Comment organiser le management à distance ?

Management à distance : quelles solutions mettre en place ?

L'essor de la mise en place du télétravail en entreprise a fait éclore beaucoup de questions liées à la “gestion“ du travail au quotidien et notamment sur le rôle du manager face à ces nouvelles méthodes de travail.

FlexJob, à travers ce 9ème FlexCafé, a souhaité mettre le doigt sur une interrogation rencontrée par nombre de managers et de collaborateurs : quelles solutions mettre en place pour un management à distance efficace et pérenne ?

Nous avons essayé d’y répondre à travers des témoignages, des retours d’expériences ainsi qu’un atelier collaboratif pour arriver à faire émerger des pistes d’actions.

 

Intervention de Nicolas Serva - Bayer, sur l’aspect collaboratif

Nicolas Serva, Head of Talent Acquisition France chez Bayer, nous a partagé son expérience sur l’importance de l’aspect collaboratif.

Dans leur démarche de mise en place du télétravail en 2018, Bayer a mis l’accent sur l’empowerment des salariés en créant des groupes de travail de collaborateurs en vue de faciliter l’émergence d’idées, « si c’est quelque chose uniquement étiqueté RH, ça ne fonctionne pas ». L’objectif étant, à travers des ateliers d’idéation, de mettre en place des outils répondant aux besoins, attentes et craintes des collaborateurs.

Par exemple, une aide d’auto-évaluation pour aider les collaborateurs à savoir s’ils sont mûrs ou non a été partagée.

Selon Nicolas, « un plan de changement est indispensable » à la bonne conduite de ce projet, il faut impliquer managers et collaborateurs en les plaçant au centre des prises de décision.

Important à retenir également, la relation managers / collaborateurs est primordiale et doit être préservée, voire renforcée pour la bonne réussite du travail à distance !

 

Intervention de Pascal Ferreira - Groupama, sur le manager animateur

Pascal Ferreira, Responsable experts et prestataires domaine auto chez Groupama, nous a davantage parlé de la posture du manager animateur.

Groupama a mis en place le travail à distance en 2009, avec des équipes qui se connaissaient en amont et qui avaient l’habitude de travailler sur le même site pendant des années et avec la présence du manager.

Pour lui, il s’agit de passer d’un rôle de manager à celui de coach, en faisant un parallèle avec la posture de coach sportif. Il faut accorder de l’importance aux relations humaines : « ne pas oublier les personnes à distance, ne pas oublier de leurs dire bonjour à elles aussi, comme on le fait au bureau ». Cette notion de « garder le lien » est, selon Pascal, un élément crucial pour le bon fonctionnement du management à distance.

Des outils facilitant l’échange et le partage d’informations ont été mis en place chez Groupama afin d’éviter notamment le sentiment d’abandon des travailleurs à distance. Un constat clair a été fait : il y a une plus grande communication inter / intra équipe aujourd’hui grâce aux outils de communication développés « pour l’occasion ».

 

Débat sur le management à distance

Des participants en pleine réflexion au siège de Groupama Rhône-Alpes Auvergne

 

Deux interventions qui ont fait réagir !

Comment fait-on avec un manager (coach) à qui l’on a imposé le management à distance ?

Pascal : « Il faut dans un premier temps savoir mettre les choses à plat. On oublie parfois le manager dans la mise en place du travail à distance. C’est un réel accompagnement qui doit être fait, pas forcément par l’équipe RH mais par les réseaux, avec par exemple du partage entre pairs. Il faut rassurer le manager et éviter l’isolement des deux parties. »

 

Existe-t-il une compensation pour les collaborateurs qui ne peuvent pas télétravailler (ex : opérateur en usine) ?

Nicolas : « On a impliqué les managers de site et le middle management pour réfléchir sur des demi-journées sur des tâches administratives et donc on se focus sur les tâches télétravaillables. A chaque individu de checker si c’est possible pour lui. Par contre, il n’y a pas de compensation pour ceux qui ne télétravaillent pas du tout. »

 

Remarque sur le management d’une équipe mixte qui peut générer des difficultés de management quand on a des télétravailleurs et des non-télétravailleurs :

Nicolas : « Il n’y a aucune obligation de télétravailler, c’est le premier point à souligner. Cependant, lorsque l’on n’a pas le choix, il est important d’avoir des temps de discussions d’équipe. Être vigilant sur les fonctionnements au quotidien qui peuvent créer des clivages : il faut l’évoquer dès le départ.

Attention également aux idées reçues : on a souvent l’impression que le télétravailleur est favorisé, c’est une vraie zone de vigilance à avoir. Que télétravailleur et non télétravailleur soient sur un pied d’égalité.

On a tout de suite misé sur les pires cas de télétravail pour anticiper : communiquer décaler pour déclencher les discussions. Il faut aussi se demander comment procéder s’il y a des dérapages »

 

Comment manager dans le cas du télétravail ?

FlexJob & Felix&Ludo ont créé un serious game pour accompagner le déploiement du télétravail. Je veux en savoir plus !

 

Un atelier collaboratif qui a fait émerger de nombreuses idées !

Mais qu’est-ce que le travail à distance ?

On a d’abord demandé aux participants leurs définitions du “travail à distance”. Petit tour d’horizon de ce qui est ressorti des quatre groupes de travail :

« Le travail à distance c’est exercer son activité professionnelle à distance du manager, de ses collègues, de son site de rattachement. »

« Le travail à distance consiste à ne pas avoir d’unité de lieu dans une équipe et de travailler en multisites : home-office, coworking … »

« Le travail à distance touche à la flexibilité et aux nouvelles formes d’organisation. Il favorise la responsabilisation, la mobilité, la productivité et offre de nouvelles perspectives. »

« Le travail à distance revêt différentes dimensions :

  • Travail en dehors des locaux de l’entreprise de façon ponctuelle ou permanente,
  • Collaboration dans une vie d’équipe qui ne partage pas une communauté de lieux. »

 

Quelle idée souhaiteriez-vous mettre en place ?

Après l’étape d’idéation, qui a permis un partage d’expériences et de pratiques inspirantes ; nous avons demandé aux participants de retenir et de développer une seule idée à mettre en place. Action … Réaction ! Voici un rapide retour sur les idées développées.

 

Idée n°1 : « Comment faire pour que le télétravail devienne un réel levier d’engagement des salariés dans l’entreprise ? »

L’idée consiste en la co-construction d’une charte au sein de chaque équipe pour permettre de répondre aux besoins et problématiques du plus grand nombre.

Cette idée va permettre de maintenir voire de développer la performance des équipes tout en encourageant l’engagement personnel.

Il est important, pour éviter les risques de désengagement ou d’isolement de réaliser des événements récurrents intra-entreprise par exemple.

 

Idée n°2 “Comment (re)créer du lien interne / externe via des espaces dédiés au travail à distance ?”

L’idée est de créer un espace de “coworking” et d’échanges sponsorisé par l’entreprise. Dans ce lieu, collaborateurs et partenaires externes se retrouvent pour partager et travailler.

Cette idée permet la responsabilisation : le collaborateur prend l’initiative sur le développement de son lieu de travail. Cela favorise également l’ouverture d’esprit par des rencontres inter-entreprises.

Il faut néanmoins rester vigilant sur les risques de perte de sentiment d’appartenance ou encore de désengagement que peut amener cette idée.

 

Mettre en place le travail à distance par le jeu : Découvrez "30 jours pour télétravailler"

 

Idée n°3 “Comment rendre le choix des jours télétravaillés plus flexibles ?”

Cette idée repose sur la création d’un compteur télétravail pour tous les salariés. Ce dernier comptabilise les jours de télétravail acquis et non utilisés, et ce sans contrainte de poste.

Cette idée permet une plus grande flexibilité sur les jours télétravaillés pour les deux partis. Ce compteur peut également devenir un outil de suivi pour le manager.

Cet outil nécessite néanmoins plus de suivi et une organisation plus “rigoureuse” à mettre en place. Il faudra également rester vigilant aux tensions que l’outil pourra générer chez les collaborateurs.

 

Idée n°4 “Comment favoriser l’échange et maintenir le lien au quotidien avec des équipes en télétravail ? “

L’idée est de mettre en place un outil communautaire “vie d’entreprise” de type Slack ou Yammer. Dans une optique de partage des expériences de travail, de création de lien et de fluidité entre les équipes. Selon la taille de l’entreprise, la mise en place de l’outil se fait à l’échelle des services ou plus largement à toute l’entreprise.

Cette idée permet de favoriser le dialogue et donc la bonne connaissance des différents collaborateurs par la facilitation de la communication. Le lien entre manager et collaborateur peut également être renforcé en one-to-one ou au global.

Cette mise en place comporte cependant plusieurs risques :

  • Dispersion (trop de sujets lancés).
  • Multiplication des outils et donc la perte de sens sur l’utilité de chacun ou encore l’état d’esprit face à ces outils dans des équipes intergénérationnelles.

 

Nous tenons à remercier l'ensemble des participants à cet événement pour leur disponibilité, leur bonne humeur et leur engagement tout au long de la matinée. Merci également à Nicolas Serva & Pascal Ferreira pour la qualité de leurs interventions.

 

Une question, une remarque ? Vous pouvez nous contacter via le formulaire suivant :

 

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