Comment organiser des réunions à distance ?

[TÉMOIGNAGE] L'organisation des réunions dans une entreprise distribuée

Constat sans appel : la moitié des réunions qui ont lieu en entreprise sont jugées inefficaces par ceux qui y participent. (Wisembly/IFOP). Pour en finir avec la réunionite, nous avons mis en place un parcours en formation (inter ou intra entreprises) pour donner des clés permettant de renouer avec des réunions efficaces. L’objectif principal étant de lutter contre la perte de temps (et donc d’argent) et l’inefficacité des réunions que nous connaissons tous au sein de nos structures. 

À l’occasion du dernier temps d’un parcours de formation inter-entreprises, Jeanne Cartillier, Chief Office Manager au sein de la société Oslandia est venue partager son expérience sur la gestion des réunions à distance.

 

Oslandia – une organisation du travail innovante !

Oslandia est une société innovante spécialisée en systèmes d’information géographique open source. Ils fournissent des prestations de service autour des logiciels open source dont ils sont éditeurs ou experts reconnus. L’une des singularités de l’entreprise réside dans son mode d’organisation.

Sur le sujet des réunions à distance, les collaborateurs et collaboratrices d’Oslandia sont on ne peut mieux placé·e·s pour en parler puisque les 15 membres de l’équipe sont en télétravail permanent de Brest à Toulouse en passant par Grenoble ou Lyon ! Cette organisation innovante du travail s’explique par deux raisons principales :

  • La philosophie d’entreprise distribuée est ancrée dans l’ADN d’Oslandia, et étroitement liée au métier de développeur informatique et à l’organisation de la communauté open source. Le fait que les collaborateurs soient aux 4 coins de l’hexagone est une opportunité, pas une contrainte !
  • L’entreprise est sur un secteur où les candidats sont rares – cette modalité d’organisation permet de faciliter le recrutement en allant chercher les talents là où ils sont.

En tant que Chief Office Manager, Jeanne Cartillier est en charge du “squelette” de la structure : gestion RH, administration-finances, coordination, communication ...

Retour sur son intervention !

 

Réunion à distance – pour quel type de réunion ?

Chez Oslandia, tout se fait à distance ! L’intervention de Jeanne Cartillier a ainsi commencé par reprendre les différents types de réunions internes à l’entreprise en distanciel et leurs objectifs :

  • Les réunions en visio du comité de pilotage : des réunions qui ont pour but de débattre, d’échanger et de prendre des décisions, alternant avec des réunions en présentiel.
  • Les réunions en visio WTF « what the f*** » : à l’initiative de n’importe quel·le collaborateur / collaboratrice, sur la base d’une programmation collaborative au fil de l’eau  : partage sur une technologie expérimentée, d’une lecture inspirante ...
  • Les réunions en visio à visée informative (plus descendantes) : quand la direction ou l’un des postes transversaux de l’entreprise a besoin de partager un nouveau process ou une décision impactant l’ensemble de l’équipe.
  • Les réunions de dialogue social du CSE (comité social et économique).
  • Des visios plus informelles sont organisées : les “pauses café virtuelles”, sans ordre du jour, juste pour l’envie de discuter entre collègues comme on le ferait en présentiel autour de la machine à café.

Pour l'anecdote : il y a même eu une visio pot de départ d’un collaborateur, ce qui était une “première” à Oslandia et s’est très bien passée !

 

À lire aussi : Faire des réunions en marchant, ça marche vraiment ?

 

Quels outils pour conduire des réunions à distance ?

Pour la visioconférence, tout se passe par Zoom Video, outil qui a été choisi par Oslandia pour ses nombreuses fonctionnalités, notamment celle de supporter des visios avec de nombreux participants et d’offrir des possibilités telles que lever le doigt pour aider l’animateur.

Les réunions débutent généralement par un icebreaker (par exemple « la météo du jour ») qui permet d’installer un climat agréable en invitant les participant.e.s à exprimer leur état d’esprit à leur arrivée en réunion.

Ensuite, la pratique Oslandia consiste à se répartir des rôles pour garantir l’efficacité de la réunion : animateur/animatrice, scribe, méta (regard d’analyse de la réunion) & un.e facilitateur/facilitatrice graphique qui partage son écran en direct aux autres participant·e·s. Les rôles sont tournants et sont attribués sur la base du volontariat (tout le monde apprécie de se prêter à l’exercice).

Pour la prise de notes pendant la réunion, un document Framapad est ouvert (ndlr : Framapad est un éditeur de texte collaboratif sous licence libre – très bonne alternative au géant Google Docs !). Cela permet à tout le monde de contribuer à la rédaction en direct.

 

Comment structure-t-on une réunion en distanciel ?

Au sein d’Oslandia, les réunions ont la même structure en présentiel qu’à distance. Cela étant, deux points sont capitaux dans l’organisation d’une réunion :

  • L’ordre du jour est élaboré de façon collaborative en amont ;
  • Le compte rendu fidèle est mis à disposition sur le wiki interne de l’entreprise.

La préparation en amont associée à la mise à disposition des comptes rendus en aval permet d’être plus efficace et d’assurer un suivi des décisions prises et des actions à réaliser entre les réunions. Du bon sens au service de la performance de l’entreprise !

 

Et la gestion de la relation client à distance, comment cela se passe-t-il ?

Les relations de travail à distance font également partie du quotidien d’Oslandia dans sa relation avec ses clients.

La présence d’une équipe distribuée sur tout le territoire est certes un atout dans une logique de proximité géographique avec les clients, mais cela constitue aussi un défi au quotidien. L’objectif étant en effet de favoriser un bon équilibre vie professionnelle et vie personnelle des collaborateurs et collaboratrices d’Oslandia, cela passe par une limitation volontariste des déplacements professionnels.

Dans la mesure du possible, le choix est de favoriser un contact présentiel avec les clients en début et fin de projet, et recourir aux réunions en visio pendant le déroulement des projets.

Cela passe par des efforts de sensibilisation des clients au travail à distance, plus ou moins aisé selon le niveau de maturité des différentes organisations sur ce point.

Il est important pour Oslandia de faire la preuve par l’exemple et de partager les bonnes pratiques.

 

Organisation à distance et temps en présentiel

Jeanne Cartillier a insisté sur l’importance d’organiser régulièrement des temps de rencontre en présentiel :

« L’enseignement pour moi depuis mon arrivée chez Oslandia est qu’il est difficile, mais primordial de trouver un bon équilibre entre le présentiel et le travail à distance. »

Trois fois par an, l’ensemble de l’équipe se retrouve pour travailler ensemble dans le cadre de séminaires résidentiels “au vert” d’une durée de 4 jours. Cette formule constitue l’une des conditions de réussite du mode de fonctionnement en “full remote” d’Oslandia, en garantissant une forte cohésion d’équipe et une participation active au projet d’entreprise. Lors de la préparation de ces séminaires qui ont lieu tous les quatre mois, l’un des points d’attention consiste d’ailleurs précisément à identifier les sujets qui doivent être traités collectivement en présentiel de ceux qui peuvent être traités à distance.

 

Séance questions - réponses

 

Est-il possible de faire une réunion à distance quand on a 5 personnes à distance et le reste de l'équipe en présentiel ?

Oui, mais c'est plus facile d'être tou.te.s à distance !
Il faut une rigueur permanente pour qu'il n'y ait pas d'asymétrie dans le déroulement de la réunion : éviter les apartés, solliciter systématiquement l'avis des personnes qui sont à distance etc.

 

Comment gérez-vous le recrutement ?

Ce mode d'organisation du travail ne convient pas à tout le monde. Lors du recrutement, on essaie d'identifier si la personne est faite ou non pour le télétravail. La plupart du temps, cela fait partie des motivations fortes des personnes qui souhaitent rejoindre Oslandia. Mais on est souvent face à des gens qui en ont envie mais qui n'en ont pas forcément l'expérience.

On s'est beaucoup amélioré récemment sur l'intégration des nouveaux/nouvelles collaborateurs/collaboratrices sur la question spécifique du télétravail notamment.

Buddy, rapport d'étonnement, échange de bonnes pratiques personnelles sur l'organisation d'une journée de travail à distance ... sont autant d'éléments que nous organisons pour nous assurer d'une bonne adaptation à ce mode de fonctionnement.

 

Home-office ou tiers lieux pour les télétravailleurs chez Oslandia ?

Oslandia offre trois choix à ses collaborateurs/collaboratrices :

  • 100% coworking
  • 100% home-office
  • Mix entre coworking et home-office

Pour donner suite aux échanges et aux questions, Vincent Mora, depuis 6 ans chez Oslandia apporte quelques éléments :

Au-delà de la période d'adaptation, le travail à distance n'est pas un long fleuve tranquille dans la durée. Il faut identifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas pour comprendre et s'adapter. Cela correspond d'ailleurs à la philosophie et aux méthodes de travail agiles de l'entreprise : on teste et on s'adapte en permanence sans jamais routiniser nos pratiques !