Comment manager ses collaborateurs à l'ère du digital et des "new ways of working" ?

« Bricks, bits and behavior » : les 3 piliers des « New Ways Of Working »

Le digital change notre façon de travailler : l’ère du numérique dans lequel nous vivons entraîne une métamorphose de la société et du travail. Le digital est cet accélérateur qui rend possible ces nouvelles façons de travailler.

Les entreprises doivent remettre en question ce qui a fait leur succès d’hier en transformant leur philosophie du travail pour continuer d’exister et répondre aux enjeux du monde actuel :

  • Un besoin d’équilibre vie pro et vie perso
  • Un besoin de donner du sens à son job, de s'épanouir au travail
  • Un besoin de travailler (à distance ou au bureau) dans des lieux qui répondent aux besoins métiers
  • Un besoin d’une hiérarchie non plus asservissante, mais libératoire, les managers deviennent des facilitateurs
  • Un besoin d’un management basé sur la confiance
  • Un besoin de travailler au sein d’un collectif bienveillant

Le modèle pyramidal de l’entreprise d’hier ne convient plus ! Une nouvelle culture du travail se démocratise avec l’appui du digital.

Travailler de chez soi, dans un espace de coworking, en horaires flexibles… Disposer de lieux favorisant la créativité, la responsabilisation, l’autonomie, les prises de décisions… Avoir accès à des outils qui permettent la dématérialisation de l’information et de la faire circuler plus facilement et rapidement… Tout ceci fait les « New Ways Of Working » (NWOW), ou les « Nouvelles façons de travailler ».

Même si la notion du « NWOW » est difficilement résumable et reste encore floue pour beaucoup, nous allons vous expliquer ce que sont les 3 piliers des "NWOW", les 3B : « Bricks, bits and behavior ». 

Quelles sont les 3 dimensions des NWOW ?

 

« Bricks » : l’aménagement des espaces de travail des NWOW

Que voyez-vous en premier lorsque vous ouvrez les portes d’une entreprise ? Ses espaces de travail. Le premier B pour « bricks » représente l’innovation liée à l’aménagement des lieux de travail conçu pour favoriser l'évolution des métiers vers plus de collaboratif et d'intelligence collective, porter la culture d'entreprise et la vision de l'entreprise.

Au lieu de partir du concept : un bureau fixe par collaborateur, le concept des « New Ways Of Working » propose différentes typologies d'espace de travail : des espaces partagés, des espaces de concentration, des espaces de créativité, des espaces de détentes, des espaces de réunions... À chaque entreprise de construire des environnements de travail qui répondent aux besoins et à l'évolution des métiers.

Il est question ici de casser les silos et de faire travailler des équipes ensemble. D’après Z. Marouf, président de l’association l’Observatoire des Réseaux Sociaux d’Entreprise, on parle d’un passage « du virtuel au réel », avec des entreprises repensées entièrement autour de l’ergonomie, du bien-être au travail et des espaces flexibles.

La transition ne se fait pas en un claquement de doigts, il faut prendre le temps pour accompagner les collaborateurs les plus réticents encore nostalgiques de leur bureau fermé. Se retrouver du jour au lendemain dans un espace totalement ouvert peut être déstabilisant pour certains et même source de mal-être.

À noter : avec les « bricks », l’aménagement des espaces de travail est totalement repensé et plus personne n’a de bureau fixe, un gain d’espace est donc réalisable.

 

« Bits » : les outils digitaux au service des NWOW

Le télétravail, ça vous parle ? Le second B pour « bits » repose sur l’utilisation des outils digitaux et la dématérialisation de l’information et des documents pour favoriser et faciliter le travail à distance. Cette innovation est liée directement à celle des espaces de travail, comme il n’y a plus de bureau fixe, il n'y a plus d’ordinateur fixe. Ils sont remplacés par des ordinateurs portables. Grâce à Internet et à l’avènement du monde digital dans lequel nous vivons tous, le collaborateur peut désormais travailler d’où il veut, quand et comment il veut.

Cette innovation entraîne également une digitalisation d’un maximum de documents pour éviter que les collaborateurs ne doivent arpenter les couloirs avec une multitude de documents sous le bras et une circulation de l’information plus fluide entre les différents services de l’entreprise.

À noter : comme les « bits » repose sur la digitalisation liée au « NWOW », les entreprises devront investir dans un nouveau parc informatique. Un investissement qui sera très vite rentabilisé via une démultiplication de la productivité des collaborateurs.

 

« Behavior » : Les comportements, les usages et le management des NWOW

Après les espaces de travail et les outils digitaux, place au 3ème B, le plus subtil à déceler. Le « behavior » comprend la prise en charge des femmes et des hommes vers ces nouvelles façons de travailler ensemble. Le concept novateur des « NWOW » peut séduire certains collaborateurs, mais peut aussi en rebuter d’autres. Il est important de confronter tous les employés, les managers et la direction aux changements influés par ces innovations. Même s’ils sont vus de manière positive, toutes les personnes de l’organisation vont devoir changer leur manière de travailler et leur façon de voir le travail.

Le changement se fera via différents moyens  :

  • Une communication interne claire et précise annonçant les changements
  • Des workshops de sensibilisation
  • Des coachings individuels
  • Des ateliers de facilitation
  • Des ateliers de formation : il faut prendre le temps de former les collaborateurs à ces « New Ways Of Working » (nouvelles façons de travailler).
  • Instaurer une culture du feed-back : pouvoir se sentir à l’aise de rappeler à son collègue ou même à un manager les règles, en cas de non-respect.
  • Un changement de culture : les managers ne sont plus des « surveillants », mais des « accompagnants », dans l’ère des « New Ways Of Working », les notions de confiance, d’autonomie et de responsabilisation prennent tout leur sens.

À noter : il peut y avoir une confusion entre l'activity based Workplace c'est à dire adapter son lieu de travail en fonction de ses besoins tout en ayant encore un bureau attribué et le Flex Office où il n'y plus de bureau attribué. L'un n'est pas mieux que l'autre : tout dépend du besoin métier.