilier que sur les modes de travail.

Les enjeux de notre intervention

Ce qu’a permis notre intervention

Notre intervention a permis la constitution d’un réseau d’ambassadeurs engagés pour accompagner les équipes :

  • Animation d’un atelier de lancement du réseau avec la formation à l’animation d’ateliers règles de vie (basé sur le jeu WorkPlace Game) ;
  • Les ambassadeurs ont alors mené des actions de communication et les ateliers règles de vie auprès de 90% des collaborateurs concernés par le déménagement ;
  • Animation d’un atelier de rétrospective des ateliers règles de vie avec un retour sur les animations pour en animer d’autres suite au déménagement et une consolidation des règles de vie pour constituer un guide commun.

Nous avons accompagné les managers au-travers de deux ateliers pour :

  • S’approprier le projet ;
  • Définir le cadre pour la définition des règles de vie ;
  • Se saisir du projet de déménagement pour porter les trois postures clés du projet d’entreprise :
    • Coach >> Manager en espaces ouvert
    • Facilitateur >> Favoriser la collaboration dans les espaces
    • Animateur >> Manager des équipes hybrides (présentiel et distanciel)
Déménagement et regroupement des équipes

Déménagement et regroupement des équipes

Le cadre du projet

Accompagnement managers et collaborateurs

  • Durée du projet : 1 an
  • Services concernés : ⅔ des équipes (supports et métiers) de Lyon Aéroports
  • Nombre de collaborateurs concernés : 280

Le contexte

Lyon Aéroport regroupe ⅔ de ces équipes dans un nouveau bâtiment, proche des terminaux. Ce projet s’inscrit dans le schéma directeur immobilier des aéroports de Lyon comprenant également la location d’actif immobilier à d’autres entreprises. 

Dans un contexte de réorganisation lié à l’actualité, ce projet vise à :

  • Créer un lieu de rencontre et de référence pour les collaborateurs (y compris terrain) ;
  • Être centré sur l’humain en travaillant sur la QVT et les nouveaux modes de travail associés.

En plus de l’adaptation aux usages et nouveaux modes de travail, le projet prend en compte le développement du télétravail et a choisi la mise en place du FlexOffice pour plus d’agilité et augmenter les surfaces dédiées aux espaces collaboratifs.

Les enjeux de notre intervention

  • Mener une démarche participative pour concevoir des espaces adaptés à l’activité et engager les managers et collaborateurs ;
  • Se saisir du projet comme levier collectif en faveur du “mieux  travailler ensemble” ;
  • Embarquer l’ensemble des collaborateurs via la participation et la communication ;
  • Accompagner le changement des espaces et postures.

Ce qu’a permis notre intervention

  • Co-construction de la vision du projet et du cadre d’aménagement avec le comité de direction ;
  • Définition du plan de communication et conception de supports de communication : Présentation aux managers, Vidéo de lancement, Infographies, Newsletters… ;
  • Learning Expedition avec l’équipe projet pour appréhender de nouveaux espaces et partager les bonnes pratiques ;
  • Ateliers avec les managers pour se saisir des espaces comme leviers vers de nouvelles postures et façons de travailler.

Ces actions ont été menées en synchronisation et partenariat avec un aménageur.