Comment adapter sa pratique du télétravail au contexte du COVID-19 ?

Télétravail & COVID-19: entre ajustements et difficultés

Lors du webinaire du 19 mars "Télétravail : trucs & astuces pour s'organiser au mieux", nous avons la chance de pouvoir bénéficier du retour d’expérience de Jeanne Cartillier. Elle est Chief Office Manager au sein de la société Oslandia. Ce poste implique qu’elle est en charge de la coordination générale et de l’organisation de l’entreprise : gestion RH, administration-finances, coordination, communication interne et externe ...

Et l’entreprise présente quelques particularités :

  • Des modes de fonctionnement directement inspirés par le fonctionnement de la communauté open-source (l’entreprise est spécialisée dans le développement de logiciels cartographique en open-source) ;
  • Un fonctionnement en équipe distribuée dans toute la France et donc une culture forte de la collaboration et du travail à distance. L’entreprise vit cela depuis déjà une dizaine d’années !
  • L’objectif de l’intervention de Jeanne Cartillier était donc de partager des astuces, des bonnes pratiques issues de cette culture du télétravail.

Retour sur quelques points abordés pendant l’événement.

 

Les réunions à distance

Sur la question de l’organisation des réunions à distance, Jeanne a souligné qu’il était nécessaire se donner tous les moyens pour pallier au maximum cette incapacité à se réunir de manière physique et créer les conditions pour que les réunions en visio soient le plus qualitatives possibles.

Premier point, les outils utilisés pour se réunir doivent fonctionner et être adaptés à vos besoins ! Après avoir fait le tour des outils visio disponibles sur le marché, Oslandia a fait le choix d'utiliser Zoom.us depuis 3 ans et demi. L’outil est robuste sur des visioconférences en grand nombre (preuve par l’exemple avec l’événement en lui-même !), permet des capacités d’animation via le chat, permet le partage et le contrôle d'écran à distance ...

Le gros plus : l’outil peut s’utiliser sans téléchargement.

Ensuite l’organisation et la structuration des réunions sont capitales (tout comme en présentiel !).

 

À lire aussi : du blabla à l'action, transformons nos réunions !

 

Chez Oslandia, en amont de la réunion, un ordre du jour est construit de manière collaborative.

Pendant la réunion, des rôles sont distribués. Il y a un scribe qui prend des notes sur un pad partagé pour un compte-rendu disponible en live et publié dès la fin de la réunion, un animateur qui est garant de la bonne conduite de la réunion et une personne “meta” dans une démarche d’amélioration continue du fonctionnement. Si vous mettez en place des rôles, pensez  à les faire tourner à chaque réunion.

Point à souligner : il faut faire preuve de plus de vigilance sur une réunion à distance que sur une réunion en présentiel, être en visioconférence peut provoquer une surfatigue. Il faut donc faire attention à la durée des réunions, au-delà de 1h30 cela peut devenir compliqué.

Un retour d’expérience plus complet sur l’organisation des réunions à distance est à retrouver ici : L'organisation des réunions dans une entreprise distribuée.

 

La communication

Chaque entreprise possède ses propres règles et codes concernant la communication interne.

Être tous en distanciel implique de se pencher sur les usages : quel canal va-t-on utiliser pour quelle communication ? Faire ce travail est capital pour préserver la barrière pro-perso de chacun, pour éviter l’interférence des messages et donc éviter de perdre de l’information et de générer des frustrations.

 

L’importance des rituels

Le passage à un fonctionnement en travail à distance à 100% impose d’instaurer et d’entretenir des rituels. Par exemple :

  • Très simple à mettre en place, humaniser l’espace de travail virtuel comme un espace physique. Cela passe par le fait de dire “Bonjour” quand l’on arrive, “Au revoir” quand l’on s’en va. Il est important de se saluer, de se dire les pauses ...
  • Autre rite institué : la pause café virtuelle. N’importe qui peut lancer une pause café, n’importe quand, pour se retrouver de manière plus informelle dans une salle virtuelle dédiée. Des participants ont également fait remonter la possibilité de faire des “Skypéro”

Dans les rituels mis en place, un rendez-vous hebdomadaire individuel de “prise de pouls” a été mis en place avec la responsable RH, de façon complémentaire aux échanges écrits et aux visioconférences collectives. Ce point de 15 minutes peut par exemple faire remonter des difficultés rencontrées et permet donc d’agir sur ces dernières.

 

Le télétravail dans cette période particulière

Cette période amène nécessairement à des ajustements et des difficultés dans l’organisation du travail à distance. Chez Oslandia, un temps a été organisé pour que chacun puisse exprimer ses contraintes individuelles. Cela a permis d’identifier 3 cas de figure :

  • Les salariés pour lesquels la période n’amène pas de changements organisationnels (pas d’enfant à la maison par exemple) mais pour lesquels une vigilance supplémentaire concernant le risque d’isolement et/ou d'anxiété est nécessaire ;
  • Les parents. Oslandia donne la priorité aux enfants par rapport au travail dans cette période particulière. L’entreprise assume les coûts des journées de télétravail allégées par solidarité.
  • Le dernier cas de figure concerne les salariés avec enfants dont les conjoints sont réquisitionnés pour travailler dans les hôpitaux, les écoles ...

Avoir conscience des contraintes de chacun permet d’organiser la solidarité au sein de l’équipe.

Aussi, depuis ce lundi, un espace de dialogue (“les pépites de la vie d’Oslandia sous le COVID-19”) a été ouvert. L’objectif : partager des anecdotes, le lâcher, se soutenir et renforcer la motivation et le moral. 

Aussi, 2 visioconférences sont réalisées chaque semaine pour faire le point sur la situation. L’idée étant de pouvoir capitaliser régulièrement sur les retours d’expériences de chacun pour faire évoluer le mode de fonctionnement interne.

 

Facilitation graphique de l'événement

Facilitation graphique télétravail webinaire

Réalisé par Jean de Maupeou


Pour vous aider à traverser cette période au mieux, nous avons mis en place une hotline grauite de conseil pour échanger sur la pratique du télétravail. Vous pouvez réserver un créneau ci-dessous :