Comment s'approprier de nouveaux espaces de travail ?

Le jeu comme levier d'appropriation des espaces de travail

Les avantages de la ludopédagogie

La Ludopédagogie : un atout managérial indéniable ! De par son côté ludique, le jeu permet d’aborder des sujets de fond avec plus de légèreté dans l’approche utilisée. Cette légèreté favorise le dialogue et les échanges entre participants. Les sujets sont ensuite abordés de manière collective et approfondie.

Le jeu que nous utilisons pour aborder cette thématique des espaces de travail est le « Workplace Game ». C’est un serious game managérial développé par le Center for People and Buildings, un organisme de recherche indépendant des Pays-Bas. L’outil est développé par des chercheurs qui étudient notamment les relations entre les collaborateurs, les espaces de travail et le travail en lui-même.

Parmi ses avantages, le Workplace Game est un jeu qui permet une forte adaptabilité au contexte : on peut sélectionner les thèmes de réflexion à aborder en fonction des besoins identifiés en amont. On peut utiliser ce jeu dans différents contextes :

  • Phase de conception d’un nouvel espace (pour identifier les besoins et les souhaits des collaborateurs) ;
  • Avant un déménagement vers un nouvel espace : permet de faire découvrir aux collaborateurs les changements liés au changement d’espace et les éventuels impacts que cela peut avoir sur leur quotidien ;
  • On peut aussi l’utiliser en dehors de ces changements majeurs ! Le jeu peut être un outil au service d’une vie de bureau apaisée en permettant d’aborder les points de friction liés à des usages comportementaux des espaces de travail.

Autre point notable, ce n’est pas un jeu qui « prend parti ». Le jeu ne peut pas être utilisé pour faire adhérer les participants à un projet d’aménagement d’espaces de travail déjà conçus ! C’est un outil qui a pour objectif de susciter le dialogue entre les participants. Le fait d’utiliser un outil « léger » dans sa forme permet de recueillir les points de vue des collaborateurs et d’améliorer la cohésion d’équipe via les échanges suscités.

Dans cet article, nous aborderons le thème de l’appropriation des espaces de travail par le jeu via des exemples concrets d’interventions que nous avons pu réaliser : notamment au sein d’ORANGE et de SHAM.

 

Accompagner les managers et les collaborateurs dans l’appropriation de nouveaux espaces de travail

Sur plus d’un an, entre juin 2017 et juin 2018, nous avons eu l’occasion d’accompagner l’entreprise SHAM à l’occasion d’un déménagement. Plusieurs objectifs étaient poursuivis par notre accompagnement :

  • Faciliter l’appropriation d’un nouvel environnement de travail (spatial et digital) et en faire un vecteur du développement de nouveaux usages et modes de travail ;
  • Plus largement, saisir l’opportunité des nouveaux aménagements pour favoriser le développement du « manager autrement » ;
  • Définir et faire émerger des règles de vie propres aux collectifs de travail SHAM ;
  • Expérimenter le travail en mode participatif.

Notre intervention a débuté par un accompagnement du CODIR et du service RH sur la transformation des modes de travail. En parallèle, nous avons animé des ateliers managers pour favoriser l’appropriation des nouveaux espaces et faire en sorte que ces derniers répondent aux besoins métiers.

 

Ces ateliers nous permettent de nous tenir à jour sur les pratiques managériales qui évoluent
Cela nous permet de mettre en place une philosophie d’agitateur interne, ça me plait !

 

Enfin, pour définir les règles de vie et d’usages des espaces de travail, nous avons mis en place des ateliers collaboratifs avec le Workplace Game à destination de l’ensemble des collaborateurs.

 

C’est super, ça ouvre l’esprit !
Sous l’air de questions anodines, il y a du sens.
Cela nous permet de réaliser que nous avons des perceptions différentes et que la clé est de se dire les choses.

 

Ce sont plus de 400 collaborateurs dont 60 managers que nous avons accompagnés au total !

 

Déménagement d’entreprise : quels usages des nouveaux espaces ?

En avril 2018, à la suite d’un déménagement dans de nouveaux espaces, les équipes d’Orange ont eu une appropriation inégale de leurs espaces de travail. Suite à ce problème d’appropriation, la question suivante a rapidement émergé : que fait-on de ces espaces ? quel usage ? quel « découpage » ? quels sont les besoins des collaborateurs ?

Pour répondre à cette question, nous avons utilisé The Workplace Game pour accompagner un premier groupe d’une vingtaine de salariés. L’enjeu principal de l’appropriation des espaces par les collaborateurs étant fortement lié aux enjeux suivants :

  • Engager des volontaires dans une réflexion collective ;
  • Donner du sens à ces nouveaux espaces ;
  • Comment les utiliser ;
  • Coconstruire un plan d’action pour expérimenter les solutions proposées par les collaborateurs.

Cette première phase a été un succès et a permis d’impulser une nouvelle dynamique au sein des espaces de travail.

 

Beaucoup de choses à construire, un bon moyen de prendre en compte les besoins
Prise de conscience sur le savoir-vivre et le savoir-faire
Le jeu permet la construction et l’évolution de nos pratiques dans ces nouveaux espaces
Très bon moyen de prendre en compte la diversité de nos modes de fonctionnement

 

Un serious game pour accompagner le déploiement du télétravail ? Cela existe aussi !

 

Pour cette raison, la phase d’expérimentation a été étendue à 80 collaborateurs en septembre 2018 pour inclure l’ensemble des équipes métiers / des services dans cette réflexion. Cette seconde phase d’ateliers a été construite de la même manière que pour le premier groupe accompagné. L’objectif principal étant toujours d’aborder l’ensemble des questionnements – points de frictions liés aux nouveaux espaces et surtout de les traiter via un plan d’action co-construit par les collaborateurs pour donner suite aux ateliers The Workplace Game.