Quels sont les défis liés aux nouveaux espaces de travail ?

Les défis liés aux nouveaux environnements de travail

Le concept de l'open-space nous est tous familier et nous sommes nombreux à y avoir travaillé au cours de notre carrière. Cependant, dans la réalité, nous sommes nombreux à ne pas l'apprécier pour de nombreuses raisons : difficultés de concentration à cause du bruit, difficultés à collaborer car l'on ne veut pas gêner ses collègues ...

L'ère des open-space est surtout symbolique d'une rationalisation immobilière à outrance et de la culture managériale des années 60. Or les manières de faire se réinventent et impactent le quotidien de travail : le management évolue, la dimension du lieu de travail est repensée. Ainsi, on voit émerger de nouveaux concepts pour éviter les écueils de l'open-space et surtout s'adapter aux enjeux liés à l'évolution de nos manières de travailler : travail digital, collaboratif, attention portée au bien-être des collaborateurs.

Aujourd'hui, on se penche sur les défis liés à ces nouveaux aménagement d'environnements de travail : FlexOffice, Activity Based Working ... On vous propose des pistes de réflexions sur des écueils souvent rencontrés lors de transition vers ces espaces ouverts et axés sur le travail collaboratif.

 

La déshumanisation des espaces de travail

Un environnement de travail aménagé de manière ouverte et dans lequel la règle du “clean desk” est de mise peut apparaître très impersonnel. Cela peut créer une frustration liée à la non-personnalisation de l’espace de travail : on ne peut plus faire trôner son mug “Papa/Maman de l’année”, la photo du petit dernier sur son bureau, son cactus ...

Or la possibilité de s’approprier son espace de travail est un besoin que l’on peut presque qualifier de primaire et qui participe au bien-être de chacun dans l’entreprise. Ne pas pouvoir personnaliser son espace peut aussi amener les salariés à se sentir considérés comme des  ressources interchangeables : on peut vite se sentir anonyme au sein du collectif.

Comment créer un sentiment d’appartenance dans un espace a priori dépersonnalisé ?  

Par rapport à ce point, des solutions simples à mettre en place existent :

  • Créer un espace "totem" où chacun eut apporter des objets personnels au sein de l'espace partagé.
  • favoriser une appropriation collective du nouvel environnement de travail en choisissant des éléments de décoration en équipe.

 

Perte de l’esprit d’équipe

Le travail au sein d'un espace de travail ouvert favorise le désilotage interne, mais ne doit pas se faire au détriment des relations intra équipes !

Pour éviter cela, le management doit permettre la création et le renforcement des liens au sein de l’équipe. Cela peut passer par l’organisation de points de coordination récurrents et aussi à des moments de partage, en équipe. Ce type de démarche permet institutionnaliser des temps qui rythment le quotidien opérationnel et favorisent la transmission d’informations tout en créant des liens au sein des équipes.

 

Comment éviter la course aux “meilleures places” au sein d'espaces de travail ouverts ?

Des entreprises qui sont passées au FlexOffice ont rencontré la situation suivante : un stress partagé par les collaborateurs qui crée une course à qui arrive le plus tôt le matin pour réserver une “bonne” place.

Ce type de changement d’espace doit être accompagné par le management : il ne faut pas qu’il y ait cette perception de la “meilleure place”. Pour que cela soit un succès, le fait qu’un espace corresponde à un usage (travail collaboratif, espaces de concentration …) doit être compris par tous. Il faut également que la typologie d’espaces soit adaptée aux métiers de l’entreprise : certaines auront besoin de davantage d’espaces propices au travail dans le calme, d’autres de davantage d’espaces de créativité ... De fait, avoir des espaces de travail modulables peut permettre de répondre de manière agile à cette problématique.

Dans tous les cas, il est indispensable que les espaces proposent un confort similaire : ergonomie du poste de travail, luminosité …

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Nouveaux environnements de travail : la fin de la confidentialité ?

À la fois par téléphone, en entretien ou encore sur l’écran de son ordinateur certaines situations de travail amène à un besoin de confidentialité (cas client, collaborateur, chiffres, document privé, informations sensibles …). C'est une critique qui était déjà adressée par les collaborateurs travaillant en open-space et qui est aussi évoquée par ceux qui vivent une transition bureau individuels vers un espace de travail ouvert.

Il existe pourtant des solutions simples à mettre en place pour éviter cet écueil et répondre au besoin de confidentialité de certains :

  • La mise en place des filtres sur les écrans.
  • Lorsque cela est possible placer les collaborateurs ayant besoin de confidentialité dans des zones avec moins de passage (au bout d’un bâtiment par exemple) ou ayant accès plus facilement à des espaces isolés.
  • Si cela est possible, anticiper les échanges confidentiels pour réserver un espace adapté.
  • Prévoir des espaces dédiés en quantité suffisante par rapport aux besoins de l’entreprise en ce qui concerne la confidentialité.
  • Il est aussi tout à fait possible que certains aient besoin d’un bureau fermé de par la nature de leur activité (traitement de données sensibles par exemple) : la clé d'un changement d'espace réussi étant qu'il réponde d'abord aux besoins métiers des collaborateurs.

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Gestion du volume sonore

Échanges spontanés entre deux collègues, imprimantes, bruit de clavier, de nombreux fonds sonores viennent interagir dans le quotidien de l’organisation.

Aujourd’hui, ce sont 4 collaborateurs sur 5 qui jugent que le bruit dans leur espace de travail nuit à leur concentration !

Pistes de solutions  :

  • Renforcer l’acoustique : cloisons mobiles / acoustique des plafonds et des murs.
  • Mettre à disposition des casques anti-bruit ou avec de la musique.
  • Prendre conscience lorsque l’on sort de réunion que les utilisateurs près des salles peuvent être dérangés (les discussions peuvent continuer)
  • Que les règles d’utilisations des espaces soient connues et partagées par tous.
  • Afficher des pictogrammes précisant les règles de l’espace.

Vous avez d'autres suggestions ? On est preneur dans les commentaires !