Comment s'organise les membres de l'équipe FlexJob en full-remote ?

Confinement : comment gère-t-on le full-remote chez FlexJob ?

Mercredi 15 avril 2020, 30e jour de confinement.

Pour fêter ce premier mois de confinement lié à l’épidémie du Covid-19 en France, voici le retour d’expérience de tous les membres de l’équipe FlexJob pour ce 30e jour en télétravail total.

Organisation, espaces de travail, bonnes pratiques, petits tips… On vous dévoile notre quotidien.

 

Solène : « on a chacun notre bureau pour s’isoler et les filles alternent entre nos deux bureaux. »

Avec des enfants en bas âge, nous avons créé deux espaces bureaux et une salle de jeux. On a chacun notre bureau pour s’isoler et les filles alternent entre nos deux bureaux selon celui qui a le plus besoin de travailler. Nous avons mis en place via le management visuel, un planning des réunions pour lesquelles nous avons besoin de tranquillité absolue (FlexCafé par exemple) . On s’en sert en même temps pour que Lola, notre fille, apprenne les jours de la semaine ! Quand j’ai une réunion qui peut se gérer avec téléphone uniquement je fais des tours de terrasse avec les filles en même temps.

Sa bonne pratique à partager : pour FlexJob, il faut accélérer l’utilisation des outils digitaux et la facilitation à distance.

Solène en full-remote.

 

Clément : « j'ai mis en place des "rituels" pour cadrer mon temps au mieux. »

Confiné seul dans un appartement, l'organisation est plutôt facile : je n'ai à m'occuper que de moi-même. Je me suis aménagé un coin bureau avec une chaise confortable, une bonne luminosité et une bonne connexion : cela me suffit pour être dans les bonnes conditions pour réaliser mes missions. Je m'efforce d'être rigoureux sur le partage et l'équilibre des temps pro / perso, j'ai mis en place des "rituels" pour cadrer mon temps au mieux.

Sa bonne pratique à partager : organisation, organisation et organisation.

 

Jean : « temps de travail privilégié : pendant les siestes. »

Loin d'être évident avec 2 enfants en bas âge (moins de 2 ans et demi). Pour les appels et les visios : nous avons un planning partagé avec ma femme pour la garde d'enfants ce qui permet d’être focus et concentré. Pour avancer sur les dossiers de fond : concentré au maximum, mais pas isolé à 100%.
Temps de travail privilégié : pendant les siestes et plages horaires fixes et courtes pour jongler avec l'animation. Espace de travail : j’alterne entre salle fermée pour mes visios et espace de concentration ; appel téléphonique au soleil dans le jardin ; travail sur la table de jardin avec les enfants qui jouent autour pour les tâches sans trop de concentration.

Ses outils les plus utilisés : pour la visio et l'organisation de webinar : ZOOM et pour l'animation d'atelier à distance : BEEKAST, qui permet d'animer des temps de travail collaboratif + ZOOM qui permet de travailler en sous-salle. Slack, pour la messagerie interne, mail pour l'externe et Google agenda.

Sa bonne pratique à partager : repensez ses réunions avec plus d'exigence et de cadre : avec un ordre du jour participatif par exemple.

Jean en full-remote.

 

Damien : « En fonction de mon humeur je m'installe soit à mon bureau, soit dans le salon. »

Comme avant l'arrivée du confinement, je me lève à la même heure que d'habitude pour commencer aux alentours de 9h. En fonction de mon humeur et de mes tâches, je m'installe soit à mon bureau (dans une pièce partagée avec l'atelier de Louise, ma conjointe, qui est costumière), soit dans le salon pour faire des visios ou des appels et ne pas déranger Louise justement. J'essaie de déconnecter et donc de ne pas regarder Slack toutes les 2 secondes une fois la journée finie, mais ce n’est pas évident.

Ses outils les plus utilisés : slide, slack, deezer, zoom et Beekast.

Sa bonne pratique à partager : changer d'espace en fonction des tâches, ce qui permet de rompre le quotidien et de redynamiser le corps et l'esprit.

 

Lise-Marie : « à période spéciale, fonctionnement hors norme. »

J'ai surtout dû revisiter mes objectifs. Qu'est-ce qui était incontournable ? Qu'est-ce qui pouvait attendre ? Qu'est-ce qui pouvait être abandonné ? Cela me permet de gérer les tâches familiales - domestiques - pros - persos sans engranger plus de frustration que ce que la situation pourrait créer. Et quand la frustration monte, inévitablement, je me demande ce que seraient des critères de réussite de cette période. Cela permet de se recentrer sur l'essentiel, et d'être indulgent avec soi-même.  Pour gérer le besoin d'étapes (structuration), le besoin de liberté (parce que les journées sont déjà bien soumises à contraintes) et d'auto-satisfaction, j'organise mes journées ainsi : Matin structuré et ritualisé ("départ" pour l'école, temps familial le matin, travail calme et intense avec une pause type récréation très classique). Cette partie de la journée permet d'avoir des repères pour tous, et de savoir que du travail attendu aura été accompli. Après-midi plus libre et / ou improvisé, pour avoir une impression moins contrainte, et plus "vacances", et libérer la pression. Un petit objectif simple par jour - un seul !- pour être sûre que je finirai la journée sur un élément d'autosatisfaction. Et pour le tout, pas mal de tolérance pour tout le monde et pour soi-même. À période spéciale, fonctionnement hors norme... Pour scinder les espaces, une chambre a été réorganisée en pièce de travail, très bien rangée. Les enfants partagent l'autre chambre, dans laquelle l'ordre est plus laxe.

Sa bonne pratique à partager : on travaille en espace calme seulement, le reste de la maison est gardé pour les moments de vie hors travail.

Lise-Marie en full-remote.

 

Margaux : « le 1er apéro-visio entre collègues pour la convivialité et l'échange de moments plus informels. »

Pour mon espace de travail, j'ai eu la chance de pouvoir aménager mon salon avec mon conjoint pour en faire une pièce de travail. Au départ, posée sur une table de camping (si si ! les tables Décathlon), nous avons fini par déplacer la table de la cuisine pour la transformer en bureau. Dans les besoins que j'ai ressentis pendant ces premiers aménagements il y a eu :  l'importance de se consacrer des temps pauses régulières pour reposer les yeux des écrans : ainsi entre 13h et 14h, c'est lecture.

Ses outils les plus utilisés : Zoom et Beekast, mais surtout le 1er apéro-visio entre collègues pour la convivialité et l'échange de moments plus informels.

Margaux en full-remote.