les types de démarches participatives dans un projet immobilier

Projet immobilier : quand et comment mener des démarches participatives ?

Au début du mois de février, l’équipe FlexJob a organisé une matinale interentreprises sur la thématique des projets immobiliers et plus particulièrement sur les apports des démarches participatives dans le cadre de ces projets : 

  • engagement et appropriation des collaborateurs ;
  • élaboration d’un projet adapté aux besoins ;
  • concrétisation des projets d’entreprise ;
  • et bien d’autres !

L’événement était organisé en deux temps :

  1. Témoignage de Bernard Catte, délégué gestion logistique GRDF Sud-Est & responsable du projet de déménagement tertiaire lyonnais ;
  2. Un atelier d’idéation construit avec des méthodes de facilitation d’intelligence collective.

Nous vous proposons de retrouver ici un récapitulatif des points abordés lors de cette matinale et surtout certaines des pistes d’actions élaborées par les participants.

 

Les facteurs de succès d’un projet immobilier participatif

Les participants à l’événement ont mis en avant 5 axes permettant de favoriser les chances de succès d’une démarche menée de manière participative dans le cadre d’un projet immobilier. Nous reviendrons ici sur 3 d’entres eux.

 

Anticiper, cadrer et se donner les moyens

En amont du projet, il est important de s’assurer que l’on est en capacité de mener le projet de la manière que l’on souhaite. Cette phase de cadrage consiste à définir un budget adapté, des jalons temporels ainsi que les principes directeurs de la démarche. Plus simplement, cela est similaire à la construction et l’énonciation des “règles du jeu”. Le fait que les participants (= les collaborateurs) connaissent les règles du jeu permet de s’assurer que les idées qui vont émerger seront réalisables car dans le cadre défini. Autrement, si vous engagez les collaborateurs dans la réflexion, qu’ils produisent des idées, mais qu’ensuite il est impossible de les mettre en oeuvre, votre démarche participative aura l’effet inverse de celui imaginé : vos collaborateurs risqueront de se désengager.

 

Fédérer le management, porter la vision et les principes du projet participatif

Une fois votre phase de cadrage effectuée, il est capital d’embarquer les managers dans la démarche. De fait, pour favoriser l’adhésion, il peut être pertinent de construire une vision partagée autour du projet. Le cadre précédemment défini peut également être ouvert sur les valeurs et principes à respecter lors de la conduite de projet. Cela limite les risques de décalage gestion de projet / réalité de l’entreprise et permet d’engager les managers dans le projet en les impliquant rapidement dans la démarche.

 

Co-construire et associer l’ensemble des collaborateurs

Associer le plus de collaborateurs possible au projet est un excellent moyen de favoriser l’adhésion autour du projet. Aussi, de par l’apport des méthodes participatives, la démarche s’inscrira aussi dans une logique de libération de la créativité et de l’innovation en interne. Cette démarche de co-construction et d’implication du plus grand nombre nécessite de s’appuyer sur une communication fluide tout au long du projet. Il est indispensable que tout le monde ait accès à un niveau d’information suffisant à la fois pour mener le projet et à la fois pour rester engagé dans sa réalisation. L’effet tunnel doit être évité à tout prix !

Ces trois axes représentent trois clés de succès des démarches participatives. Mais dans la pratique, on fait comment ?

 

Mener un projet immobilier de manière participative

Une démarche d’ouverture et d’inspiration

Il n’est pas toujours évident de sortir des sentiers battus et de trouver des solutions autres que ce que l’on a toujours vu ou connu. Or il suffit parfois simplement de faire un pas sur le côté pour se rendre compte qu’une même problématique peut avoir une multitude de réponses, auxquelles on aurait du mal à penser seul. Pour cette raison, conduire votre projet en incluant des phases d’inspirations sur d’autres pratiques est un formidable moyen d’innover en s’ouvrant à d’autres manières de faire. Imaginons que votre réflexion soit axée sur un projet de transition d’espaces de travail fermés vers des espaces dynamiques. Quel meilleur moyen pour saisir la réalité de cette transition que d’aller à la rencontre d’entreprises qui l’ont vécu ? Il est ainsi possible d’organiser des Learning Expedition (ou voyage d’inspiration), de réaliser un benchmark de ce qui se fait ailleurs … Une solution originale imaginée par les participants à l’événement mentionnait également la possibilité d’organiser un “Vis ma vie” avec une autre entreprise. Le principe est simple : on passe une journée à vivre le quotidien d’une autre personne, dans son entreprise. Ensuite, on inverse. L’effet miroir que permet cette immersion est très puissant ! Toujours dans cette idée d’ouverture et de partage, la possibilité de constituer des groupes de travail interentreprises a beaucoup séduit les participants.

 

Des manières de faire … qui changent !

Il est important de mener sa démarche en restant “user focus” : cela permet de rester au plus proche des besoins réels des futurs “utilisateurs” du projet immobilier en question, les collaborateurs. En parallèle, le numérique peut être un levier fort d’une telle démarche.

Par exemple, des votes peuvent être effectués pour faire avancer la démarche et engager les collaborateurs : choix du nom du site, choix du mobilier. Tout au long du projet, des questionnaires peuvent permettre de questionner la démarche, de recueillir les besoins, les interrogations des collaborateurs. Dans le cas où un réseau social d’entreprise existe, il peut aussi servir de relais sur les étapes du projet tout en partageant les difficultés, les réussites. Toujours pour rester dans une démarche “centrée collaborateur”, il est possible d’associer des représentants du personnel dans le choix de futurs aménagements, d’associer les membres de la direction dans des groupes de travail … Un tel projet peut être l’occasion de créer de la transversalité et collaboration dans votre entreprise tout en engageant tout le monde dans un projet commun.

 

Un projet de déménagement participatif : témoignage 

Facilitation graphique du témoignage de Bernard Catte, délégué gestion logistique GRDF Sud-Est & responsable du projet de déménagement tertiaire lyonnais. Un projet sur 3 ans, qui a concerné 675 agents pour des locaux de plus de 3000 m².

Facilitation graphique réalisée par Claire de Pennart