Comment organiser une réunion mixant présence et distance ?

Comment organiser des réunions hybrides ?

Est-il facile d’animer une réunion en mixant du présentiel et du distanciel ?

 

Qu’est ce qu’une réunion hybride ? 

Comme son nom l’indique, une réunion hybride regroupe des participants dans une même pièce avec des participants seuls face à leur ordinateur dans un autre lieu, le plus souvent depuis chez eux. 

Ces réunions mixant présentiel et distanciel sont l’un des meilleurs compromis suite au premier déconfinement pour assurer la sécurité de chacun des collaborateurs et la distanciation sociale. 

Néanmoins, sans pratique ni expérience, organiser et animer une réunion hybride peut devenir un véritable casse-tête. L’animateur de la réunion doit veiller à ne perdre personne, surtout ceux à distance, et veiller au bon déroulement des échanges.

Organiser une réunion hybride est délicat, il faut maintenir l’attention des personnes en télétravail car ils peuvent vite être happés par leur téléphone ou même un mail. 

Toutefois, nous allons vous dévoiler quelques astuces pour animer efficacement ce type de réunion.

 

Nos astuces pour bien animer une réunion mixte présentiel / distanciel 

Afin d’organiser et d’animer une réunion hybride dans les meilleures conditions, voici quelques tips : 

  1. Le travail préparatoire : prévoir un document partagé en ligne dédié où chacun des participants pourra écrire de manière asynchrone pour préparer la réunion. 
  2. Mettre en place des rôles tournants : si vous partez sur des réunions hebdomadaires par exemple, n’hésitez pas à impliquer les participants. Chez FlexJob, chaque semaine nous avons un animateur, un scribe (celui qui prend des notes) et un time keeper (gardien du temps) différent. 
  3. L’inclusion : c’est une étape essentielle dans l’animation d’une réunion hybride pour embarquer chacun des participants et surtout ceux à distance. Météo du jour, raconter son week-end, photolangage… La liste des icebreaker est très longue, un peu d’imagination ! ;)  
  4. Le compte-rendu : choisir un support de prise de notes pour sauvegarder les échanges et les prises de décisions. Idéalement sur le même document. 
  5. Choisir les bons outils : il est important lors d’une réunion hybride de veiller à choisir les bonnes méthodes et outils. Il faut s’assurer que tout ce qui est fait en physique peut être vu par les participants à distance. 
  6. Choisir le bon matériel : pour les personnes en présentiel, définissez la personne qui diffuse le son et veillez à ce que le son des hauts-parleurs des autres participants soit coupé.  
  7. Les personnes à distance doivent être vues et voir tout le monde : vous pouvez par exemple diffuser sur un grand écran les personnes à distance et placer les personnes en présentiel autour d’une table avec une webcam orientée dans leur direction.

Toutes ces astuces peuvent commencer à nourrir votre réflexion sur l’animation d’une réunion mixte présence/distance. 

 

Notre webinaire “organiser une réunion hybride” 

Pour aller plus loin, nous avons développé une offre de webinaire participatif “organiser des réunions hybrides”.

Entre expérimentation, pédagogie participative, partage entre pairs… Voici notre philosophie pour l’organisation et l’animation de votre webinaire dédié aux réunions hybrides. 

Les objectifs du webinaire : 

  • Identifier les clés de succès et points de vigilance de l’animation de réunion hybride à distance par rapport au présentiel. 
  • Transmettre des outils et méthodes utilisables à distance pour mener des réunions et projets de manière collaborative et efficiente.
  • Développer la posture d’organisateur de réunion hybride afin de conserver les dynamiques du groupe.

Un exemple de déroulé type : 

  • Inspiration pour organiser des réunions hybrides : avec des apports et présentation de bonnes pratiques et outils d’animation de réunion mixant présence et distance ;
  • Temps de co-construction pour déployer des actions au sein d’une réunion choisie par chacun des participants : avec un choix d'un cas de réunion concrète : une situation précise à venir ;
  • Co-construction de pistes de solutions en travail en sous-groupes.

 

Vous voulez en savoir plus ? Voici nos offres de webinaires participatifs ! 

Sinon, n'hésitez pas à nous contacter !