7 astuces et applis à connaître pour améliorer sa productivité

Optimiser les tâches que l’on réalise quotidiennement pour gagner en productivité : un challenge qui concerne tout le monde. Pour optimiser son temps et améliorer sa productivité, l’équipe FlexJob a sélectionné quelques outils et astuces à connaître.

1.      Les lois utiles de gestion du temps pour stimuler sa productivité

6 lois à connaître et à avoir constamment à l’esprit pour mieux estimer l’allocation de ressources nécessaire pour réaliser une tâche et donc gagner du temps en planification et donc en productivité.

• Loi de Parkinson : plus on a le temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prend du temps
• Loi de Murphy : toute chose prend plus de temps qu’on ne l’avait prévu
• Loi d’Illich : au-delà d’un certain seuil de travail l’efficacité décroit
• Loi de Carson : faire un travail de façon continue prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois
• Loi de Fraisse : 1h n’est pas toujours égale à 1h
• Loi de Pareto : 20% de nos activités produisent 80% de nos résultats 

2.      La matrice d’Eisenhower pour prioriser ses tâches et gagner en productivité

Une fois que l’on a estimé au mieux le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche, on peut passer à leur priorisation pour gagner en productivité.

Pour prioriser ses tâches, un outil simple et assez facile à utiliser existe : c’est la matrice d’Eisenhower. Cette dernière amène à un découpage en 4 niveaux de priorité :

• Les tâches urgentes et importantes => à réaliser en priorité
• Les tâches peu urgentes mais importantes => à reporter
• Les tâches urgentes et peu importantes => à déléguer si possible
• Les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes => je reporte ou j’annule 

3.      Créer et gérer des listes de to-do collaboratives pour améliorer sa productivité

Après ces deux étapes : on a donc la liste des tâches que l’on a à réaliser ; une estimation du temps nécessaire pour les accomplir et une hiérarchisation par ordre de priorité.

Nos astuces à ce stade ?

Dans l’optique d’optimiser votre productivité, il faut oser demander de l’aide, faire des bilans d’activité très régulier, privilégier le quali sur le quanti, distinguer l’urgent de l’important, prévoir ½ journée pour les imprévus ET pour ne pas que les deux étapes précédentes soient inutiles, il faut dresser une to-do list et la faire vivre !

Pour ce faire, il existe un outil en ligne qui est simple à prendre en main : meistertask.com. Ce dernier permet de dresser des to-do par thème, de les organiser en les personnalisant (exemple : une colonne « urgent et important » ; une autre « peu urgent et important » etc). L’objectif étant toujours de gagner en productivité.

Le gros plus ? Possibilité de travailler de manière collaborative sur une liste de to-do, d’associer des collaborateurs à des tâches. Cet outil peut aussi être utilisé pour de la gestion de projet.

À lire aussi : L’approche agile en informatique

 

4.      Messagerie interne d’équipe : améliorer la productivité de son équipe via une communication fluide

Fluidifier la communication en assurant une transmission optimale des informations interne est un challenge dans nombre d’entreprise, même parmi celles qui ont une taille relativement réduite.

Pour cela, un outil existe et se popularise de plus en plus à juste titre : Slack.

C’est un outil de messagerie instantanée professionnel qui a pour objectif de faciliter la circulation des informations au sein des organisations et finalement d’améliorer la productivité de l’organisation ou du service concerné dans son ensemble. Chaque collaborateur dispose d’un compte. L’espace de travail est organisé en chaînes de discussions thématique – ex : un channel « marketing » ; un channel « recrutement » etc. Toutes les discussions d’un channel doivent être en rapport avec le thème donné. Chaque utilisateur n’est présent que sur les channels où il est concerné. Cela permet de ne pas s’éparpiller et de gagner en productivité.

Les gros plus de Slack :

• Possibilité d’intégrer de nombreuses applications à l’interface (Drive, Trello, SellSy et plus d’une centaine d’autres !)
• Une fonction « recherche » très complète qui permet de retrouver tout ce qui a déjà été posté : gain de productivité => plus de temps perdu à rechercher des informations et à les demander à ses collègues
• Disponible en version desktop, via navigateur ou sur mobile

Afin de faciliter la circulation et la fluidité de l’information au sein de son organisation et la gestion de son activité quotidienne, cette application est un must et signe quasiment la fin des mails en interne !
 

5.      La suite Google : le collaboratif au service de votre productivité

Les avantages ? Rien à installer, les documents sont accessibles partout, tout le temps et sauvegardés en temps réel. Il suffit d’avoir une connexion internet même si une fonctionnalité hors-ligne est disponible sur Chrome. Un autre avantage est qu’il est possible de travailler de manière collaborative sur tous les documents.  Aussi, tous les formats « classiques » de documents sont disponibles : de la présentation type « Powerpoint » aux tableurs en passant par des documents texte, des formulaires etc.

Il est possible de partager tous les documents créés facilement ou de les importer sur son ordinateur sous différents formats.

La suite donne aussi accès à l’agenda Google qui peut se gérer de manière collaborative pour une fluidité d’organisation.

Énorme gain de productivité en ne perdant plus de temps à retrouver ses documents, à se les échanger par mail, à attendre les retours pour ensuite les modifier et re-faire valider une version finale.

C’est gratuit et ça booste la productivité sans changement notable dans l’organisation quotidienne.

À lire aussi : Télétravail : 3 principes à connaître pour stimuler la productivité
 

6.      Simplifier la prise de rendez-vous, dégager du temps pour être plus productif

Tu perds souvent du temps à planifier des rendez-vous ? Tu en as marre de devoir échanger 4 ou 5 mails pour fixer un seul rendez-vous ? Calendly résout ce problème et te fait gagner en productivité assez facilement en vous libérant du temps pour d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée. Il suffit de paramétrer le temps requis pour le rendez-vous (15 min, 30 min, 1h etc), de préciser sur quels jours tu souhaites réaliser le rendez-vous et tu obtiens un lien qu’il te suffit d’envoyer à ton interlocuteur pour qu’il choisisse directement un créneau sur ton agenda.

Le petit plus ? La synchronisation en temps réel avec votre agenda qui permet d’éviter tout conflit de rendez-vous.
 

7.      Une appli pour les gouverner toutes : le hack de productivité ultime

Toutes les applications citées précédemment sont des applis web disponibles via ton navigateur. Le problème étant que si tu les utilises toutes en même temps, tu as une dizaine d’onglets ouverts et tu perds en intuitivité d’utilisation et le gain de productivité recherché peut être perdu.

La solution ? Une application téléchargeable depuis http://getstation.com/ et qui est disponible sur OS et Windows.

Station te permet de centraliser toutes vos web-apps en une seule et même interface, tu n’as plus à ouvrir 15 onglets différents. Toutes les applications citées précédemment sont disponibles sur ce logiciel.

Et de nombreuses autres : Canva, Sellsy, Linkedin et plus d’une centaine d’autres ; à toi de choisir celles dont tu as besoin !
 

Bilan de ces différentes astuces et outils pour améliorer sa productivité

Pour gagner en productivité, il n’y a pas de formule magique mais des outils et des méthodes au service de ta gestion et de ta charge de travail quotidienne ; à toi de les tester, de les adapter à ton travail et aux tâches que tu réalises.