Explications métier de facilitateur

Que fait donc un facilitateur au quotidien ?

Exercice intéressant que celui qui consiste à expliquer son métier de la manière la plus simple possible à des personnes éloignées de son coeur de métier. En interne, on s’est posé la question récemment à l’occasion d’un passage média. Jean vous avait même posé la question sur LinkedIn : “qu’est-ce qu’un facilitateur ?”. 

Après coup, on s’est dit que ce serait sympa de capitaliser sur ce travail et de vous proposer notre vision du métier de facilitateur, tel que nous le pratiquons. C’est un métier récent, encore méconnu et parfois mécompris donc on va tâcher d’éclaircir tout cela.

 

Comment définir ce qu’est un facilitateur ?

On a commencé par se mettre dans la peau d’une personne qui entendrait parler du métier de facilitateur et voudrait en savoir plus.

On a cherché sur internet “facilitateur définition”. On est arrivé sur le site de Larousse  qui nous a indiqué la définition suivante : 

Facilitateur, adj. et n. : Qui est chargé de faciliter le déroulement d'une action, d'un processus.

Pas complètement satisfait de cette définition, on est passé au résultat suivant et on est arrivé sur la plus grande base de données collaborative au monde : Wikipédia. Sur la page en français consacrée à “Facilitateur”, on a appris que le terme est directement emprunté et adapté de l’anglais “facilitator”. La page en français étant assez concise, on a décidé de jeter un coup d’oeil du côté de la version anglo-saxonne. Et là, bonne surprise ! Une définition plutôt complète et qui nous a paru assez adapté (traduction maison, vous nous pardonnerez les approximations) :

“Un facilitateur aide un groupe à mieux travailler ensemble, à mieux percevoir les objectifs communs et à planifier le chemin pour atteindre ces objectifs, grâce à des ateliers, des réunions, des échanges. Tout au long de ce chemin, le facilitateur reste “neutre”. C’est-à-dire qu’il ne prend pas partie pendant les échanges.”

Ces définitions, bien que prometteuses, gardaient un petit goût d’inachevé par rapport à la manière dont nous exerçons et vivons ce métier. On a donc ajouté notre grain de sel pour vous proposer deux définitions : une version “simple” (pour votre grand-mère par exemple) et une version plus poussée (= avec des mots compliqués et plus de détails) :

  1. Un facilitateur permet à un groupe d'identifier un problème et ensuite de le résoudre. Le facilitateur ne possède pas la solution à ce problème. Le travail du facilitateur est d’aider le groupe à avancer vers la solution.
  2. Le métier de facilitateur est indissociable de l’intelligence collective. En effet, un facilitateur part du principe que l’on réfléchit mieux à plusieurs et que cela permet de prendre des décisions plus adaptées et plus pérennes face à des problèmes complexes.

C'est donc une personne qui, grâce à des techniques d'animation spécifiques, va favoriser la collaboration au sein d'un groupe pour lui permettre d'aboutir au résultat attendu. Plus concrètement, elle va être capable de préparer et d’animer différentes sortes de réunions (atelier de créativité, réunion de résolution de problème, séminaire de cohésion voire même parfois formation) en étant spécialiste non pas du sujet traité mais de la façon dont il peut être traité par un groupe. Le facilitateur est idéalement extérieur au contexte qu’il facilite pour lui permettre d’être impartial et focalisé sur la méthode.

Finalement, un facilitateur est un expert en interactions et en dynamique de groupe : il va faire en sorte que l’intelligence collective d’un groupe soit mise au service de la résolution d’un problème. On pourrait aussi parler de maïeutique, l’art d’accoucher les idées appliqué à l’échelle d’un groupe, d’une équipe. 

 

À lire aussi : Repenser ses réunions avec la distance

 

 

Mais concrètement, il fait quoi le facilitateur ?

On vous voit venir et nous dire que la théorie c’est bien beau. Mais dans la pratique, que fait-il au quotidien lorsqu'il faut "faciliter" un événement ?

Et bien il faut considérer 3 phases. Une phase de préparation en amont de l’événement qu’il doit faciliter (la partie la moins connue de ce métier), une phase d’animation pendant l’intervention et une phase après l’événement.

Phase amont de l’intervention

  • S’assurer de la bonne compréhension de ou des objectifs principal de l’intervention ;
  • Cadrer le périmètre de l’intervention avec les parties prenantes : Avec qui préparer ? Qui doit être présent ? Est-ce qu’il y a des temps qui peuvent être animés par des parties prenantes ?
  • Préparer le déroulé, les méthodes et outils d’animation qui vont être utilisés ainsi que le support ou les supports nécessaires.
  • Niveau logistique :
    • En présentiel : vérifier la configuration de l’espace d’animation, le matériel nécessaire, et ne pas hésiter à tester le déroulé voire faire une mise en situation pour vérifier que la méthode est adaptée.
    • En distanciel : s’assurer que les participants puissent accéder FACILEMENT aux outils que vous avez sélectionnés pour l’animation à distance. Chez FLEXJOB, nous utilisons différents outils selon le besoin : Microsoft Teams, Beekast, Zoom, Google Slides ....

Une bonne préparation permet d’assurer l’atteinte des objectifs et engage déjà les participants, avant même le début de votre intervention !

Pendant l’intervention

Le jour J, le rôle de facilitateur regroupe les missions suivantes : 

  • Assurer la dynamique de groupe (avec une alternance appropriée de temps et des méthodes) ;
  • Assurer le fil conducteur (rappel des objectifs, du cadre ...)
  • Faire prendre de la hauteur ;
  • Trouver les bonnes questions ;
  • Assurer les aspects logistiques ;
  • Vérifier que chacun puisse s’exprimer ;
  • Animer les débats ;
  • Amener les participants aux synthèses ;
  • Reformuler ce qui est dit pour s’assurer de la bonne compréhension de chacun ;
  • Désamorcer les éventuelles tensions ;
  • Garantir le respect du temps prévu.

Mais attention ! Le rôle du facilitateur ne s’arrête pas lorsque l’atelier / la réunion s’achève. S’arrêter c’est prendre le risque que les idées / actions / décisions qui ont éclos lors de l’animation se perdent.

Après l’intervention

  • Assurer l’amélioration continue
  • Transmettre la synthèse
  • Engager les participants par des actions court et moyen terme
  • Prévoir les prochaines étapes
  • Animer en asynchrone si besoin

 

Pour quelles applications ?

De nombreux travaux en collectifs peuvent constituer un terrain propice à la facilitation :

  • Réunion d'avancement / revue ;
  • Réunion de construction / création ;
  • Réunion d'information ;
  • Réunion de résolution de problème ;
  • Réunion de prise de décision ;
  • Réunion de retour d'expérience / rétrospective ;
  • Mais pas uniquement, loin de là ! 

Ces pratiques s’appliquent quels que soient le secteur d’activité et le domaine de l’entreprise.

Le rôle du facilitateur sera de s’adapter au contexte et à la “maturité” du groupe  qu’il doit faciliter. Par exemple, si la pratique de la facilitation est nouvelle dans l’entreprise, il faudra sûrement prévoir un temps de préparation plus important avec les parties prenantes. Aussi, il faut adapter les méthodes au contexte dans lequel on facilite. Par exemple, certaines requièrent un public à l’aise avec la collaboration et la prise de parole pour être efficaces. Pour des premiers ateliers, le facilitateur peut privilégier l’utilisation de techniques reposant sur le photo-langage par exemple. Chez FlexJob, nous utilisons notamment le Dixit pour cet usage. 

On espère que le rôle d’un facilitateur au quotidien est maintenant plus clair pour vous ! N’hésitez pas si vous avez des questions sur ce métier.

 

Devenir Facilitateur

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