Quelles sont les opportunités liées à l'aménagement de nouveaux espaces de travail ?

Environnement de travail : vecteur d'engagement et de performance

Le principal enjeu directement lié aux espaces de travail est leur adaptation aux nouveaux usages et manières de travailler en entreprise : nous ne travaillons plus de la même manière qu’il y a 30 ans. Nos espaces doivent le refléter et répondre aux besoins actuels de leurs utilisateurs : les collaborateurs.

On observe aujourd’hui un tournant dans la manière que nous avons d’aborder nos environnements de travail : L’aménagement de ces derniers peut impacter la vie d’une entreprise à de nombreux niveaux : transmission de l’information, transversalité inter équipes, capacité d’innovation, engagement des collaborateurs, qualité de vie au travail, recrutement …

Autant de points qui sont déterminants de la performance de l’entreprise et du bien-être des Hommes qui y travaillent au quotidien.

 

L’innovation, une histoire de lieux ?

Au sein des entreprises, l’innovation a pendant longtemps été quasiment l’exclusivité du département R&D et de processus d’innovation bien cadrés.

Pour sortir de ce cadre et faire émerger des innovations (amélioration ou création d’un produit, processus ou service), il n’existe pas de recette miracle.

Cependant, l’environnement de travail peut jouer un rôle déterminant dans cette quête de l’innovation. On parle notamment “d’open innovation”. Une pratique qui consiste à associer des parties prenantes (clients, collaborateurs …) dans le processus d’innovation pour faire émerger de nouvelles idées.

L’aménagement des espaces joue un rôle déterminant dans ce processus : avoir à sa disposition des lieux modulables, des espaces de créativité, des espaces partagés où se mélangent les métiers et les expertises peuvent contribuer à la mise en place d’un terreau fertile à l’innovation.

Mais concrètement, ça se passe comment dans les entreprises qui fonctionnent de cette manière ?

 

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Un lieu au service de l’innovation : Les Dunes de la Société Générale

La Société Générale a inauguré son technopôle “Les Dunes” en novembre 2016 dans l’Est parisien.

D’abord lancé pour désengorger le site de la Défense, la Société Générale a saisi l’opportunité au vol et a décidé de faire de ce nouvel espace un lieu propice à l’innovation et aux transformations du monde du travail. Un comité de 500 collaborateurs a été consulté tout au long du projet pour la mise en place d’un espace répondant aux réels besoins des utilisateurs des espaces.

Ainsi, “Les Dunes” regroupent des espaces collaboratifs, ouverts et horizontaux pour encourager les échanges entre les collaborateurs et les différentes équipes métiers.

Bien que les équipes aient chacune un espace dédié, les collaborateurs sont encouragés à occuper et travailler depuis des espaces variés. La surface dédiée aux espaces collaboratifs a été doublée ! L’objectif : favoriser la sérendipité.

Pour favoriser l’innovation, un plateau de 1000m² est dédié à des startups internes et externes. L’objectif étant la mise en place d’un écosystème favorable à l’émergence et à la réalisation de nouvelles idées.

Un facteur de succès de ce projet tient aussi à la dynamique qui est liée à ces nouveaux espaces.

De nombreux temps de partage ont ainsi été créés :

  • Petits-déjeuners collectifs :
  • Déjeuners hebdomadaires pour du partage d'expérience ou de la sollicitation d'avis ;
  • Des "midis-pitchs" par les startups du plateau auxquels chacun peut assister ;
  • L'organisation de MeetUp FinTech ;
  • Hébergement et organisation de conférences pour favoriser le partage et le networking.

Ainsi, avec ces nouveaux espaces pensés pour accompagner les collaborateurs de l’entreprise dans le virage de la transformation digitale, c’est tout un écosystème qui s’est mis en place

Cet écosystème couplé aux nouveaux espaces est une réussite pour l’entreprise. En effet, la plupart des retours sur le nouvel aménagement des espaces sont extrêmement positifs : une enquête interne a révélé plus de 89% de personnes satisfaites !

La clé de ce nouvel environnement réside dans le fait qu’il répond à la fois à un besoin stratégique de l’entreprise (attractivité, innovation, engagement) et à un réel besoin des collaborateurs : moduler l’espace de travail en fonction de leurs besoins pour mieux travailler au quotidien.

 

espaces de travail innovant à lyon

Les locaux de NextDoor, à Lyon, un lieu depuis lequel l'équipe FlexJob télétravaille régulièrement

 

Espace de travail : un facteur d’engagement des collaborateurs

En plus de favoriser l’innovation, l’environnement de travail peut être un formidable levier d’engagement des collaborateurs.

Pour cela, deux points sont clés :

  • Des espaces qui répondent aux besoins des salariés :
  • Un aménagement qui est co-construit et non imposé.

Dans une même journée, nous avons des moments où la concentration est nécessaire, d’autres où nous avons besoin de collaborer, d’échanger avec nos collègues, de nous isoler pour un coup de téléphone, de faire un break …

Dans le cas d’un open space avec bureau fixe, les postes de travail sont attribués aux personnes sans trop tenir compte de leur activité. On doit effectuer des tâches différentes depuis un même endroit qui n’est pas forcément adapté à des tâches diverses.

Pour ces raisons, l’espace de travail de demain est celui qui propose un écosystème interconnecté donnant aux individus le choix et le contrôle sur l’exécution de leur travail.

Débuter en impliquant les collaborateurs dans la conception de l’aménagement ou du réaménagement est un premier pas important. Une telle démarche a plus de chance de porter ses fruits lorsque les collaborateurs sont mis à contribution et accompagnés.

Coworking lyon espace de travail

Les locaux de NextDoor, à Lyon, un lieu depuis lequel l'équipe FlexJob télétravaille régulièrement

 

La liberté du choix dans les espaces de travail

Pour que les espaces favorisent l’engagement, il est important qu’ils répondent aux usages qu’en font les salariés.

Travailler en espace ouvert peut favoriser l’engagement des collaborateurs sous certaines conditions :

  • qu'il y ait suffisamment de poste de travail (individuels et collectifs) et de diversité d'espace pour éviter une "lutte des places" dans les locaux ;
  • que les collaborateurs disposent d'une liberté de décision pour choisir leur poste de travail selon leur activité du moment.

De manière presque contre-intuitive, les salariés qui évoluent dans des environnements ouverts ont un niveau de satisfaction lié à leur environnement de travail qui est plus élevé que ceux qui ont un poste de travail fixe. L’explication réside dans le fait que la possibilité de changer de lieu de travail en fonction du travail à réaliser permet une meilleure adéquation environnement - activité.

 

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Adidas : un espace flexible pensé de manière collaborative

En 2017, la société Adidas a déménagé dans de nouveaux locaux à Paris. L’objectif premier étant de rassembler les équipes franciliennes sur un site unique.

L’entreprise a profité de l’occasion pour impliquer les collaborateurs dans l’aménagement de l’espace via des groupes de travail.

À partir des résultats de ces sessions de travail, c’est un espace très flexible et libre qui a été conçu. Il y a des zones métiers avec des “bureaux libres” mais aussi de nombreux espaces de co-working et de réunions. Des cabines téléphoniques sont également présentes pour permettre de communiquer en toute confidentialité et sans gêner les autres.

La multiplicité des typologies d’espace permet aux collaborateurs d’adapter leur lieu de travail selon leur activité en continu. Tout est fait pour favoriser les échanges entre les collaborateurs et les dynamiques inter-services. Le petit plus : des espaces pensés pour le bien-être des salariés : salle zen, cuisine, local à vélo, conciergerie, salle de sport …

Autant de besoins qui sont remontés de la consultation des collaborateurs !