Déployer les horaires flexibles

Déployer les horaires flexibles

ELCIA est le leader français des solutions et logiciels spécialisés pour le marché « Menuiserie, Store et Fermeture » depuis 20 ans.

Le groupe ELCIA est engagé depuis trois ans dans une démarche “Happy at Work”. Celle-ci a permis de mettre en avant des axes d’amélioration notamment sur la thématique de la flexibilité des horaires.

Suite à ces retours, la direction d’ELCIA et le service des Ressources Humaines ont souhaité répondre aux attentes des collaborateurs et développer de nouveaux modes de travail, plus alignés avec la culture (autonomie et management horizontal) et les valeurs de l’entreprise.

Convaincu qu’il convient de placer d’emblée les acteurs au cœur de leurs projets de changement afin de construire les solutions “avec” plutôt que “pour” eux, ELCIA a fait appel à FlexJob pour : concevoir avec les collaborateurs et les managers une organisation des horaires flexibles et accompagner chaque service dans leurs mises en œuvre opérationnelles.

Et depuis ? ELCIA a été élue pour la troisième fois consécutive, meilleure PME de la région Auvergne Rhône-Alpes où les collaborateurs sont heureux de travailler.

« Bien plus qu’une labellisation, HappyAtWork c’est également une enquête menée chaque année auprès de nos salariés. Les retours anonymes de nos collaborateurs nous permettent de définir des axes d’amélioration pour y apporter des réponses concrètes. Ce sont les remontées d’HappyAtWork 2018 qui nous ont par exemple permis de travailler sur les horaires flexibles, que nous avons mis en place au sein d’ELCIA en 2019. Les journées de travail ont ainsi été repensées. Des plages horaires de présence obligatoire (de 10h à 12h et de 14h à 16h) sont accompagnées de plages flexibles. Ces dernières vont de 7h30 jusqu’à 19h, et sont modulables suivant la volonté et les contraintes des salariés. Une flexibilité qui concerne également le report d’heures, chaque salarié pouvant reporter jusqu’à 3h de travail d’une semaine à l’autre. »

Edouard CATRICE, Directeur Général du Groupe ELCIA

Notre constat avant le début du projet

Un questionnaire interne a été transmis à l’ensemble des collaborateurs d’ELCIA. Les répondants ont été représentatifs de la diversité des métiers de l’entreprise. Accueil, commerciaux, formation, R&D, RH, Responsable technique… Chaque « pôle » métier s’est exprimé sur la question du « FlexWork » et des horaires flexibles.

De ce questionnaire, nous avons mis en avant différents points.

Pour les collaborateurs

  • Pratiquement la totalité ont répondu à l’enquête sur les horaires flexibles ;
  • 98% sont pour la mise du « FlexWork » ;
  • 2 collaborateurs sur 3 voient les horaires flexibles comme un moyen de mieux concilier vie pro/vie perso.

Pour les managers

Plusieurs grandes tendances se dessinent, comme le risque que les collaborateurs profitent du “système” pour ne pas réaliser leurs heures et que pratiquement tous les postes sont compatibles avec les horaires flexibles.

Les conditions de réussite du projet « horaires flexibles » chez ELCIA

La moitié des collaborateurs pensait qu’il était nécessaire de mener une réflexion collective concernant les bonnes pratiques des horaires flexibles et 1 collaborateur sur 3 pensait qu’il était indispensable d’implémenter une période d’expérimentation afin que les horaires flexibles soient une réussite. Les managers ont suivi la tendance générale en notifiant l’importance de mener une réflexion collective sur les bonnes pratiques afin de créer une période de “test&learn”.

L’objectif de notre accompagnement

L’enjeu était de co-construire avec les collaborateurs le cadre commun de l’organisation du temps de travail chez ELCIA. Il s’agissait d’offrir plus de souplesse aux salariés en imaginant des modalités adaptées à chaque service. Notre point de vigilance était d’éviter une trop grande disparité des horaires entre les équipes afin qu’elles ne se sentent pas lésées tout en veillant à ce que les différences et les contraintes organisationnelles soient comprises et partagées par tous.

« En France, 45 % des salariés pensent que des horaires de travail plus souples seraient facteur de plus de bien-être et donc de productivité. * »

En France, selon l’enquête 2017 sur la qualité de vie au travail du groupe d’assurance Malakoff Médéric.

Notre méthodologie proposée

  • Cadrer : ensemble, collaborateurs et managers, nous avons pris le temps d’établir une vision partagée autour du projet de mise en place des horaires flexibles au sein de l’entreprise ELCIA ;
  • Inspirer : parce qu’il est difficile de se projeter dans des changements et d’imaginer sans source d’inspiration de nouvelles façons de s’organiser, FlexJob a mené dans un premier temps un temps d’inspiration au travers d’une conférence interactive.
  • Écouter et impliquer : nous avons écouté les collaborateurs pour connaître leurs besoins et envies afin de favoriser l’engagement et la créativité de chacun ;
  • Co-créer : nous avons associé l’ensemble des parties prenantes, clés de la réussite de tout projet de changement, ici la mise en place du « FlexWork », à la conception de vos solutions.

Voici notre planning prévisionnel :

Notre accompagnement auprès des managers

Un temps transversal a été mené avec l’ensemble des managers d’ELCIA. Cette mesure vise à faciliter l’articulation des modalités des horaires flexibles au sein des différents services, de créer des distinctions sans créer d’iniquité et en conservant une certaine homogénéité des pratiques internes.

Les objectifs de cet atelier étaient de :

  • Transmettre les principaux résultats de l’enquête collaborateurs ;
  • Sur la base de la parole des salariés, co-construire une vision partagée et définir les principes directeurs de la future organisation flexible des horaires ;
  • Homogénéiser les pratiques managériales.

Les 3 critères de réussite retenus par le groupe :

  1. Améliorer le bien-être au travail :
    « L’enjeu principal évoqué lors des échanges est d’offrir aux collaborateurs un meilleur équilibre vie pro / vie perso afin de répondre à des contraintes telles « qu’un rendez-vous chez le médecin ».
  2. Permettre une productivité égale, voire supérieure :
    « Les horaires flexibles ne doivent pas être source de désorganisation des équipes. La dimension de responsabilisation de chacun permet, dès lors, aux collaborateurs de prendre en main leurs horaires et d’adapter ces derniers à leur organisation et charge de travail tout en restant dans le respect de l’équipe ».
  3. Communiquer des règles claires, officielles et limpides :
    « Des règles sur les horaires flexibles doivent être dessinées au niveau de l’organisation et des services. Ces dernières ont pour vocation de clarifier les modalités de fonctionnement des horaires flexibles et de faciliter le quotidien des managers et des équipes ».

Notre accompagnement auprès des collaborateurs

À l’issue du premier atelier collaboratif mené avec le CODIR d’ELCIA, nous avons proposé de mener un atelier collaboratif avec des acteurs volontaires issus de chacun des services d’ELCIA. L’enjeu ici a été de réunir un groupe de travail représentatif de la diversité des métiers et des points de vue en présence au sein de l’entreprise pour co-construire équipe par équipe le fonctionnement des horaires flexibles.

Les objectifs de cet atelier étaient de :

  • Transmettre les principaux résultats de l’enquête aux collaborateurs ;
  • Présenter la vision et les principes directeurs de la future organisation flexible des horaires proposés par le CODIR ;
  • Co-construire les règles de fonctionnement adaptées aux différents services.

Les 3 critères de réussite retenus par les 4 groupes :

Suite à la présentation des « critères de réussite » proposés par les managers lors de l’atelier précédent, les collaborateurs ont exprimé leurs sentiments d’être « alignés ». Pour rappel, il s’agissait d’améliorer le bien-être au travail, de permettre une productivité égale, voire supérieure, et de communiquer des règles claires, officielles et limpides.

Les règles de fonctionnement globales de la mise en pratique du « FlexWork » chez ELCIA

Les équipes ont produit les grandes lignes de fonctionnement sur les horaires afin que ces derniers puissent s’adapter et prendre en compte les contraintes de chacun tout en accordant une certaine homogénéité.

Pour un bon fonctionnement, les équipes d’ELCIA souhaitent mettre en place un outil de suivi des heures afin de :

  • Suivre les heures de la semaine ;
  • Informer les membres de l’équipe de la présence de chacun sur le site de l’entreprise.
  • Celui-ci sera déclaratif, rempli par les collaborateurs, obligatoire et consultable aux personnes jugées nécessaires.

Il devra également :

  • Être connecté aux agendas partagés ;
  • Être complété par les équipes en début de semaine pour indiquer les horaires imaginés par chacun ;
  • Être mis à jour en fin de journée pour représenter le volume de travail effectué. L’envoi d’invitation (en dehors des plages de présence obligatoire) doit se faire au moins 48h à l’avance. La personne, si elle accepte l’invitation doit s’engager à être présente ;
  • Chaque équipe s’organise en auto-gestion pour répondre à la charge d’activité en intelligence collective.
  • Les absences exceptionnelles seront gérées de la même manière qu’avant : avec un mail au manager.

Voici le partage d’expérience qu’a fait ELCIA sur leur projet « horaires flexibles ».

Entreprise responsabilisante

Entreprise responsabilisante

Le contexte de notre intervention

Dans un environnement de plus en plus en complexe porté par de multiples mutation à l’oeuvre : révolution digitale, des nouvelles attentes des collaborateurs, la quête de sens dans son travail, les enjeux écologiques, ou encore les phénomènes de crise (comme la crise COVID), de nombreuses entreprises se questionnent sur les nouvelles façons de travailler.
Ce parcours permet d’apporter des éléments de réponses, un cadre de réflexion, des expérimentations pour permettre à l’entreprise d’être une réponse aux enjeux de la société.

Données clés

Durée du projet : 7 étapes clés composées de 5 ateliers participatifs, une learning expedition et une conférence inspirante
Types de participants concernés : Managers et Dirigeants, Chef de Projet
Nombre de participants concernés : 12 participants

Ce qu’a permis notre intervention

  • Identifier des leviers pour favoriser la responsabilisation, l’autonomie et la coopération au sein des entreprises.
  • Déployer des actions concrètes pour porter les enjeux de la responsabilité dans l’entreprise.
  • Comprendre et analyser les interactions du collectif et les postures individuelles.
  • Acquérir par l’expérimentation des méthodes pour travailler autrement.
  • S’appuyer sur un réseau de pairs et bénéficier de retours d’expériences et d’un effet miroir sur ses pratiques et sa posture tout au long du parcours.
Acculturation au télétravail

Acculturation au télétravail

Périmètre du projet

L’ensemble de l’entreprise collaborateurs (500) et managers (60).

Déroulement du parcours d’accompagnement

Un webinaire sur le management hybride et à distance, une learning expedition sur les bonnes pratiques du télétravail auprès de la région Île de France et Orange, un webinaire collaborateur sur le télétravail
Services concernés : l’ensemble de l’entreprise

Le contexte de notre intervention

Dans le cadre du déploiement du télétravail, l’entreprise souhaitait acculturer ses collaborateurs, managers et aux dirigeants aux enjeux et bonnes pratiques du travail à distance.

Ce qu’a permis notre intervention

  • Permettre aux managers et dirigeants de découvrir d’autres modes de fonctionnement en télétravail, de donner à voir ce qui se passe ailleurs.
  • Soutenir les managers de l’entreprise dans leur pratique du management à distance aux travers d’exemples de solutions concrètes apportées par des pairs extérieurs.
  • Contribuer à l’évolution des postures internes, notamment managériales.
  • Favoriser une prise de hauteur sur les enjeux du télétravail et sur les rôles et responsabilités de chacun (dont les collaborateurs terrain) pour assurer son bon fonctionnement.
Regroupement des équipes

Regroupement des équipes

Le cadre du projet

Accompagnement comité de direction

  • Durée du projet : 1 mois
  • Services concernés : Supply Chain et Sales&Marketing
  • Nombre de collaborateurs concernés : 50

Le contexte

La société KEM ONE souhaite regrouper sur un même site les fonctions du siège. Ainsi, 50 collaborateurs actuellement sur un site industriel rejoignent le reste des équipes sièges en intégrant un étage complémentaire dans le bâtiment.

Les enjeux de notre intervention

  • Définir, aligner et engager le comité de direction sur une vision commune des ambitions du projet ;
  • Définir les usages et collaborations souhaitées au sein du bâtiment / de l’étage ;
  • Co-construire le cadre d’aménagement (ouverture des espaces, positionnement FlexOffice) ;
  • Concevoir et valider une étude de faisabilité (spatiale, budgétaire et planning) ;

Ce qu’a permis notre intervention

En partenariat avec un aménageur, FlexJob a permis la validation du projet avec le comité de direction. Les espaces prévus sont plus ouverts, propices à la collaboration et rassemblent les équipes du siège.

Appropriation des espaces

Appropriation des espaces

Le cadre du projet

Accompagnement managers et collaborateurs

  • Durée du projet : 6 mois
  • Services concernés : Ensemble des services (supports et métiers) du site d’Orléans
  • Nombre de collaborateurs concernés : 200

Le contexte

Le groupe RELYENS porte un projet de transformation pour faire évoluer les modes de travail et les postures managériales.

En parallèle, le siège a été rénové pour porter une nouvelle référence des espaces, plus en lien avec la vision de l’entreprise et les nouveaux modes de fonctionnement.

Ce concept d’aménagement est décliné sur le site d’Orléans pour améliorer la qualité de vie au travail des collaborateurs tant sur l’aspect immobilier que sur les modes de travail.

Les enjeux de notre intervention

Ce qu’a permis notre intervention

Notre intervention a permis la constitution d’un réseau d’ambassadeurs engagés pour accompagner les équipes :

  • Animation d’un atelier de lancement du réseau avec la formation à l’animation d’ateliers règles de vie (basé sur le jeu WorkPlace Game) ;
  • Les ambassadeurs ont alors mené des actions de communication et les ateliers règles de vie auprès de 90% des collaborateurs concernés par le déménagement ;
  • Animation d’un atelier de rétrospective des ateliers règles de vie avec un retour sur les animations pour en animer d’autres suite au déménagement et une consolidation des règles de vie pour constituer un guide commun.

Nous avons accompagné les managers au-travers de deux ateliers pour :

  • S’approprier le projet ;
  • Définir le cadre pour la définition des règles de vie ;
  • Se saisir du projet de déménagement pour porter les trois postures clés du projet d’entreprise :
    • Coach >> Manager en espaces ouvert
    • Facilitateur >> Favoriser la collaboration dans les espaces
    • Animateur >> Manager des équipes hybrides (présentiel et distanciel)