Comment réaliser la digitalisation de mon entreprise ?

Focus sur... le Lean Management

Nous évoluons dans un monde où les entreprises sont dans une quête constante de performance et de productivité. De ce fait, elles doivent évoluer en continu pour atteindre cet objectif. Les mutations se manifestent par la révolution digitale ou encore par l'exploration de nouvelles manières de travailler par exemple. En effet, de nombreuses sociétés tentent désormais de se détacher des méthodes de management dites « traditionnelles ». Ces évolutions se font dans une logique de performance afin d’accroître leur productivité mais aussi dans une logique humaine. Le sujet de la qualité de vie au travail, du bien-être des collaborateurs préoccupe de plus en plus de dirigeants d’entreprises. Pour cela, un principe de management nommé le Lean est prôné par certaines sociétés. Partons à la découverte de cette méthode qui fait la promotion du bien-être des collaborateurs tout en mêlant la conquête de la performance. Avant tout, commençons par un partage de la définition du lean management.

Le Lean Management : définition

Dans les années 70, au sein des usines Toyota, un nouveau principe de management fait son apparition : le Lean. Son objectif premier ? Améliorer au mieux la performance d’une entreprise tout en faisant collaborer l’ensemble du personnel, des équipements et des sites, de manière à limiter le gaspillage. Le second objectif poursuivi consiste à la satisfaire des clients de la société et le succès de chaque employé. Beau projet, gros programme. En effet, dit comme cela, vous pouvez avoir l’impression que cette méthode est légèrement utopiste et difficile à mettre en place. Détrompez-vous ! Aujourd’hui, cette façon d’aborder le management est de plus en plus plébiscitée par les dirigeants d’entreprises. 

 

 

Afin de mieux la comprendre, il faut avoir en tête que cette méthode repose sur quatre principes fondamentaux.

1. Promouvoir le niveau de Juste à temps

Imaginez : vous recevez un mail confirmant que le produit que vous avez commandé va être expédié dans la journée. Que celui qui ne surveille pas toutes les cinq minutes si le facteur est en train d’arriver, me jette la première pierre ! Tout client qui se respecte attend d’une entreprise que les conditions de livraison soient respectées au mieux. Quelle mauvaise nouvelle lorsque l’on apprend que le produit que l’on a commandé mettra plus de temps à arriver chez soi que prévu … Eh bien, le niveau du Juste-à-temps, c’est un peu ça. Afin de réduire le délai entre la commande client et la livraison du produit, l’entreprise, si elle applique l’un des principes du Lean Management, va tout faire pour ne produire que ce qui est demandé. Plus de gaspillage et un réel gain de temps ! On appelle cela la production en flux tiré.

 

2. Comprendre les goûts des clients

Lorsque l'on connaît bien la cible de son entreprise, il devient plus aisé de répondre au mieux aux besoins de ses clients. Le bonus ? Cela permet en plus de se démarquer de la concurrence. Un des grands enjeux de cette méthode est de développer l’écoute des clients tout en apportant des solutions à leurs réclamations. Ici, il faut par exemple être attentif à vos réseaux sociaux, qui représentent une mine d’or de commentaires ou de réclamations. Aujourd’hui, les clients mécontents n’hésitent plus à donner leur avis négatif sur votre page Facebook, votre compte Instagram ou votre chaîne Youtube. Il est également fondamental d’expérimenter de nouvelles offres afin d’étudier en permanence les goûts de votre clientèle. Nous le savons tous, dans une société en perpétuels changements, une entreprise doit être attentive à ce qui sort de ses bureaux ou usines afin d’être en parfaite adéquation avec les demandes de sa clientèle.

 

3. La résolution des problèmes

Lorsque nous sommes confrontés à des problèmes dans notre vie professionnelle (et parfois dans notre vie personnelle), nous avons tendance à procrastiner et à attendre que l’orage passe. Malheureusement parfois, au lieu de s’éloigner, la foudre nous tombe dessus. La technique du Lean Management insiste sur plusieurs techniques afin d’identifier, de signaler et de traiter des problématiques au moment où elles se présentent. Les collaborateurs sont alors invités à en chercher les causes tout en tentant de les résoudre. Ici, tout le monde s’implique dans la vie de l’entreprise et les problèmes sont souvent résolus plus rapidement. C'est une démarche collective d'amélioration continue qui est impulsée à tous les niveaux de l'entreprise.

 

4. Impliquer les collaborateurs à réfléchir sur l’amélioration de leurs propres tâches

Dernier point et non pas des moindres. La méthode Lean propose à tous les collaborateurs de mener plusieurs réflexions sur les tâches qu’ils réalisent toute la journée, sur la façon de voir leur poste de travail… Ils doivent alors faire l’analyse de leur travail en identifiant leurs difficultés et les procédures à améliorer. Les collaborateurs doivent également partager leurs petites méthodes professionnelles pour gagner en rapidité ou en compétitivité. Le manager, de son côté, doit soutenir cette action d’amélioration continue des services afin d’accroître le bien-être et la productivité de l’entreprise. Aussi, pour que cette démarche soit une réussite, il est nécessaire que les différentes parties prenantes de l'entreprise travaille ensemble et dans le même sens. 

Ces principes doivent être appliqués de façon progressive afin de ne pas bousculer les habitudes de vos collaborateurs, qui deviendront pour certains contre-productifs.

 

 

Le Lean Management ou comment éviter de gaspiller

Nous vous l’avons précisé ci-dessus, la méthode promeut la diminution du gaspillage. C'est Taiichi Ohno, le créateur du système TPS : « Toyota Production System » qui a identifié dans les années 70 les 7 principales sources de gaspillage. Les voici :

  • La surproduction. Beaucoup d’entreprises sont aujourd’hui confrontées à une surproduction de leurs marchandises. Cela engendre de grosses quantités de gaspillage. La méthode Lean Management préconise alors de considérer tous les paramètres afin de bien dimensionner la taille des lots. Pour cela, il faut anticiper au maximum les commandes à venir au moyen de méthodes de planification et de prévisions de ventes.
  • Les défauts ou retouches. Lorsqu’un produit est créé et reproduit en milliers d’exemplaires, les usines se retrouvent très souvent avec des kilos de marchandises invendables à cause de défauts ou de retouches. Il faut alors s’efforcer de réaliser le produit de la meilleure qualité possible. Cela peut notamment se manifester par la mise en place de procédures qualité qui accompagnent le collaborateur dans ses tâches.
  • Le temps d’attente. Pour mettre en place le Lean Management, il faut avoir en tête que les processus efficaces sont ceux qui sont nécessairement fluides. Le temps d’attente doit donc lui aussi être optimisé.
  • Les transports inutiles. Si l'on suit à la lettre les principes du Lean, il est conseillé d’optimiser au mieux les emplacements des lieux de production. En effet, il faut éviter au maximum les transports inutiles et les déplacements superflus.
  • Les stocks excessifs. Avoir une quantité de stock excessive va au contraire de la méthode du Lean Management. La plupart du temps, ils représentent les cache-misères de processus de production non optimisés. De plus, ils représentent souvent un coût non négligeables.
  • Les déplacements inutiles. Tout comme les transports, il s’agit ici de rationaliser et d’optimiser au maximum les mouvements et les déplacements de marchandises.
  • Traitements inutiles. Afin de créer de la valeur, il est nécessaire d’éviter tous travaux inutiles, qui génèreraient des dépenses, du gaspillage et des déplacements.

 

Le Lean Management : pourquoi ça marche ?

Désormais de nombreux dirigeants adaptent ces principes à leur entreprise. Évidemment, le monde de l’industrie automobile fait partie de ces secteurs convertis, puisque c’est Toyota qui est à l’origine de la méthode. En l'appliquant, les entreprises mènent plusieurs combats. Premièrement, une guerre est menée contre le gaspillage. Dans un monde où une prise de conscience globale se fait concernant le changement climatique, la méthode Lean peut être appliqué dans une vision où l'on veut réduire son impact via une réduction du gaspillage. Dans un second plan, cette méthode séduit les dirigeants de sociétés puisqu'elle favorise une plus grande participation des collaborateurs ou salariés. Le Lean Management transforme les relations entre tous les collaborateurs mais également avec leur hiérarchie, qui privilégie l’écoute afin d’améliorer les services de l’entreprise.

Vous l’aurez compris, la méthode présente de nombreux avantages et promeut un dialogue fort entre les collaborateurs et leur hiérarchie. Cette nouvelle façon de voir le management a séduit de nombreux dirigeants qui ont été forcés de constater une réelle évolution du monde du travail, amenée par la digitalisation de l’entreprise. Désormais, l’économie étant fondée en grande partie sur la fluidité des process, sur une communication omniprésente et sur une simplicité d’usage, le Lean Management facilite désormais la digitalisation des sociétés. Elle permet d’identifier les tâches à faible valeur ajoutée, celles qui ne s’automatisent pas via internet, de s’attaquer aux modèles hiérarchiques bien trop redondants mais aussi d’établir une meilleure connexion avec ses fournisseurs et ses clients. Alors, convaincu pour instaurer cette méthode au sein de votre entreprise ?