Comment prioriser - décider en collectif ?

Faciliter la prise de décision en équipe

Le projet dans lequel vous étiez engagé était menée de manière participative, les membres de l'équipe projet étaient impliqués. Sauf que ... Vous êtes à un moment de la gestion du projet où il est nécessaire de prendre des décisions/de prioriser  en équipe avant de passer aux étapes suivantes et vous ne savez pas comment vous y prendre. Il existe des méthodes simples qui permettent d'ouvrir le dialogue et de faciliter cette priorisation / prise de décision collaborative. On vous en fait découvrir trois !

 

Le planning poker

Le planning poker est une pratique qui vient du monde de l’agilité en informatique et qui permet de prioriser des tâches, des idées ou bien des fonctionnalités.

Pour utiliser cette méthode, il est nécessaire d'avoir un set de cartes du planning poker à disposition par participant.

Explications / déroulé : Chaque participant dispose d’un jeu de cartes ayant les mêmes valeurs. L’animateur va présenter des éléments aux participants et répondre aux questions pour être sûr que tout le monde ait accès au même niveau d’information. Ensuite, vous allez demander aux participants d’attribuer individuellement à chaque élément une carte du planning poker. Une carte avec une valeur élevée signifiant que vous accordez une importance forte à l’élément en question.

un jeu de planning poker

Une fois que chacun a positionné ses cartes, nous vous conseillons d’engager des échanges là où les écarts sont les plus importants pour comprendre les différences de perception amenant aux différences de notation. Vous pouvez ensuite demander si certains souhaitent effectuer des changements puis faire votre priorisation en vous basant sur les moyennes arithmétiques obtenues sur chaque élément par exemple. Le nombre limité de cartes et les écarts entre les valeurs permettent
d’accélérer l’estimation et la prise de recul mutuelle, limitent les erreurs d’estimations et permettent à l’équipe d’être alignée sur la décision finale.

 

La méthode du "post-it"

C'est une pratique très simple, qui peut par exemple être utilisée à la fin d’une réunion pour décider rapidement de la thématique à aborder pour votre prochaine rencontre. Cela peut aussi être utilisée pour ouvrir le dialogue lorsque l'on est face à plusieurs solutions. Tout va dépendre de la question que vous allez poser.

Explications / déroulé : Si vous souhaitez décider de la thématique qu'il vous faut traiter lors de votre prochaine réunion, posez la question suivante aux participants en fin de réunion : “Quelle thématique vous semble être la plus importante / urgente pour notre prochaine rencontre ?”. Si vous souhaitez ouvrir le dialogue, vous pouvez poser la question suivante : "Quelle solution vous parait la plus pertinente ? Pour quelle(s) raison(s) ?".

Laissez un temps de réflexion individuel et demandez à chacun de noter cette thématique/solution sur un post-it. 

Comment prioriser avec la méthode des post-it ?

Ensuite, mettez vous debout, en cercle. A tour de rôle, les participants vont venir au milieu du cercle lire leur post-it. Si une thématique partagée au centre du cercle est partagée par d’autres participants, ils vont alors se rapprocher de cette personne pour signifier leur approbation. Si la thématique partagée est similaire à la leur, ils vont donner leur post-it à la personne en train de s’exprimer. Après chaque passage d’un participant au centre, pensez à bien placer les posts-it sur un paperboard où vous pouvez représenter un thermomètre. Un post-it approuvé par beaucoup de participants sera dans le “chaud”, un moins approuvé sera dans le “froid”.

 

Les gommettes

Assez simplement, les éléments qui doivent faire l'objet du vote vont être exposés et partagés au groupe. Il est essentiel que tous les éléments soient compris par tout le monde. Chaque participant va ensuite disposer d'un certain nombre de gommettes (le même pour tous). L'animateur va alors demander aux membres du groupe de coller une ou plusieurs gommettes à côté des éléments qui les séduisent le plus. Les éléments ayant eu le plus de votes seront alors traités en priorité.

C'est simple et rapide ! En cas d'égalité ou d'écart trop important, n'hésitez pas à demander aux participants d'expliciter leur choix de priorisation.

 

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