Comment s'organiser pour télétravail depuis l'étranger ?

Le télétravail avec 12.000 km de distance #2

Le télétravail avec 12.000 kilomètres de distance #2

 

Depuis le premier article que je vous ai partagé il y a presque un mois, beaucoup de choses se sont passées. Notamment la tenue de ma première réunion à distance, il y a maintenant deux semaines !

 

Les rituels, un moment privilégié entre collaborateurs

Au sein de FlexJob, nous avons mis en place, dans le courant du mois de novembre 2017, ce que nous appelons des « Rituels ». Ces réunions bimensuelles sont l’occasion d’aborder tous les points qui vont au-delà de nos missions quotidiennes et qui concernent l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.

Nous abordons les grandes orientations stratégiques, les résultats financiers, la question des recrutements internes à venir, nous définissons des objectifs communs, nous confrontons nos idées et nos avancées, nous nous challengeons ... Ces moments sont aussi l’occasion de passer du temps tous ensemble, de répondre à des questions qui peuvent être en suspens, de renforcer les liens d’équipes et de tester en interne des ice-breaker, des ateliers collaboratifs, des méthodes de réflexion que nous pouvons par la suite proposer en externe.

 

Mes interrogations concernant cette première réunion à distance

Avant la réunion, quelques interrogations m’occupaient l’esprit. Déjà, nos rituels commencent le matin et sont toujours rythmés par un petit-déjeuner d’équipe très informel. Pour ma part, étant à Bali, pas de petit-déjeuner, mais un nasi goreng ayam jamur à 12h (je vous laisse googler si vous êtes curieux !) et une journée commencée depuis 7h le matin. Étant plutôt matinal, j’appréhendais un peu de faire cette réunion à 14h et, qui plus est, uniquement via écrans interposés. Aussi, du fait de mon éloignement physique, je ne pouvais prendre part à l’ice-breaker matinal, qui était cette fois-ci le test interne du jeu « Lego Serious Play ».

De cette première réunion en à distance j’avais également certaines craintes concernant la qualité de la connexion (l’internet Balinais ne correspondant pas à la fibre Française…) ; peur d’être inaudible ; peur de rater des morceaux de conversations et de devoir faire répéter des choses toutes les deux minutes ; peur que la connexion coupe et que personne ne s’aperçoive de mon absence (histoire arrivée à une connaissance, ses collègues ont mis plusieurs minutes à s’en rendre compte …) ; interrogations sur la façon dont j’allais pouvoir participer à l’atelier collaboratif du rituel.

Bref, beaucoup de questions auxquelles j’ai maintenant des réponses !

 

Mon retour d’expérience concernant cette première réunion à distance

J’ai rejoint l’équipe FlexJob au complet (après l’ice-breaker …) via le site web appear.in Fonctionnement très simple : j’ai envoyé un lien vidéo à l’ensemble de l’équipe sur notre Slack, n’importe quel membre de l’équipe pouvait se connecter instantanément à ma vidéo.

 

Comment organiser une réunion à distance ?

Premier soulagement : ma connexion fonctionne bien, pas de temps de latence et une qualité audio et vidéo largement suffisante.

Assez rapidement, je me rends compte que nombre de mes craintes n’étaient pas justifiées : je peux exprimer mon avis et mon point de vue sur tous les sujets abordés, j’arrive à réagir aux différentes interventions, à prendre la parole quand je le souhaite, on me sollicite, des solutions sont rapidement trouvées lorsqu’un problème survient (connexion, son qui devient subitement inaudible …). La considération des autres membres de l’équipe et le fait qu’ils aient à l’esprit que je sois présent malgré la distance m’a grandement facilité cette réunion.

Cependant, je me suis rendu compte que je n’avais pas prévus quelques points. Par exemple, je ne m’attendais pas à ce que la concentration nécessaire à distance soit bien plus importante et exigeante que lorsque l’on est présent physiquement. Je suis sorti réellement lessivé de ces 4h de réunion intense. Aussi, malgré une qualité vidéo tout à fait correcte, il m’était cependant difficile de lire les éléments projetés à l’aide de notre vidéoprojecteur (surtout pour Excel !). Solution trouvée rapidement : partage de tous les fichiers nécessaires à la réunion via Slack, pour me permettre de les avoir sous les yeux en même temps que le reste de l’équipe.

Enfin, concernant la partie « travail collaboratif » du rituel, nous étions répartis en équipe de 3/4 personnes, chaque équipe ayant une problématique spécifique sur laquelle travailler.  

 

Comment participer à un atelier collaboratif à distance ?

Le principe étant que nous prenions tous un temps délimité pour avancer sur notre sujet puis que nous présentions ensuite nos idées et nos réflexions aux autres équipes. Pour ma part j’étais avec les membres du pôle communication / marketing élargi (Jérémie s’est joint à nous). En général, lors de moments de travail similaires, j’aime bien pouvoir me lever, utiliser le tableau, des post-its, bouger dans l’espace … Le plus dur pour moi pendant ce moment de travail collaboratif était donc de rester vissé à ma chaise !

Une fois cet atelier fini, je suis resté pour écouter les suggestions des autres membres de l’équipe par rapport aux problématiques sur lesquelles ils avaient avancé, j’ai pu poser mes questions et répondre aux leurs.

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Mon ressenti après cette première réunion à distance

Après un rapide bilan de cette « matinée », j’ai dit au revoir à toute l’équipe, soulagé d’avoir pu participer dans de bonnes conditions à ce premier rituel à distance et en ayant hâte de participer au prochain !

Encore une fois, je me rends compte que la distance ou le décalage horaire ne sont pas des obstacles quand l’on veut travailler depuis où l’on veut. Les seules conditions au succès de la mise en place de pratiques similaires sont le management mis en place, la confiance, l’autonomie et la responsabilisation qui vous sont accordés ! Pour ma part, plus le temps passe, plus je deviens convaincu que le travail n’est plus associé à un lieu ni à une unité de temps mais uniquement à une action : FAIRE.

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