Comment mettre en place un processus d'onboarding ?

Onboarding : une clé du recrutement

Fin septembre, l’équipe LinkValue a invité Yuco et FlexJob dans ses locaux pour une matinale d’échange et de partage autour de l’onboarding. Une quinzaine de participants était présent pour débattre et réfléchir collectivement sur cette thématique. La matinale s’est déroulée sous un format table ronde pour favoriser le partage d'expérience entre pairs.

 

Onboarding : un constat partagé

On a souvent tendance à penser qu’un recrutement s’étale entre la prise de contact avec un candidat et la signature de la promesse d’embauche. Ce n’est pas le cas ! Un recrutement ne se termine pas lorsque l’on signe le contrat ou la promesse d’embauche. Un recrutement est finalisé lorsque la période d’essai est validée. L’onboarding est l’avant-dernière étape du recrutement, il est donc capital de ne pas la négliger !

L’onboarding joue un rôle clé dans l’intégration et la fidélisation des collaborateurs, c’est un point partagé par tous les participants à cette matinale. Cela est appuyé par les chiffres : 60% des jeunes cadres estiment que les entreprises ne gèrent pas bien leur intégration.

Cependant, le succès de cette période d’intégration ne dépend pas uniquement de l’entreprise : le nouvel embauché est aussi acteur du succès – ou non – de cette étape clé.

 

Onboarding : les enjeux

Aujourd’hui, 20% des recrutements se soldent par un échec. Et le coût d’un recrutement raté représente une perte pour les entreprises de 20 à 200k€. Le calcul prend en compte le coût du recrutement (annonces, cabinet extérieur, temps passé par les RH etc), la rémunération du candidat, le coût du maintien en poste, le coût du licenciement, le coût des erreurs business et opportunités manquées et autres coûts cachés.

L’émergence des pratiques liées à l’onboarding est encore un phénomène de faible ampleur dans les organisations. Selon une enquête réalisée par l’ANDRH en 2010, 25% des cadres ne bénéficient ainsi d’aucun moyen ou processus formalisé pour leur prise de poste. Parmi les cadres débutants, près de la moitié déclare ne pas avoir eu d’entretien avec son manager lors de sa prise de poste pour définir les premières tâches à effectuer !

Pour les raisons précédentes, la proportion de cadre qui songe à mettre un terme à sa période d’essai est d’environ 50%. Il est cependant possible de mettre en place des mesures simples pour éviter ces écueils. On vous partage les idées des participants à la matinale ! (Source : APEC- 2017).

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Onboarding : des mesures simples à mettre en place

Un accueil organisé

Vous avez recruté un candidat pour une prise de poste le 10 octobre. Pour bien l’accueillir le jour J, vous pouvez faire la check-list suivante :

  • En amont de l’intégration d’un nouveau collaborateur, pensez à l’appeler ou à lui écrire pour confirmer sa date d’arrivée, l’horaire, le programme de sa première journée …
  • Prévoyez la logistique : poste de travail, téléphone, ordinateur …
  • Prévenez bien l’ensemble de l’équipe de son arrivée
  • Élaborer une feuille de route claire, en mettant en avant les compétences attendues du collaborateur et la manière de les atteindre
  • Impliquer la direction dans l’onboarding avec au moins une rencontre avec le collaborateur
  • En amont de la prise de poste de l’onboardé, n’hésitez pas à l’inviter à des événements internes, à organiser un déjeuner avec son futur manager …

Un point clé lorsque l’on intègre une nouvelle entreprise est de se sentir à l’aise. Pour cela il est possible de mettre en place un système de « tuteur » / « buddy » sur la base du volontariat dans vos équipes.

 

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Le système de « buddy » dans l’onboarding

Le rôle de ce tuteur peut couvrir un périmètre très variable : à vous de le définir en co-construction avec les volontaires ! Un tuteur peut être acteur de l’onboarding sur les points suivants :

  • Organiser l’accueil du nouveau collaborateur
  • Faire des points réguliers
  • Expliciter les pratiques de l’entreprise, aider le nouveau collaborateur à s’en imprégner progressivement
  • Répondre aux interrogations, aider le collaborateur à s’acculturer à l’entreprise
  • Accompagner et soutenir la montée en compétences
  • Participer à l’évaluation de fin de période d’essai

Liste à développer selon vos idées, nous sommes toujours preneurs de suggestions !

 

Retour sur la phase d’onboarding

Ça y est, la période d’essai est validée, vous pouvez enfin dire que le processus de recrutement touche à sa fin ! Il vous reste cependant une petite étape à ne pas négliger : celle du retour d’expérience du nouveau venu sur sa période d’onboarding.

Pour évaluer votre phase d’onboarding, plusieurs solutions sont à votre disposition. Cela peut passer par un système de feed-back régulier auprès du buddy – assez informel. Selon l’organisation interne de votre organisation, avoir des discussions informelles régulières avec les RH, son/sa manager etc

Vous pouvez aussi demander un rapport d’étonnement (format libre : le mot rapport ne doit pas faire peur pour ne pas brider la réflexion !) à l’onboardé. Cela peut vous apporter de belles pistes d’amélioration sur votre onboarding.

 

Pourquoi pas vous ?

L’onboarding est un point clé dans votre stratégie de marque employeur. Cela vous permet de fidéliser les talents dès leur premier jour dans votre entreprise. C’est aussi un facteur qui favorise l’engagement des collaborateurs. On attend quoi ?

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