Flex Office : comment engager une démarche de co-construction avec ses collaborateurs ?

Au secours, on passe en Flex-Office !

Depuis quelques années, un nouveau concept émerge concernant l’aménagement des espaces de travail : le flex-office. Si ce concept innovant prend petit à petit ses marques dans les entreprises françaises, cette nouvelle façon de travailler peut se heurter à des difficultés lors de sa mise en place.

Gain d’agilité, amélioration de la qualité de vie au travail, multiplication des interactions, renforcement de la productivité, plus d'autonomie pour les collaborateurs, réduction des coûts des bâtiments… Le flex-office et la mise en place de bureaux ouverts ne peuvent, à priori, qu’enchanter les salariés français.

Néanmoins, cette flexibilité et le terme “sans bureau fixe” peuvent inquiéter de nombreux collaborateurs. Une nouvelle façon de manager, des frais de réaménagement à prévoir, des sensibilités à préserver …

Pour mener à bien cette transition forte, il ne faut pas négliger l'accompagnement des parties prenantes, les écouter et les impliquer pour construire un projet approprié et effacer toutes les inquiétudes.

 

Le flex-office : un terme encore obscur qui freine les entreprises, pourtant …

Dans un monde où la qualité de vie et le bien-être au travail sont de plus en plus présents, nombreux sont les salariés français à la conquête de l’environnement de travail leur offrant le plus de souplesse, d’autonomie et de flexibilité.

Cependant, les clichés collent à la peau du flex-office.

L’environnement de travail flexible est une lubie managériale dans le seul but de réaliser des économies en gagnant le plus de mètres carrés possible et en bannissant les bureaux individuels.
FAUX ! Plus d’une entreprise sur deux ne réalise aucune économie d’espace en partant avec cette vision.

Le flex-office ne fonctionne qu’avec les start-up.
FAUX ! AXA, BNP Paribas, La Société Générale, PSA, TF1, Bouygues Télécom… De nombreux géants français ont mis en place ou sont en train de tester ce nouveau mode d’organisation.

Le flex-office ne peut pas s'appliquer aux métiers sédentaires.
FAUX ! Avec le télétravail qui se généralise. Prenons l'exemple d'APICIL qui a mis en place le FlexOffice pour le service client afin de leur dédier un espace téléphonie.

Le flex-office = open-space.
FAUX ! Même avec les espaces de travail en flex-office,  on peut imaginer des espaces cosy, avec des petits ilôts de bureaux, une cuisine conviviale, des espaces dédiés à la créativité, etc.

 

Les entreprises souhaitent offrir un cadre de travail plus flexible aux collaborateurs

Selon Opinion Way, 71% des collaborateurs français n’ont jamais entendu parler du flex-office.

Premier challenge pour les entreprises : remettre en question ce qui a fait leur succès d’hier en transformant leur philosophie et leurs espaces de travail.

Le deuxième ? Communiquer auprès des collaborateurs pour qui cette notion du flex-office ne soit plus floue, un concept encore trop méconnu ou vu comme un prétexte d’économie immobilière.

Ce nouveau concept ne fait que très rarement l’unanimité au sein des entreprises, jugé comme “trop impersonnel”. Les managers et dirigeants sont donc dans l’obligation d’informer, d’expliquer et de sensibiliser les collaborateurs sur ce sujet.

Pour une transition vers le flex office réussie, il est primordial d’embarquer tous les collaborateurs dans le même bateau, la communication et la transparence deviennent alors les principales clés du succès.
Pour sensibiliser l'ensemble des parties prenantes, pourquoi ne pas visiter d'autres entreprises qui travaillent en flex-office lors de learning expeditions

 

Le flex-office = une nouvelle manière de travailler

Troisième challenge, et non des moindres : faire évoluer la culture d’entreprise et les habitudes individuelles. Même si de plus en plus de collaborateurs souhaitent évoluer vers davantage de flexibilité, changer les habitudes va être compliqué pour certains.

Les structures doivent repenser totalement leurs espaces, plus en termes “d'organisation”, mais en termes “d’usages”.

Les collaborateurs n’auront plus un seul bureau attitré, mais différents espaces adaptés à leurs besoins et activités autrement appelé "Activity Based Working" ou (ABW). De la grande salle de réunion à la pièce silencieuse pour réfléchir en passant par l’espace calme pour téléphoner et la pièce de créativité pour travailler en équipe sur des projets divers… Une activité = Un espace !

Il sera alors nécessaire de dialoguer et d’impliquer chacun des collaborateurs en amont pour comprendre leurs besoins et leurs attentes afin de ne pas venir déranger leur cadre de travail. Une telle transition peut être très perturbante.

Chaque collaborateur doit s'imprégner du changement de bureau plutôt que de le subir.

Les espaces de travail collaboratif induisent une nouvelle façon de manager. Un management qui n’est plus basé sur le contrôle, mais sur la confiance.

57% des collaborateurs ne sont pas consultés lors de l'organisation des nouveaux espaces de travail.

Source : Workplace Magazine

Ouvrir les bureaux : quelles peuvent être les raisons d’un échec ?

Comment pouvoir réaliser la mise en place d’espaces en flex-office au sein de son entreprise tout en conservant une productivité et le bien-être des collaborateurs ?

Si le projet des nouveaux espaces n'est pas bien mené, la mise en place du flex-office peut devenir contre-productive et aller à l'encontre du bien-être. Alors ça vaut le coup de s'y attarder !

 

Faire changer les mentalités : l’attachement au bureau individuel

Dans une société française où l’on accorde beaucoup d’importance aux signes hiérarchiques, tout changement portant sur la visibilité des statuts est souvent perçu comme négatif.

L’emplacement et la taille du bureau sont souvent signe de pouvoir.

Et un jour, tout s’effondre…

Bye bye le bureau fixe et fermé et bye bye la personnalisation de son espace.

Les Français sont très attachés à leur bureau individuel, ils aiment retrouver leur place le lendemain. Passer en flex-office trop rapidement pourrait les déstabiliser et jouer sur leur sentiment d’appartenance à l'entreprise ou à une équipe.

Quel que soit leur poste, l’ensemble des collaborateurs devront être impliqués dans une démarche participative pour se sentir impliqué dans le réaménagement de son environnement de travail.

 

L’isolement du collaborateur

Aux antipodes de la collaboration et de la coopération, les espaces de travail flexibles et la flexibilité du travail, peuvent limiter les interactions entre collaborateurs si le changement n’a pas été accompagné. La fatigue, le manque de concentration et l’isolement peuvent se faire sentir chez les individus.

Du point de vue des managers, dans un espace de travail totalement ouvert, il peut s’avérer difficile de rassembler les collaborateurs pour mener un projet. Se réunir et collaborer peut demander plus d’organisation dans un flex-office à première vue.

Des points sensibles que les entreprises tentent de voir venir.

Danone, par exemple, a misé sur le fait qu’il était interdit de réserver une salle de réunion toute la journée et que les espaces confinés ne peuvent pas être réservés plus de quatre heures dans une même journée. Un pari gagnant, car on retrouve les salariés de Danone dans des espaces auparavant vides comme la cuisine, les pièces de créativité, les salles de réunion, les espaces détente… Pour mener à bien cela, ce géant industriel a dû recourir à une organisation plus que rigoureuse !

 

Supprimer trop de bureaux d’un seul coup

Le laboratoire pharmaceutique Sanofi réussit à atteindre un taux d’occupation très bas de ses espaces de travail (près de 80%). Certains collaborateurs du groupe accusent tout de même le coup en mettant en avant une suppression trop importante des bureaux.

Supprimer trop de bureaux d’un coup et de façon non maîtrisée peut se révéler désastreux pour les collaborateurs qui se sentiront perdus, ne trouvant pas une place et qui finiront par se retrouver isolés.

 

Passer la phase de test trop rapidement : “Test and Learn”

Une phase de cadrage et de test sera obligatoire si vous avez la volonté d’opter pour une transition vers le flex-office pour l’ensemble de votre entreprise. “Cela vous permet d’avoir un retour d’expérience et de constater, en situation, ce qui fonctionne ou pas “ explique Flore Pradère de JLL.

Expérimenter la transition vers le flex-office sur un service vous permettra de vous assurer de la qualité de l’expérience. Concevoir le projet, le déployer, installer les collaborateurs, prendre du recul… C’est durant toute cette période qui peut durer plusieurs mois, qu’il est important d'impliquer l’ensemble des collaborateurs dans une démarche de co-construction, pour vous rendre compte des besoins et des craintes de chacun.

L’Oréal par exemple, est en phase de “test and learn” afin de déployer le flex-office auprès de 7 000 collaborateurs dans le monde.

 

Les avantages de “passer en flex office”

Selon l’étude menée fin 2018 par Bureaux à Partager sur 48 entreprises françaises de plus de 300 collaborateurs de divers secteurs d’activité : “68,7% des entreprises interrogées ont déclaré pratiquer le flex-office avec pour 61% d’entres elles plus de 75 des effectifs concernés et 68% qui déclarent leurs salariés satisfaits.”

Un défi managérial qui demande du temps et de l’organisation, mais pas si insurmontable que ça ?

Le desk-sharing est dans l’esprit de nombreux dirigeants, mais sont-ils prêts à passer le cap ?

Un exemple ? CBRE France a lancé son projet immobilier pour répondre à ses enjeux stratégiques de développement, avec l’ambition de traduire dans l’espace une nouvelle façon de travailler avec plus de synergies et de disposer d’un siège social moderne et dynamique, en adéquation avec son positionnement.

 

Un travail plus collaboratif et flexible

Premier avantage du flex-office : les collaborateurs sont libres de travailler où ils veulent. Des conditions de travail que ces derniers considèrent comme beaucoup plus agréables.

En effet, en s’installant à un poste de travail différent chaque jour, la flexibilité d’un environnement de travail est poussée à son maximum.

Le “sans bureau attitré” peut permettre d'interagir quotidiennement avec des collègues de services différents ce qui permet de contrer efficacement l’isolement du collaborateur et facilite la créativité. Un collaborateur peut ainsi s'installer un jour près du service informatique le temps d'un projet et l'autre à côté de son équipe pour se concentrer sur le run.

 

Une réduction des coûts

Autre vertu du passage en flexoffice ? Le taux d’occupation des bureaux d’une entreprise classique en France s’élève à 80%. En effet, il n’est pas rare de voir dans les organisations des bureaux de manager ou de dirigeant vides. Certaines journées, ils ne passent pas plus de 20% de leur temps dans leur bureau…

Si l’on réduit de 20%, le nombre de bureaux fixes, d’ordinateurs, de téléphones fixes… Imaginez un peu les économies importantes financières que les entreprises pourraient alors réaliser !

Des économies qui pourront lui permettre par exemple de réduire sa surface d’occupation et donc éventuellement le loyer en accueillant par exemple une autre entreprise ou une start-up dans ses locaux. Cela peut ensuite favoriser l’innovation et la sérendipité.

Autre avantage, la création de grands espaces collectifs au sein de l’entreprise : une cafétéria, des phone-box… Et pourquoi pas une salle de sieste ?

 

Un gain de communication, d’autonomie, de responsabilisation et d’innovation !

En plus d’un bénéfice important sur la qualité de vie au travail et les économies réalisées en supprimant des bureaux de travail …

Travailler en espace ouvert et en flex-office a un impact direct sur le gain en communication, en autonomie et en responsabilisation. On devient libre de choisir l’espace le plus adapté à son activité et libre d’en changer.

La flexibilité des espaces de travail repose essentiellement sur la question du management et de la communication qui doivent s’adapter aux évolutions et aux attentes des nouvelles générations.

Dans les entreprises pyramidales et traditionnelles, les services et/ou territoires fonctionnent en silos. Ce n’est que très rarement que les collaborateurs de services différents se retrouvent dans la même pièce …

Dans un environnement de travail dynamique, les entreprises ont “brisé leurs silos”. Désormais, les collaborateurs, quels que soient leurs services respectifs, peuvent échanger et se regrouper quand ils le souhaitent pour travailler ensemble sur un même projet. La transition vers les bureaux ouverts et partagés va impacter les fonctions managériales. Le manager va devoir faire évoluer sa posture pour devenir régulateur et animateur de son équipe.

Mais quid de l’innovation ?

L’environnement de travail en flex-office peut jouer un rôle déterminant dans cette quête de l’innovation.

On parle notamment “d’open innovation”. Une pratique qui consiste à associer des parties prenantes (clients, collaborateurs …) dans le processus d’innovation pour faire émerger de nouvelles idées.

L’aménagement des espaces joue un rôle déterminant dans ce processus : avoir à sa disposition des lieux modulables, des espaces de créativité, des espaces partagés où se mélangent les métiers et les expertises pouvant contribuer à la mise en place d’un terreau fertile à l’innovation.

 

Des cas concrets de transition vers des bureaux en flex-office ?

La Société Générale a inauguré son technopôle “Les Dunes” en novembre 2016 dans l’Est parisien.

D’abord lancé pour désengorger le site de la Défense, la Société Générale a saisi l’opportunité au vol et a décidé de faire de ce nouvel espace un lieu propice à l’innovation et aux transformations du monde du travail. Un comité de 500 collaborateurs a été consulté tout au long du projet pour la mise en place d’un espace répondant aux réels besoins des utilisateurs des espaces.

“Les Dunes” regroupent des espaces collaboratifs, ouverts et horizontaux pour encourager les échanges entre les collaborateurs et les différentes équipes métiers.

Bien que les équipes aient chacune un espace dédié, les collaborateurs sont encouragés à occuper et travailler depuis des espaces variés. La surface dédiée aux espaces collaboratifs a été doublée !

L’objectif : favoriser la sérendipité.

Ainsi, avec ces nouveaux espaces pensés pour accompagner les collaborateurs de l’entreprise dans le virage de la transformation digitale, c’est tout un écosystème qui s’est mis en place !

Cet écosystème couplé aux nouveaux espaces est une réussite pour l’entreprise. En effet, la plupart des retours sur le nouvel aménagement des espaces sont extrêmement positifs : une enquête interne a révélé plus de 89% de personnes satisfaites !

La clé de ce nouvel environnement réside dans le fait qu’il répond à la fois à un besoin stratégique de l’entreprise (attractivité, innovation, engagement) et à un réel besoin des collaborateurs : moduler l’espace de travail en fonction des besoins pour mieux travailler au quotidien.

5 000 bureaux en flexoffice ont été installés aux Dunes de la Société Générale.
45 espaces de détentes ont été pensés aux Dunes de la société générale.

Source : Les Dunes | Société Générale

 

Un accompagnement de FlexJob pour déployer le flex-office dans vos espaces de travail ?

Avec l’avènement du numérique et du digital, les entreprises peuvent désormais facilement envisager la mise en place de modes de travail plus flexibles en leur sein.

Un sondage ANACT / TNS Sofres a fait ressortir que pour 85% des Français, l’environnement physique de travail est un fort déterminant de leur Qualité de vie au travail.

Selon l’Observatoire de l’Engagement, plusieurs vecteurs pousseraient à imaginer de nouveaux environnements de travail :

  • Saisir des opportunités techniques (fin d’un bail, question financière par exemple);
  • Encourager une vision stratégique et un positionnement spécifique;
  • Transformer les manières de travailler (plus de transversalités par exemple).

Les 3 points ci-dessus se retrouvent pour la plupart dans les projets des espaces de travail afin d’articuler les principes fondateurs du projet. Ils permettent de donner le sens et de transmettre le “pourquoi” de cette transformation afin de constituer une première base solide.

Comment FlexJob peut vous aider ?

Notre objectif : engager les collaborateurs dans la co-construction de leurs futurs espaces de travail et dans les nouveaux modes de travail.

Nous intervenons dans de nombreuses entreprises sur la thématique des environnements de travail : réaménagement, appropriation des espaces par les collaborateurs, déménagement … Les nouveaux modes de travail s’inscrivent dans les “3B” qui permettent de structurer la transformation d’une organisation :

  • Les “Bricks” : l’espace de travail.Les environnements de travail s’adaptent et sont conçus comme un levier pour favoriser le caractère fortuit des rencontres et la sérendipité de l’innovation.
  • Les “Bytes” : le digital. Il définit l’unité de lieu et par conséquent change la vision du travail : c’est désormais le résultat qui compte.
  • Le “Behaviour” : le comportement social des collaborateurs qui incite par exemple à valoriser la créativité, et à considérer l’intelligence émotionnelle et relationnelle.
Quelles sont les 3 dimensions des NWOW ?

La force de notre démarche est l'apport de méthodes permettant de mettre l'intelligence de votre collectif au service de votre projet. Cette approche nous permet de favoriser l'engagement des collaborateurs en les impliquant dans la co-construction de leurs futurs espaces de travail ouverts, une philosophie basée sur 4 principes fondateurs :

  1. Co-construire avec l’émergent : construire les solutions “avec” plutôt que “pour” eux;
  2. La posture de facilitateur : “d’apprendre à apprendre” en vous “faisant-faire”; 
  3. Le partage entre pairs : créer des temps de dialogue et de partage entre entreprises ou en interne;
  4. L’adhocratie : utiliser des projets concrets et fédérateurs comme vecteurs  de dialogue et d’expérimentation.

 

FlexJob : nos propositions de valeur