Comment FlexJob a accompagné ELCIA dans sa mise en place des horaires flexibles ?

Comment mettre en place les horaires flexibles dans son entreprise ?

ELCIA est le leader français des solutions et logiciels spécialisés pour le marché « Menuiserie, Store et Fermeture » depuis 20 ans. 

Le groupe ELCIA est engagé depuis trois ans dans une démarche “Happy at Work”. Celle-ci a permis de mettre en avant des axes d’amélioration notamment sur la thématique de la flexibilité des horaires.
Suite à ces retours, la direction d’ELCIA et le service des Ressources Humaines ont souhaité répondre aux attentes des collaborateurs et développer de nouveaux modes de travail, plus alignés avec la culture (autonomie et management horizontal) et les valeurs de l’entreprise.

Convaincu qu’il convient de placer d’emblée les acteurs au cœur de leurs projets de changement afin de construire les solutions “avec” plutôt que “pour” eux, ELCIA a fait appel à FlexJob pour : concevoir avec les collaborateurs et les managers une organisation des horaires flexibles et accompagner chaque service dans leurs mises en œuvre opérationnelles. 

Et depuis ? ELCIA a été élue pour la troisième fois consécutive, meilleure PME de la région Auvergne Rhône-Alpes où les collaborateurs sont heureux de travailler.



Selon Edouard CATRICE, Directeur Général du Groupe ELCIA : 

« Bien plus qu’une labellisation, HappyAtWork c’est également une enquête menée chaque année auprès de nos salariés. Les retours anonymes de nos collaborateurs nous permettent de définir des axes d’amélioration pour y apporter des réponses concrètes. Ce sont les remontées d’HappyAtWork 2018 qui nous ont par exemple permis de travailler sur les horaires flexibles, que nous avons mis en place au sein d’ELCIA en 2019. Les journées de travail ont ainsi été repensées. Des plages horaires de présence obligatoire (de 10h à 12h et de 14h à 16h) sont accompagnées de plages flexibles. Ces dernières vont de 7h30 jusqu’à 19h, et sont modulables suivant la volonté et les contraintes des salariés. Une flexibilité qui concerne également le report d’heures, chaque salarié pouvant reporter jusqu’à 3h de travail d'une semaine à l’autre. »

 

Notre constat avant le début du projet

Un questionnaire interne a été transmis à l’ensemble des collaborateurs d’ELCIA. Les répondants ont été représentatifs de la diversité des métiers de l’entreprise. Accueil, commerciaux, formation, R&D, RH, Responsable technique… Chaque « pôle » métier s’est exprimé sur la question du « FlexWork » et des horaires flexibles

De ce questionnaire, nous avons mis en avant différents points : 



Pour les collaborateurs 

•    Pratiquement la totalité ont répondu à l’enquête sur les horaires flexibles ;
•    98% sont pour la mise du « FlexWork » ;
•    2 collaborateurs sur 3 voient les horaires flexibles comme un moyen de mieux concilier vie pro/vie perso.

Pour les managers 

Plusieurs grandes tendances se dessinent, comme le risque que les collaborateurs profitent du "système" pour ne pas réaliser leurs heures et que pratiquement tous les postes sont compatibles avec les horaires flexibles.

 

Les conditions de réussite du projet « horaires flexibles » chez ELCIA 

La moitié des collaborateurs pensait qu’il était nécessaire de mener une réflexion collective concernant les bonnes pratiques des horaires flexibles et 1 collaborateur sur 3 pensait qu’il était indispensable d’implémenter une période d’expérimentation afin que les horaires flexibles soient une réussite. Les managers ont suivi la tendance générale en notifiant l’importance de mener une réflexion collective sur les bonnes pratiques afin de créer une période de "test&learn".

L’objectif de notre accompagnement 

L’enjeu était de co-construire avec les collaborateurs le cadre commun de l’organisation du temps de travail chez ELCIA. Il s’agissait d’offrir plus de souplesse aux salariés en imaginant des modalités adaptées à chaque service. Notre point de vigilance était d’éviter une trop grande disparité des horaires entre les équipes afin qu’elles ne se sentent pas lésées tout en veillant à ce que les différences et les contraintes organisationnelles soient comprises et partagées par tous.

 

« En France, 45 % des salariés pensent que des horaires de travail plus souples seraient facteur de plus de bien-être et donc de productivité. * »
En France, selon l’enquête 2017 sur la qualité de vie au travail du groupe d’assurance Malakoff Médéric, 

 

Notre méthodologie proposée 

•    Cadrer : ensemble, collaborateurs et managers, nous avons pris le temps d’établir une vision partagée autour du projet de mise en place des horaires flexibles au sein de l’entreprise ELCIA ;
•    Inspirer : parce qu’il est difficile de se projeter dans des changements et d’imaginer sans source d’inspiration de nouvelles façons de s’organiser, FlexJob a mené dans un premier temps un temps d’inspiration au travers d’une conférence interactive.
•    Écouter et impliquer : nous avons écouté les collaborateurs pour connaître leurs besoins et envies afin de favoriser l’engagement et la créativité de chacun ;
•    Co-créer : nous avons associé l’ensemble des parties prenantes, clés de la réussite de tout projet de changement, ici la mise en place du « FlexWork », à la conception de vos solutions.

Voici notre planning prévisionnel :

Quel a été le planning prévu par les équipes d'ELCIA ?

 

Notre accompagnement auprès des managers

Un temps transversal a été mené avec l’ensemble des managers d’ELCIA. Cette mesure vise à faciliter l’articulation des modalités des horaires flexibles au sein des différents services, de créer des distinctions sans créer d'iniquité et en conservant une certaine homogénéité des pratiques internes.

Les objectifs de cet atelier étaient de : 
•    Transmettre les principaux résultats de l’enquête collaborateurs ;
•    Sur la base de la parole des salariés, co-construire une vision partagée et définir les principes directeurs de la future organisation flexible des horaires ;
•    Homogénéiser les pratiques managériales.

Les 3 critères de réussite retenus par le groupe : 

1.    Améliorer le bien-être au travail

« L’enjeu principal évoqué lors des échanges est d’offrir aux collaborateurs un meilleur équilibre vie pro / vie perso afin de répondre à des contraintes telles « qu’un rendez-vous chez le médecin ».
2.    Permettre une productivité égale, voire supérieure
« Les horaires flexibles ne doivent pas être source de désorganisation des équipes. La dimension de responsabilisation de chacun permet, dès lors, aux collaborateurs de prendre en main leurs horaires et d’adapter ces derniers à leur organisation et charge de travail tout en restant dans le respect de l’équipe ». 
3.    Communiquer des règles claires, officielles et limpides 

« Des règles sur les horaires flexibles doivent être dessinées au niveau de l’organisation et des services. Ces dernières ont pour vocation de clarifier les modalités de fonctionnement des horaires flexibles et de faciliter le quotidien des managers et des équipes ».

 

Notre accompagnement auprès des collaborateurs

À l’issue du premier atelier collaboratif mené avec le CODIR d’ELCIA, nous avons proposé de mener un atelier collaboratif avec des acteurs volontaires issus de chacun des services d’ELCIA. L’enjeu ici a été de réunir un groupe de travail représentatif de la diversité des métiers et des points de vue en présence au sein de l'entreprise pour co-construire équipe par équipe le fonctionnement des horaires flexibles. 

Les objectifs de cet atelier étaient de : 

•    Transmettre les principaux résultats de l’enquête aux collaborateurs ;
•    Présenter la vision et les principes directeurs de la future organisation flexible des horaires proposés par le CODIR ;
•    Co-construire les règles de fonctionnement adaptées aux différents services.

Les 3 critères de réussite retenus par les 4 groupes :

Suite à la présentation des « critères de réussite » proposés par les managers lors de l’atelier précédent, les collaborateurs ont exprimé leurs sentiments d’être « alignés ». Pour rappel, il s’agissait d’améliorer le bien-être au travail, de permettre une productivité égale, voire supérieure, et de communiquer des règles claires, officielles et limpides.

 

Les règles de fonctionnement globales de la mise en pratique du « FlexWork » chez ELCIA

Les équipes ont produit les grandes lignes de fonctionnement sur les horaires afin que ces derniers puissent s’adapter et prendre en compte les contraintes de chacun tout en accordant une certaine homogénéité.

Quelles sont les trois règles mises en place par ELCIA concernant leur flexibilité des horaires ?

Pour un bon fonctionnement, les équipes d’ELCIA souhaitent mettre en place un outil de suivi des heures afin de : 

•    Suivre les heures de la semaine ;
•    Informer les membres de l’équipe de la présence de chacun sur le site de l’entreprise.
Celui-ci sera déclaratif, rempli par les collaborateurs, obligatoire et consultable aux personnes jugées nécessaires. 

Il devra également : 

•    Être connecté aux agendas partagés ;
•    Être complété par les équipes en début de semaine pour indiquer les horaires imaginés par chacun ;
•    Être mis à jour en fin de journée pour représenter le volume de travail effectué. L’envoi d’invitation (en dehors des plages de présence obligatoire) doit se faire au moins 48h à l’avance. La personne, si elle accepte l'invitation doit s’engager à être présente ;
•    Chaque équipe s’organise en auto-gestion pour répondre à la charge d'activité en intelligence collective. 
•    Les absences exceptionnelles seront gérées de la même manière qu’avant : avec un mail au manager.

Voici le partage d’expérience qu’a fait ELCIA sur leur projet « horaires flexibles ».

Différents indicateurs de réussite ont été mis en place comme : 

1.    L’augmentation des résultats dans l'enquête Happy at Work ; (objectif atteint pour la 3ème année consécutive) 
2.    L’accroissement des activités inter-services (Sports) et une meilleure connaissance mutuelle entre les équipes ;
3.    L’augmentation des indicateurs de performance propre à chaque équipe.