Comment mettre en place une réunion brainstorming ?

Focus sur... le brainstorming

Aujourd’hui, la plupart des salariés ont déjà entendu cette phrase, si récurrente : « allez, la réunion va commencer ». Alors, si pour certains, ces « points » sont une source d’angoisse, pour d’autres, ils sont indispensables à la mise en place d’un travail efficace. Qui plus est, avec l’apparition, il y a quelques années d’un concept : le brainstorming, qui signifie littéralement le « remue-méninges ». Permettant de faire émerger de nouvelles idées, ce type de réunions est de plus en plus utilisé dans les entreprises. Le but : chaque collaborateur est amené à prendre la parole afin de donner son avis, de soulever des questions et d’y apporter des solutions. Ici, la mutualisation des compétences, des profils est mise en avant par le brainstorming. Tour d’horizon de cette notion qui a fait son apparition dans les années 50.

 

Le brainstorming : une réunion créative

Oui, vous avez bien lu la dernière phrase de l’introduction, le concept de brainstorming est né dans les années 50 grâce à Alex Osborn, un publicitaire américain et vice-président de l’agence Batten, Barton, Durstine & Osborn (BBDO). L’objectif : promouvoir son agence auprès de futurs clients. Dès le début, ce publicitaire proposera quatre règles qui sont encore aujourd’hui utilisées :

  1. L’interdiction de critiquer les idées émises
  2. Ne pas se fixer de limites,
  3. Proposer des idées en quantité,
  4. Associer différentes idées pour en créer des nouvelles.

Le but d’une réunion brainstorming est d’utiliser la créativité de chaque collaborateur, cadre, membre de la production, afin de faire émerger un maximum d’idées pour, soit résoudre un problème ou encore créer un nouveau concept, produit… Cette méthode participative peut être utilisée dans tous les services d’une entreprise. Par exemple, le service marketing peut organiser une réunion pour lancer une nouvelle campagne de communication. Le service comptabilité peut se réunir pour améliorer leurs méthodes de travail… Néanmoins, il faut avoir en tête quelques règles pour que la réunion brainstorming soit fructueuse.

 

 

Comment organiser une réunion brainstorming ?

Afin de réussir son brainstorming, il est nécessaire de se réunir dans une grande salle, constituée d’une grande table, de chaises, et d’un indispensable tableau blanc. Cet élément est nécessaire pour noter toutes les idées proposées par les collaborateurs. Il est également indispensable d’avoir un animateur qui puisse donner la parole aux différents membres réunis lors de la réunion. Une session de brainstorming s’organise en plusieurs étapes. Voici un des schémas possibles :

  1. Explication du processus : il est important que chaque membre connaisse parfaitement les règles et les étapes de la réunion. Nous l’avons précisé plus haut, les critiques négatives n’ont pas leur place dans une réunion de brainstorming. Il faut laisser aller son imagination et ne pas hésiter à reprendre les idées des autres participants pour construire les siennes,
  2. Répondre au problème : l’animateur doit s’assurer que tous les membres de la réunion aient une vision juste du problème. Il est nécessaire de laisser quelques minutes de réflexion à chacun avant de commencer la session,
  3. On écrit tout : sur le tableau blanc, il est indispensable que toutes les idées soient notées afin que chacun puisse visualiser les idées formulées,
  4. Faire le tri : après avoir donné de nombreuses idées, concepts ou notions, il est nécessaire de faire un bon ménage. Par exemple, on peut éliminer les idées similaires formulées différemment,
  5. On regroupe : on peut désormais regrouper les concepts qui vont ensemble, qui délivrent le même message ou encore qui approfondissent une idée forte,
  6. On garde le meilleur : en tenant compte du problème soulevé, il est impératif désormais de garder les meilleures idées soulevées, celles qui répondent au mieux à la problématique donnée au début du brainstorming.

Ne vous inquiétez pas, il est possible que la première réunion de brainstorming ne soit pas à la hauteur de vos espérances. Plus vous réaliserez cette méthode, plus les propositions seront efficaces.

 

Les 10 techniques de brainstorming à tester

Maintenant que vous connaissez les différentes étapes pour mettre en place un brainstorming, voici 10 techniques qui permettront à tous vos collaborateurs d’être créatifs !

 

  • Le message court

Cette approche permet aux membres participant à la réunion d’aller à l’essentiel quand ils proposent une idée et qu’ils la présentent. Chacun connaît la contrainte des 140 caractères menée par le réseau social Twitter. Ici, la technique est la même : vos collaborateurs doivent développer leur notion en se forçant de l’expliquer en 140 caractères.

 

  • La pensée inverse

Parfois, lorsque l’on cherche des solutions à un problème, nous pouvons être confrontés à un manque de créativité. La technique de la pensée inverse consiste à trouver des solutions pour le cas inverse. Par exemple : « comment être plus proche de ses fournisseurs ? ». Ici, il faudra donc répondre à la question suivante : « comment être moins proche de ses fournisseurs ? ». Les solutions trouvées devront être inversées positivement afin de répondre à la vraie problématique.

 

  • L’écriture réfléchie

Ici, il est nécessaire de regrouper plusieurs membres de la réunion. L’objectif est de faire écrire des idées sur le problème donné pendant une dizaine de minutes. Lorsque le temps s’est écoulé, chacun passe sa feuille à son voisin. Ce dernier doit alors commenter et développer les idées de son acolyte.

 

  • Transposer au futur

Cette méthode permet d’anticiper certains problèmes et les solutions à apporter. Le but est d’imaginer la question dans le futur, dans cent ans, dans cinq siècles. Grâce à leur imagination, vos collaborateurs réfléchiront aux solutions envisageables tout en étant transposés dans le futur.

 

  • La passerelle imaginaire

Identifier son point de départ et son objectif. Voici l’objectif de la méthode de la passerelle imaginaire. Comment peut-on combler l’espace entre ces deux points ? Ici, vos collaborateurs devront donc faire la liste de leurs besoins afin de rendre l’objectif atteignable.

 

  • Se prendre pour…

Ici, il s’agit de proposer à vos collaborateurs d’incarner quelqu’un d’autre, un personnage ou bien une célébrité. Par exemple, ils peuvent changer de sexe, d’âge ou de nationalité. Cette méthode permet de s’adapter à la perfection aux besoins de votre cible.

 

 

  • Le double brainstorming

Si vous avez du mal à trouver une idée grandiose, vous pouvez appliquer la méthode du double brainstorming. Le but est de trouver un maximum d’idées sur un sujet donné, retenir les meilleures et réaliser une nouvelle fois un brainstorming en partant de ces nouvelles idées. Cette méthode est à répéter jusqu’à ce que la notion ou le concept satisfaisant soit trouvé.

 

  • Les mots tremplins

Ici, vous avez besoin de post-it ou de feuilles blanches. L’idée est d’écrire un maximum d’idées sur ces pense-bêtes afin de lancer la discussion entre tous les collaborateurs et de rebondir sur certains mots que donnent vos collègues de travail. Les idées doivent fuser !

 

  • Le hasard

Il est parfois bon de laisser une petite place au hasard lorsqu’on fait un brainstorming. Par exemple, l’animateur peut demander aux collaborateurs de prendre un cahier et d’y noter la première phrase à laquelle ils pensent lorsqu’il énonce le problème. La spontanéité crée aussi la créativité.

 

  • Les experts

Si aucune de ces techniques n’a fonctionné, vous pouvez également faire appel à des experts du brainstorming. Ces derniers réuniront fréquemment vos équipes afin de les stimuler un maximum sur la résolution d’un ou de plusieurs problèmes.

 

Le brainstorming a-t-il des limites ?

Depuis plus d’un demi-siècle, les entreprises utilisent cette méthode. Pour autant, certains sont très sceptiques à sa pratique. Premier problème, cette technique ne se prête pas à toutes les activités professionnelles. En effet, elle est très utilisée dans les sociétés dont le cœur d’activité est la créativité, comme dans le secteur de la communication, du prêt-à-porter ou de la publicité. Dans certaines sociétés, la principale mission des collaborateurs est d’appliquer les consignes qu’on leur donne. Second point relevé, parfois, les réunions de brainstorming se résument à celui qui criera plus fort que l’autre. Les temps de parole ne sont pas respectés, les critiques sont acides et les collaborateurs ne souhaitent plus faire partager leurs idées. Une mauvaise ambiance s’instaure entre tous les membres de la société et le brainstorming devient alors non-productif. Pire encore, certains collaborateurs ne voudront plus y participer.

Il faut également noter que parfois, l’étape du tri et de la hiérarchie des idées peut prendre des lustres. Parfois quelques jours voire quelques semaines, et pour certains, c’est une vraie perte de temps. De plus, pour certains de vos collaborateurs, ces réunions brainstorming peuvent être jugées inutiles et contraignantes par rapport au travail qu’ils ont à faire au quotidien.

 

La méthode du brainstorming est une bonne façon de stimuler la créativité de vos collaborateurs. C’est également un moment où quasiment tous les services se retrouvent et peuvent échanger. Attention, il ne faut pas que cette réunion se transforme en règlement de compte entre tous ses membres et que chacun respecte la parole de l’autre.

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